Cualquier profesional debe conocer la importancia que tienen estas cartas, por ello, es conveniente familiarizarse con ellas, entender su estructura, formato, etc.

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Tienen como objetivo principal establecer un intercambio comercial, con personas con las cuales ya teníamos relación anteriormente y por algún motivo fue cancelada.

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O solicitud de precios es el medio por el cual el comprador tiene el primer contacto con el proveedor en el cual le solicita o pregunta todos los antecedentes con respecto a un material específico, (precio, calidad, tiempo de entrega, etc.)

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Es la respuesta a la consulta y dentro de ella el proveedor da contestación a las preguntas, hechas por el cliente. En general debe contener los siguientes datos:

- Descripción detallada de los productos en cuanto a calidad y cantidad.

- Época del despacho.

- Precio exacto del producto.

- Vigencia de la cotización.

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Cuando la empresa compradora está de acuerdo con una cotización recibida procede a efectuar el pedido u orden de compra, la cual debe contener los siguientes datos:

- Membrete del comprador.

- Número de la orden de compra.

- Fecha de expedición.

- Dirección donde debe ser entregada la mercadería.

- Identificación del vendedor.

- Relación de los artículos solicitados.

- Precios unitarios e importes parciales y totales.

- Condiciones y forma de pago.

- Condiciones especiales.

- Referencia a la cotización.

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Cuando un pedido se hace fax, e-mail o de forma verbal, es útil confirmarlo por escrito para asegurarse que la mercadería sea la correcta.

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Es el documento legal que acompaña, la entrega de mercaderías, su formato y legalidades la que tú ya conoces.

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Es una confirmación de la recepción del en el lugar establecido por el comprador.

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Toda la empresa busca el mayor grado de eficiencia posible, sin embargo no siempre se puede; existen muchos factores que se encuentran fuera de alcance y afectan la relación empresa-cliente.

De este modo surge la consecuencia inevitable de malentendidos que pueden perjudicar la cordialidad de las relaciones. Las quejas de los clientes u los arreglos de la empresa, constituyen el medio de restablecer la armonía deteriorada. El mantenimiento de relaciones comerciales adecuado es de las actividades más importantes del departamento de ventas de la empresa.

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De toda la correspondencia comercial la carta de reclamo es la que merece mayor cuidado y argumentación en su redacción, pues representa una queja formal. Esta masiva la escribe el cliente cuando considera que sus intereses han sido perjudicados u plantea en ella su descontento, esperando obtener una solución, que en la mayoría del caos él mismo sugiere o que deja a criterio del proveedor.

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La carta de disculpas se utiliza cuando el reclamante está en lo cierto, puesto que el error lo cometió la empresa, la cual asume la responsabilidad del problema.

Estas misivas señalan el arreglo adecuado y mantienen la buena disposición del cliente mediante excusas fundamentadas. Básicamente, su redacción se realiza en base a los siguientes criterios:

- Aceptación respetuosa de la queja.

- Explicación del error cometido.

- Proposición de arreglo.

- Expresión de buena voluntad.

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Se escribe cuando la empresa no es responsable del error planteado por el cliente. La persona que redacta la carta debe persuadir al cliente de su enfoque erróneo de la situación. Un buen esquema básico de redactarlas es el siguiente:

- Replanteo de la situación.

- Fundamento de la negativa.

- Proposición de arreglo amistoso.

- Expresión de buena voluntad.

- Causas frecuentes de las quejas:

- Mercadería

- Atraso en la expedición o demora en la recepción.

- Error en el despacho.

- Causas frecuentes de las quejas:

- Mercadería

- Atraso en la expedición o demora en la recepción.

- Error en el despacho.

- Acería, merma o alteración del producto a causa del mal embalaje.

- Diferencias de calidad y cantidad de las mercaderías.

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Es aquella que acompaña o anuncia el envío