Control de materiales.

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B) Secuencia del almacenamiento, protección y salida.

Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra.

Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar.

Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (Kardex).

Recibir el formulario Solicitud o Requisición de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total.

Enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formulario de solicitud.

Registrar las entradas y salidas de los materiales en el Kardex de acuerdo al método de valuación.

Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales establecidos o cualquier otro método de reposición del inventario.

Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras.

Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el departamento de costos.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

Como medio de control de los materiales, también se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. El departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

Recibir la factura del proveedor.

Chequear con la orden de compra.

Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.

Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.

Recibir copia de la requisición de materiales

Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricación.

Afectar la orden de producción o los procesos productivos.

NORMATIVA EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES.

Dentro de la normativa general en el control y utilización de los materiales podemos mencionar:

1- Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje o consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas debidamente autorizadas por un funcionario responsable.

2- Debe ser posible determinar en cualquier momento la cantidad y costo de cada material en existencia.

3- El material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada.

4- Debe ser posible determinar fácilmente la clase y cantidad de material utilizado en una orden de pedido o en un departamento de fabricación.

5- Las cuentas de costos e inventarios de materiales deben compararse periódicamente con las cuentas de control en el mayor general con el objeto de comprobar su exactitud.

6- Deben existir por lo menos dos personas que realicen los movimientos de materiales, de manera tal de evitar fraudes o robos.

UTILIZACION DE LOS MATERIALES.

Los materiales representan un elemento fundamental del costo, tanto por lo que se refieren su valor con respecto a la inversión total en el producto, como por la naturaleza propia del producto elaborado, ya que viene a ser la esencia del mismo esto quiere decir que sin materiales no puede lograrse la obtención de un articulo.

Los materiales están bajo las siguientes presentaciones:

• Como materiales en el almacén de materias primas

• Como materiales en proceso de transformación

• Como materiales convertidos en producto terminado

En el control contable de las diferentes etapas, por las cuales pasan los materiales, se llevan a través de las siguientes cuentas contables:

• Almacén de materias primas o de materiales

• Producción en proceso

• Almacén de productos terminados

• Almacén de productos semi-terminados

CONTABILIZACION DE LOS MATERIALES.

La contabilización de las materias primas está sujeta a diversos trámites se hace necesaria la utilización de varias formas en cada caso:

a) SOLICITUD DE COMPRA

El almacenista formula la solicitud de compra al departamento respectivo con la autorización del gerente de producción, indicando con la mayor precisión posible los materiales que se necesitan en cantidad, calidad, precio y plazo.

b) PEDIDO

Al recibir el departamento de compras la solicitud, procederá desde luego a formular el pedido correspondiente, prestando mayor atención a las solicitudes que vengan con carácter de “urgente”

El pedido al proveedor debe hacerse a aquél que mejores precios y condición otorgue, considerando el factor puntualidad.

c) RECEPCION

Esta función le corresponde al almacenista quien deberá cerciorarse que los materiales que recibe del proveedor estén de acuerdo con lo solicitado según el procedimiento siguiente:

1. comprara las notas de remisión del proveedor, con las copias del pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa sea justo lo solicitado.

2. deberá revisar físicamente que los materiales que se reciben estén de acuerdo con lo especificado en el pedido en cuanto a calidad y cantidad.

d) GUARDA

Una vez recibido los materiales a satisfacción; al almacenista deberá proceder a su guarda de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles, estantes o bien