VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de un documento representa las etapas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final, a continuación, veremos algunos ejemplos:

1 Memorandos: Es una información emitida ya sea por un área para dar recomendaciones, instrucciones o en su defecto disposiciones, tienen valor administrativo, legal, fiscal. Este tipo de documento se conserva por 2 años, después de retirado de las carteleras y si es por medio de correo electrónico se deberá imprimir y archivar.

2 Historias laborales: Son unidades documentales complejas, en su interior hay afiliaciones a seguridad social, memorandos, contratos, ascensos, entre otros. Es por esto que tienen un valor administrativo, legal, y/o contable. Este tipo de documento luego de su consulta se puede conservar hasta por 90 años.

3 Convenios: Documentos que manifiestan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones, poseen un valor legal, fiscal, contable y administrativo. Este tipo de documento se puede retener por 20 años, luego de este tiempo se puede eliminar.

4 Contratos: Es un documento original de carácter administrativo, legal, fiscal y contable, ya que sirve como testimonio ante la ley porque justifica el gasto público además de comprobar que se recibió o proporciono un bien o un servicio. Este tipo de documento según el Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años, a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

5 Factura: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Es de carácter administrativo, legal, fiscal y contable. Este tipo de documento se puede conservar por 5 años después de su elaboración.

6 Licitación: Es un proceso participativo por el cual se busca adquirir mejores condiciones de compra convenientes para un determinado proyecto u obra. Poseen un valor administrativo, legal, fiscal y contable, pueden ser conservados por un periodo de 20 años, luego de pasado este tiempo se pueden eliminar.

Referencias:

https://safetya.co/conservacion-informacion-laboral/

https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-externa-003-de-2015/

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Decreto número 1072. Ministerio del Trabajo. Bogotá, Colombia. 26 de mayo de 2015.