La gestión documental puede ser definida como el conjunto de prácticas y procedimientos mediante los cuales los documentos de un individuo u organización son administrados.

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[pic 6]Los archivos almacenados aquí son depurados cada 5 años. Los archivos que se generan son enviados a las oficinas de finanzas cada 6 meses y esto también lleva un procedimiento.

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Grupo de Asesores de Empresas

Nuestro tercer lugar de visita fue la oficina del Grupo de asesores de empresas ubicada en Independencia 804. Centro. Oaxaca, Oaxaca.[pic 8]

En esta oficina solo el personal que labora en el despacho tiene acceso a los archivos almacenados, almacenan archivos como cédulas de auditoria, confirmaciones de saldos, confirmaciones bancarias, declaraciones de impuestos ya sean mensuales o anuales, declaraciones de información ante el SAT, fotocopias de facturas, recibos, contratos, actas de asamblea tanto ordinarias como extraordinarias y fotocopias de algunos cheques etc.

[pic 9]Por medio de su sistema manual ellos los archivan, el cual consiste en un expediente con cedulas de auditoria, aunque también tienen que hacerlo de manera digital ya que les da mayores facilidades. Los archivos son colocados en estantes en donde se encuentran archivados en expedientes de auditoria, resultados y de balance.

Los clasifican por rubros de los estados financieros, integrados en dos expedientes: 1 de balance y 1 de resultados, también adicionalmente se elabora un expediente de la evaluación del control interno, planeación de la auditoria y un archivo permanente.

Y se encuentran ordenados cronológicamente por ello a cada año le corresponde un color de carpeta diferente. Los papeles no deben de tener grapas, clips o algún otro objeto y son ordenados dentro de las carpetas y sujetados con broches Baco.

[pic 10]Estos archivos han sido usados por aproximadamente 20 años y son depurados cada año por medio de la revisión del control de calidad de los archivos y la verificación de la información si es o no necesaria y todos son almacenados en el mismo lugar.

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Casa de la Cultura Jurídica

Nuestro cuarto lugar en visitar fue la casa de la cultura jurídica ubicada en J. P. García N° 100, Col. Centro, C.P. 68000, Oaxaca, Oaxaca.

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Aquí nos mostraron un video sobre la casa de la cultura jurídica en donde explicaba que estas casas son órganos de la suprema corte de justicia de la nación que tiene como función infligir las actividades que realiza el máximo tribunal del país para fortalecer la presencia del poder judicial.

La casa de la cultura Jurídica no solo lleva acabo conferencias, Videoconferencias, foros y debates, si no también cuenta con distintos talleres entre ellos cursos de pintura y de computación.

Esta casa la biblioteca cuenta con 28000 archivos de los cuales 25000 son libros y 3000 son revistas, también cuenta con sala de consulta la cual tiene 3 máquinas y libros de consulta

Aquí la forma de archivar los expedientes es por nombre, numero de tomo y el número del expediente, sea quien sea todos pueden solicitar algún expediente para su consulta, el expediente más antiguo con el que cuenta esta casa es del año de 1710 que es de un proceso de restitución de tierras, en matatlan. Los documentos aquí son divididos y guardados en anaqueles con mucho cuidado en especial con los más antiguos ya que son los más frágiles y no se les prestan a cualquiera, los guardan también de forma digital para facilitar el uso de estos.

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