Control de Documento y Registros.

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- Copias Controladas

Corresponde a las copias en papel de un documento Oficial que deben ser distribuidos a los diferentes cargos de la Organización. Las copias controladas son consideradas vigentes siempre que lleven el timbre respectivo en la primera página.

Cada vez que se genere un cambio en la documentación, el Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad envía las "Copias Controladas" a los usuarios correspondientes según la distribución respectiva, retira y destruye la documentación obsoleta.

- Copias no Controladas

Cada vez que algún usuario del sistema fotocopie una Copia Controlada de algún documento oficial, estas pasan automáticamente a estado de Copias No Controladas. De igual manera, cualquier documento que no cuente con el timbre de copia controlada (a excepción de los oficiales, los cuales son mantenidos por el Gerente) pasan a ser Copias No Controladas.

- Obsoleto

Los Documentos Oficiales no vigentes del sistema como consecuencia de su actualización, son almacenados como “Documentos Obsoletos” con su respectivo timbre en la primera pagina y solamente se guarda las dos últimas versiones modificadas. Los documentos obsoletos son almacenados para retenerlos con fines legales y/o de preservación del conocimiento.

- Sistema de Identificación y Numeración

La identificación y numeración de los documentos se explica con el siguiente esquema:

CODIGO

SIGLA

SIGNIFICADO

XX-YYY-ZZ

XX

Representa el tipo de documento, que puede ser:

MG

PR

IN

PG

FO[pic 2]

Manual de Gestión

Procedimiento

Instructivos

Programa

Formulario

Descripción de Cargo

YYY

Representa el área de la empresa, por ejemplo:

PRO : Producción

MAN: Mantención

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

ZZ

Representa un número correlativo para cada documento, este número varía entre 01 y 99.

- Ciclo de Vida de los documentos

- Elaboración

El elaborador es el responsable de que el documento esté correcto, sea simple y aplicable, y además de que los documentos se aprueben.

- Revisión y Aprobación

La revisión y aprobación de los documentos la realiza el dueño del proceso. Si hay observaciones debe derivar el documento al elaborador para su corrección. La aprobación final de cada documento queda respaldada por el documento original firmado y archivado por el Representante de Dirección.

- Eliminación

Los documentos que son eliminados del Sistema de Gestión de Calidad, se almacenan como obsoletos y su código no se podrá utilizar.

- Distribución y Examinación

En el caso de la distribución en papel (copia controlada) se debe definir cargos de distribución de los documentos, los que deben quedar registrados en el formulario “FO-SGC-01 Listado de Distribución y Control de los Documentos”.

Al distribuir los documentos, el Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad documentará la entrega en el formulario FO-SGC-02 “Entrega y Distribución de Documentos” evidenciando recepción por cada cargo.

Los documentos deben ser revisados y actualizados (en caso que corresponda) por lo menos una vez al año desde la fecha de aprobación, para asegurar su vigencia. Esta actualización queda registrada en el formulario “FO-SGC-01 Listado de Distribución y Control de los Documentos”, en la columna “Fecha de Ultima Examinación” y la próxima fecha en que el documento debe ser revisado, debe quedar registrado en la columna “Fecha Próxima Examinación”.

- Cambios o modificaciones

Los cambios en los documentos los debe realizar el mismo cargo que elaboró la versión vigente. Estos cambios quedan registrados en la Bitácora de Modificaciones del documento, según tabla. Una vez aprobada la nueva versión, se reeditará el documento completo.

Fecha

Versión

Responsable

Descripción de Modificaciones

Fecha de Modificación

Numero correlativo de versión

Responsable de la modificación (Cargo)

Detallar cambios específicos al documento.

- Formato de los Documentos

- Encabezado y pie de página

Manual, Procedimientos, Instructivos y Descripciones de Cargo

Formularios y Programas

Encabezado de Pagina

Primera Página:

- Logo de Gonzagri S.A.

- Titulo del documento

- Código

- Nº de Páginas

- Versión

Segunda Página en Adelante:

- Titulo del documento

- Código

-