TIPOS DOCUMENTALES, VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL

PATRICIA DELGADO

TIPOS DOCUMENTALES

VALORACIÓN DOCUMENTAL

 DISPOSICIÓN FINAL

Historias laborales

Son unidades documentales complejas, internamente está compuesta por afiliaciones a seguridad social, memorandos, ascensos, contratos, entre otros. Poseen valor administrativo, fiscal, legales.

Luego de su última consulta puede ser conservada hasta 90 años.

Libros Contables

Son aquellos que tienen valor contable, administrativo, técnico, legal y fiscal. Estos deben ser conservadas porque son requerimientos de las diferentes entidades de control.

El código de comercio dispone que las empresas deben conservar sus registros de contabilidad, documentación y justificaciones concernientes a su negocio debidamente ordenados durante seis años, a partir del ultimo asiento realizado en libros.

Actas De Juntas Directivas

Documento oficial que debe ser conservado porque allí se plasman las principales decisiones que cambian el rumbo de la compañía. Por eso tiene valor administrativo, fiscal, legal y contable.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, este se transfiere al archivo central, se digitaliza con fines de consulta, luego cumplido su tiempo en el archivo central se transfiere al archivo histórico.

Informes

Estos contienen información de valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable, ya que, estos proporcionan información del estado de la empresa.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y central se transfiere al archivo histórico en su soporte original.

Licitaciones

Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo.

Mandato es de 20 años cumplido el tiempo de retención se puede eliminar.

Contratos

Es un documento original de carácter administrativo, legal, fiscal y contable, ya que, sirve como testimonio ante la ley porque justifica el gasto público, además de comprobar que se recibió o proporciono un bien o servicio.

Según la ley se recomienda guardarla durante 10 años.