Procedimiento control de documentos

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7.4 Presentación de los documentos internos

Las políticas, los manuales, los planes, los procedimientos y los registros deben elaborarse teniendo en cuenta la siguiente presentación.

- Encabezado : Debe contener tres columnas, así:

Logotipo de SERVIPIÑUÑA S.A.S

Nombre del documento.

Código, versión y fecha de aplicación del documento.

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[pic 4]

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CODIGO: PRO-HSE- 005

VERSION: 0

FECHA: 03/22/2017

- Pie de página: Debe contener la numeración en la parte inferior derecha, indicando cantidad de páginas por documento.

- Formato de los documentos:

Letra: Arial doce (12)

7.5 Contenido de los documentos

Los documentos deben dar en lo posible, respuesta a los siguientes interrogantes:

- Cómo, cuándo y dónde se va a realizar la actividad.

- Quién es el responsable de realizar la actividad.

- Quién es el responsable de controlar la actividad

- Registros de la actividad (cuando sea aplicable)

7.5.1 Cuerpo del documento

Objetivo: Numeral en donde se explica el objetivo o propósito que tiene el documento.

Alcance: Son las limitaciones o campo de aplicación del documento, describe la

cobertura de las disposiciones en términos de procesos, cargos, áreas.

Documentos Asociados: Referencias de los documentos externos o internos, formatos asociados al documento.

Responsabilidades: Se incluyen las responsabilidades del personal que interviene de manera directa o indirecta dentro del documento.

Definiciones: Incluir las explicaciones y definiciones estrictamente necesarios.

Contenido: Desarrollo del documento y/o Descripción de actividades. La redacción de los documentos es en forma libre, ello quiere decir que el usuario lo puede presentar en prosa, diagrama de flujo, matriz o flujo multicolumna, la combinación de cualquiera de ellas u otras que considere apropiadas como gráficos, símbolos, etc. Debe utilizar siempre el mismo término para definir el mismo concepto.

- Control de Modificaciones

Relaciona los estados de revisión que tiene el documento indicando número de versión, fecha y descripción de la modificación. Esta información se incluye en la primera página al inicio de todos los documentos excepto en los formatos mostrando las tres (3) últimas modificaciones.

CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN

FECHA MODIFICACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

7.7 Revisión y aprobación

Presenta el nombre, cargo y firma de quien elabora, revisa y aprueba el documento. Esta información se incluye en la última página de todos los documentos excepto en los formatos.

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Nombre

Nombre

Nombre

Cargo

Cargo

Cargo

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:

-

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DOCUMENTOS.

Los documentos son elaborados por un representante o trabajador del proceso al cual aplica el documento y cuando se requiera se pedirá apoyo al responsable del SGST.

La responsable del SGST edita e imprime el documento, realizando los ajustes de acuerdo a lo establecido en el sistema de gestión; entrega el documento a los responsables del mismo para que lo revisen y firmen.

La aprobación del documento la realiza el Gerente Administrativa antes de su emisión, en el caso de elaboración o modificación de documentos, el responsable del SGST procesa la información recibida en el formato Control de cambios y emite una nueva versión del documento para que sea aprobada por la Gerencia.

Los documentos aprobados se distribuyen en medio magnéticos y están protegidos contra escritura en la red de la organización.

8.1 Distribución en medio magnético

Cuando se dé inicio a un proyecto el responsable del SGSST entrega en medio magnético la documentación vigente del sistema de gestión al responsable. Se informa al personal las nuevas versiones disponibles de los mismos.

Las copias distribuidas en medio magnético deben tener protección contra escritura para de esta manera evitar modificaciones sin el control respectivo.

Dicha protección es realizada por el responsable del SGSST, los documentos impresos sin firma no se consideran controlados dentro el sistema de gestión.

8.2 Anulación

La anulación de documentos la debe solicitar el responsable del documento utilizando el formato Control de cambios al responsable del SGST.

El documento anulado junto con sus copias son recogidas de los puestos de trabajo y serán destruidos. Y se conservará en la gerencia administrativa la copia en medio magnético del documento anulado.

Para informar al personal la anulación