Valoración documental y disposición final de los documentos

DOCUMENTOS.

VALORACIÓN.

DISPOSICIÓN FINAL.

HISTORIA CLINICA.

Unidad operativa que se encarga de reunir y administrar todo material impreso, escrito o iconográfico que se va generando a lo largo de procesos asistenciales.

-20 Años centralizado a partir de la última fecha de atención
-Mínimo 5 años en archivo de gestión del prestador de servicio de salud.
-Mínimo 15 años en archivo central.
-Permanente en archivo histórico

MEMORANDO.

Información que imparte un área específica de una compañía para hacer recomendaciones, dar indicaciones o transmitir información de un responsable a sus subordinados.

-En medio electrónico se debe imprimir y archivar por un periodo de dos años.

CONTRATOS.

Es un documento original de carácter administrativo, legal, fiscal y contable que sirve como testimonio ante la ley.

-Se debe conservar 3 años en el archivo de gestión y eliminar ya que los originales se encuentran en el archivo de la división financiera.

ROTACIÓN DE TURNOS.

Documento en el cual se les informa al personal la rotación del servicio por las diferentes áreas del hospital

-Archivo activo como soporte de lineamientos que debe cumplir el personal.
-Puede estar consignado como folio en un acta de cumplimiento.

ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA.

Donde se plasman decisiones que afectaran el rumbo de una compañía, teniendo un valor administrativo, contable, legal y fiscal

-10 años en archivo activo.
-Disposición de conservación total y microfilmación.

INFORMES DE GESTIÓN.

Documento que recopila información importante para la compañía, donde se tiene una visión más amplia de los problemas que enfrenta la compañía.

-10 años en retención de archivo activo.
-Disposición final de selección.
-En el Archivo Central se toma una muestra del 10% de los planes más relevantes en el desarrollo organizacional y de talento humano durante el respectivo año y se conservará la muestra permanentemente, eliminando los restantes expedientes que finalizan.