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Procedimiento de Control de Documentos

Enviado por   •  31 de Julio de 2017  •  1.417 Palabras (6 Páginas)  •  105 Visitas

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6.6 Cuando se requiera conservar un documento obsoleto en papel, se deberá sellar con una leyenda de “obsoleto”, a mano. En caso de ser electrónico se archivará dentro de una carpeta con el mismo nombre.

6.7 Es responsabilidad del Coordinador de Calidad, asegurarse que los documentos y procedimientos son legibles y están fácilmente identificables.

6.8 Las copias se distribuirán conforme lo establezcan el usuario que elabora y el Coordinador de Calidad.

6.9 Cuando se requieran los documentos en medios electrónicos, se controlarán mediante la solicitud de un correo electrónico, y el Coordinador de Calidad mantendrá registros de los documentos entregados al personal correspondiente.

6.10 El Coordinador de Calidad previene el uso no intencionado de los documentos obsoletos, retirando de las áreas la versión anterior. Solamente se mantendrá un archivo de “documentos Obsoletos” y será responsabilidad del Coordinador de Calidad colocar una marca en la carátula a mano o colocar una identificación que considere apropiada.

6.11 Todos los documentos entregados en forma física y electrónica deberán contener una marca de agua con la leyenda de COPIA CONTROLADA, así como su número asignado al puesto, de igual manera para los documentos como COPIA NO CONTROLADA.

6.12 Solo el Coordinador de Calidad contará con un original en papel y será de donde se tomen para sacar todas las copias que se soliciten.

6.13 Toda actualización de la documentación del SGI se notificara por médio de correo electrónico al Coordinador de Calidad.

6.14 Para prevenir el uso no intencionado de documentos desactualizados, el Coordinador de Calidad notificara mediante un correo electrónico la existência de las nuevas versiones del documento.

6.15 La información electrónica se salvaguarda mediante programas electrónicos que estabelece el processo de Tecnología de la Información y Comunicación.

6.16 La documentación física se salvaguarda mediante carpetas o folders cuando sea necessária según la necesidad de los processos. Los encargados de salvaguardas la información son los responsables de los processos.

DIAGRAMA DE FLUJO

Diagrama del Procedimiento.

Actividad del Procedimiento.

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El responsable de elaborar en conjunto con el Coordinador de calidad los documentos necesarios para controlar su proceso es el área usuaria.

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Antes de su emisión se deberá entregar al Coordinador de Calidad para su codificación, revisión, fecha de emisión.

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El Coordinador de Calidad revisa y adecua conforme al Procedimiento para hacer Procedimientos (MPN-IPSF-05-07).

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Una vez revisado y acordado que no tiene más cambios, se imprime y manda a firmar para su aprobación. En caso de que no cumpla los requisitos se deberán revisar y adecuar nuevamente los cambios establecidos antes de ser firmado.

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El responsable de elaborar en conjunto con el coordinador de calidad es el área usuaria, determinan al personal que se le asignará dicho documento, se registra en el formato Control de Copias del SGI (IPSF-NM-03).

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Si son COPIAS CONTROLADAS, los documentos internos se deberán entregar con la leyenda de copia controlada.

Si el usuario las requiere como COPIA NO CONTROLADAS, se deberá poner marca de agua (Anexo 8.1).

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Los documentos serán entregados de forma electrónica, en caso de que los usuarios lo requieran por medio físico, estos serán solicitados al Coordinador de Calidad mediante un correo electrónico y se mantendrá registros de los documentos entregados al personal correspondiente.

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El Área usuaria determinará las Listas de Distribución (IPSF-NM-01) del documento, para su distribución al personal asignado, también puede enviarse vía electrónica quedando como registro el correo de solicitud y envío de lo solicitado.

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Es responsabilidad de cada usuario que elabora, modifica y/o cancela documentos del SGI, informar al Coordinador de Calidad sobre los cambios mediante un correo electrónico, la modificación de documentos, esto para llevar un control de los cambios a los documentos.

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7. FORMATOS/ DOCUMENTOS DERIVADOS.

7.1 Lista de Entrega de Documentos (IPSF-NM-01)

7.2 Lista de Asistencia (IPSF-NM-02)

7.3 Control de Copias del SGI (IPSF-NM-03)

7.4 Control de Copias No Controladas (IPSF-NM-04)

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8. ANEXOS

8.1 Marcas de agua de COPIA CONTROLADA, COPIA NO CONTROLADA Y DOCUMENTO OBSOLETO.

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9. CONTROL DE CAMBIOS.

CONTROL DE CAMBIOS

Revisión

Fecha

Motivos del Cambio

01

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