ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

...

Descripción: Debe ser detallado, indicando secuencialmente los pasos a seguir.

Anexos: Donde se indican los anexos que forman parte del procedimiento.

6.2.2. Instrucciones de trabajo:

Las instrucciones de trabajo deben incluir:

Objetivo: Define lo que se pretende alcanzar con la instrucción.

Responsabilidad: Indica el cargo(s) o puesto(s) de trabajo responsable(s) de la correcta ejecución del documento.

Requisitos operativos: Donde se indican las condiciones de tipo operativo que son necesarias para cumplir el desarrollo de las actividades.

Implementos y equipos relacionados: Donde se indica los implementos, las herramientas, equipos que son necesarios para el desarrollo de las actividades.

Requisitos de seguridad: Donde se señalan los implementos, equipos y acciones relacionados a la seguridad necesarios para el desarrollo de las actividades.

Referencias: Donde se indica cuáles documentos internos de la empresa o externos de ella, están asociados al uso del documento. Para el caso de documentos internos de la empresa debe mencionarse el titulo completo y código del documento.

Formatos de registro: Indica los formatos de registro que demostrarán la ejecución de la actividad.

Descripción: Debe ser detallado, indicando secuencialmente los pasos a seguir.

6.2.3. Formato de Registro:

Los formatos de registro deben incluir:

Titulo: Nombre específico del registro. Deberá de guardar relación con los datos a registrar en el formato.

Fecha de registro: Fecha o fechas en las que se lleva a cabo el registro.

Firma del responsable del registro: Persona responsable de los datos registrados.

Firma del responsable de la supervisión: persona responsable de supervisar que los datos a registrar sean correctamente llenados en el formato y de verificar que estén dentro de los límites o especificaciones.

Datos a registrar: Es toda aquella información requerida en el formato y que deberá ser registrada de manera obligatoria por el responsable del registro.

Especificaciones: Son los limites dentro de los cuáles deben moverse los datos a registrar.

Observaciones: Todos aquellos comentarios relacionados con la toma de datos que de alguna u otra manera pueden influir sobre la misma.

Medidas correctoras: Todas aquellas acciones encaminadas a corregir los procesos que se encuentran fuera de especificación.

Código del formato: Código alfanumérico de identificación.

6.3. CODIFICACION DE DOCUMENTOS:

Los códigos de los documentos tienen la siguiente estructura:

[pic 1]

Donde X representa un carácter alfabético e Y representa un carácter numérico.

Descripción de Campos

Unidad, departamento o área

Se utilizará el formato de 3 dígitos, de acuerdo:

NOMBRE DE LA UNIDAD, DEPARTAMENTO O AREA

CODIGO

Gerencia General

GGE

Gerencia de Operaciones

GOP

Gerencia de Alimentos y Bebidas

GAB

Gerencia de Ingeniería

GIN

Gerencia Ventas

GVE

Gerencia de Marketing

GMK

Gerencia de Recursos Humanos

RHU

Jefatura de Almacenes

JAL

Jefatura de Compras

JCO

Clase de documento

Campo alfanumérico de tres caracteres, donde el primer carácter alfabético indica el tipo de documento, según

TIPO DE DOCUMENTO

CODIGO

Manual

M

Procedimiento

P

Instrucción de Trabajo

I

Formato

F

Tabla

T

Cuadros o flujos

C

Número correlativo

Campo alfanumérico de dos caracteres que se genera por el desarrollo secuencial de los documentos, empieza en el 01.

6.4. CONTROLES:

Control de revisiones

Los documentos deben ser revisados por los jefes de las unidades, áreas o departamentos que los emitieron, cada vez que se realice algún cambio en las actividades.

Control de Cambios

Los cambios en los documentos deben ser revisados y aprobados por las mismas unidades, departamentos o áreas que los emitieron, revisaron y aprobaron inicialmente. Los cambios en los documentos se señalarán colocando una línea vertical en el lado izquierdo de la modificación.

Control de la distribución

El