Control de registro Sistema integrado de gestion

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- Almacenamiento: Especifica el lugar o ubicación física (archivador X, estante X, oficina de X), o digital (ruta de acceso) en donde se encuentra almacenado el registro.

- Protección: Indica el mecanismo utilizado para evitar daños, deterioros y/o pérdidas de los registros. Si el registro es un documento físico (papel) un medio de protección típico es una carpeta, si el registro es un archivo electrónico un medio de protección usualmente utilizado es el respaldo del archivo en un disco duro, cinta magnética, Disco Compacto (CD), pendrive, etc.

- Tiempo de Retención: Período de tiempo durante el cual se mantendrá el registro como evidencia de resultados obtenidos o actividades realizadas.

- Recuperación: Indica cómo se accede a los Registros. Ejemplo: Fecha, Nombre, Número, Servicio, Contrato.

- Disposición: Acción que se realiza (con el registro) una vez que se cumple el tiempo de retención. Ejemplo: Destrucción, Archivo en Bodega, Archivo en Bodega Externa.

Los antecedentes antes indicados deben ser completados, para cada registro del respectivo procedimiento o instructivo, en el punto 4 de dicho documento.

2.2 - Registros No Asociados a un Procedimiento o Instructivo.

El control de los Registros del SIG que no están asociados a un procedimiento o instructivo determinado, se realiza utilizando el Formulario F-002i (Control de Registros). Para tal efecto, cada área debe designar al responsable de mantener actualizado dicho registro.

Fecha redacción: 24/11/2016

Preparó: C. Mandujano

Fecha: 30/11/2016

Aprobó: H. Simonetti

Fecha revisión: 27/11/2016

Revisó: S. Belmar

Codificación: PRO-002

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2.3 - Responsables de Almacenar los Registros.

Los responsables de almacenar uno o más registros del SIG, deben:

- Especificar el total de información que el control de registros requiere (antecedentes requerido en el recuadro del punto 4 de los procedimientos e instructivos).

- Almacenar los registros en los lugares definidos para tal efecto. Estos lugares debes ser accesibles para quienes lo requieran.

- Asegurar que los registros permanezcan en buen estado durante el “tiempo de retención”.

Cuando se requiera modificar alguna especificación del control de un registro, la persona responsable de almacenar el registro debe actualizar el recuadro del punto 4 del procedimiento o instructivo respectivo, o el Formulario F-002i (Control de Registros), según corresponda, y proceder a informar el cambio a quienes tienen relación con dicho registro.

Fecha redacción: 24/11/2016

Preparó: C. Mandujano

Fecha: 30/11/2016

Aprobó: H. Simonetti

Fecha revisión: 27/11/2016

Revisó: S. Belmar

Codificación: PRO-002

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3 - DIAGRAMA FUNCIONAL.

F: Formularios[pic 6]

Re: Registros

Nota: Amarillo = Confección PRO-001 y[pic 7][pic 8]

Verde= Control PRO-002

A B C A B C A B C A B C A B C A B C[pic 9]

Identificación

1 Necesidad

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F F F F[pic 10]

Redacción

2 Documento F F[pic 11]

Revisión de la

3 Redacción F

Aprobación

4 Instructivos

Servicios/Faenas

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Aprobación

Documento

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Aprobación

Instructivos F

Casa Matriz[pic 12][pic 13][pic 14][pic 15][pic 16][pic 17][pic 18][pic 19][pic 20][pic 21][pic 22]

5 Archivo Difusión y

Control

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Difusión

Intranet

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F F F F F

6 Aplicación

Utilización

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Re Re Re

Re Re

8 Validación eliminación

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Re

FIN

Fecha redacción: 24/11/2016

Preparó: C. Mandujano

Fecha: 30/11/2016

Aprobó: H. Simonetti