Considera importante en una entidad llevar control de las comunicaciones producidas y recibidas? Por qué?

...

8. Suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

9. Debe realizar la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

10. las instituciones deberán revisar las Comunicaciones oficiales recibidas, Comunicaciones oficiales enviadas, Comunicaciones oficiales vía fax, Comunicaciones oficiales por correo electrónico

11. Todas las unidades de correspondencia, informaron el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

12. Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.

13. Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.

14. Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

15. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.