“Apoyo a la Gestión Presupuestaria Sociedad Constructora ATENAS CÍA LTDA.”

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La empresa ha incursionado tanto en construcción, el diseño y venta de complejos habitacionales de alta plusvalía, transformándose en un valor agregado para los clientes, sumado a su fortaleza y constante independencia económica y entregando comodidad y seguridad plena a cada uno de sus clientes, con modernos diseños que hacen que cada cliente sea único.

ATENAS LTDA. Hoy cuenta con oficinas en cinco comunas de la región Metropolitana y continuamente trabaja con una fuerza laboral cercana a las 1500 personas a lo largo de dicha región. Además maneja cifras un capital avaluado en aproximadamente 4,5 millones de Dólares (US). Siendo una gran fuente laboral para muchos chilenos.

En el último tiempo ATENAS a pesar de tener una cantidad de ingresos por sobre el mercado anualmente, ésta no tiene el estado de resultado esperado para esa cantidad de ingresos, por lo cual requiere una ayuda a la gestión de presupuesto, ya que sus gastos sobrepasan a lo que normalmente tendría una empresa similar. La razón a esos gastos son varias, como por ejemplo por la falta de información se adquieren materias primas de un alto costo comparable a otras del mercado y de calidad parecida, o el no uso de préstamos para financiar que disminuyan en forma considerable los impuestos.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

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DIAGNOSTICO

Problema

Causa

Consecuencias

Solución Ofrecida

No posee ningún tipo de sistema de comunicación web con los clientes.

No se le ha prestado la atención suficiente.

Se dificulta el contacto con los clientes para la coordinación de trabajos y dudas correspondiente.

Rápidamente contratar diseñadores y programadores para que elaboren una web de calidad para a la empresa

Se cuenta con escaso personal para realizar los servicios de gestión de presupuesto.

Se debe a que no hay personal capacitado correctamente para realizar dichas tareas.

Surgen problemas y dudas constantemente entre ellos.

Capacitar al personal de forma eficaz y eficiente.

Cambios constantes en la metodología de presupuestos e ingresos deficientes

Mala coordinación, control y planeación en los negocios de la empresa

Se hacen malas inversiones, no se desarrollan estrategias adecuadas y se malgastan los recursos.

Aumentar la gestión de control, coordinación más estricta y planeación.

ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS

FUNCIONALES

Requerimientos de entrada

- Ingresar datos históricos de presupuestos anteriores a nivel general.

- Ingresar datos históricos de gastos realizados por departamento o área específica.

- Ingresar gastos fijos (arriendos, luz, agua, internet, sueldos, etc.).

- Ingresar administradores y usuarios del sistema, se almacena el cargo dentro de la empresa, nombre, apellido, correo corporativo, RUT, teléfono de contacto, área. El sistema discriminara algunas funciones según el cargo ingresado.

- Ingresar y actualizar gastos actuales (correspondientes al periodo actual).

Consultas

- Consulta gasto total, ingresos y saldo restante correspondiente al periodo anterior. Considérese las entradas de dinero por concepto de proyectos ( perdidas, ganancias, gastos y utilidades de cada proyecto)

- Consulta gastos por áreas del mes anterior.

- Consulta áreas que gastaron más de lo presupuestado mes anterior. Se analiza comparativamente el mes anterior y se verifica cual fue el área que más se salió de presupuesto.

- Consultar y listar a los trabajadores de cada área. Se recopila información de quienes son los trabajadores que compone cada área de trabajo.

- Consultar gastos totales del mes actual. Se realiza una especie de balance para ver cuánto se gastó en el mes actual considerando todas las áreas como un conjunto.

- Consultar gastos correspondientes al mes actual clasificados por áreas. Se verifica que área incurrió en más gastos y se verifica las posibles causas.

- Consulta relación gastos/presupuesto del mes actual. Se analiza si se gasto más, menos o igual a lo presupuestado.

Requerimientos de salida

- Generar distintos gráficos (de barra, circulares, etc.) referentes al presupuesto, ingresos y gastos anuales de la empresa.

- Generar gráficos comparativos respecto de los presupuestos, ingresos y gastos del año actual y el año anterior. Así mismo, generar un gráfico comparativo global cada 5 años.

- Generar informes de presupuesto anual general. También, generar diferentes informes respecto del presupuesto para los distintos departamentos o áreas de la empresa.

- Generar informes de ingresos anuales.

- Generar reportes de cada movimiento de saldo que se haga en la empresa.

- Actualizar y calcular con datos anteriores el presupuesto para el periodo actual, basándose en gastos totales anteriores, saldos disponibles anteriores, ingresos anteriores. Se debe permitir aumentar o disminuir el monto calculado según se evalué en el transcurso del periodo.

NO FUNCIONALES

De producto

- De fácil uso:

El tiempo estimado de capacitación de los usuarios será:

- 20 horas para los administradores del área de contabilidad y presupuesto.

- 8 horas para los profesionales.