El ciclo de ingresos es un conjunto de actividades empresariales

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Definición del ciclo de ingresos:

El ciclo de ingresos es un conjunto de actividades empresariales y operacionales que consisten en la captura, el procesamiento, el almacenamiento, la organización y el control de información con el fin de vincular con la provisión de bienes y servicios a los clientes y la recolección de dinero en efectivo.

FUNCIONES BÁSICAS DE EL CICLO DE INGRESOS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

1) La captura y procesamiento de datos sobre las actividades del negocio.

2) El almacenamiento y organización de los datos adquiridos para el apoyo en la toma de decisiones.

3) La proporción de controles con el fin de asegurar la fiabilidad de los datos y proteger los recursos tanto internos como externos.

EL CICLO DE INGRESOS ESTÁ FORMADO POR CUATRO ACTIVIDADES

El ciclo de ingresos para poder tener un correcto funcionamiento consta de cuatro funciones estructuradas que le permiten demarcar sus operaciones y hacerlas lo más eficientemente posible, a continuación se procede a exponer las cuatro etapas básicas y su desarrollo explicativo de cada una.

1. La entrada de pedidos de ventas.

2. El envío.

3. La facturación.

4. La recaudación de efectivo.

ENTRADA PEDIDOS DE VENTA

Recopilar la información dada por el cliente ya sea telefónicamente o por sitios wed para requerir bienes y servicios y así reportar al departamento de ventas con el fin de cumplir los tres pasos requeridos:

- Toma pedido del cliente

- Estudio vida crediticia

- Comprobación de la disponibilidad del inventario.

Pedidos de los clientes

Los datos tomados por el cliente son registrados en documento llamado orden de ventas que tiene la cantidad, articulo, precios y otras condiciones que requiera el cliente más detallado de la información.

El pedido del cliente se puede recibir de maneras diferentes

Por correo, por teléfono, a través de un sitio web, o por un vendedor en el campo o por los medios que se tengan establecidos para tal fin. En los últimos años las organizaciones han descubierto una serie de maneras de utilizar las IT (información tecnológica) para mejorar la eficiencia y eficacia del proceso de entrada de pedidos de ventas. Una forma de mejorar la eficiencia de la orden de venta es permitir al cliente ingresar los datos de pedidos de las mismas. Por ejemplo, muchas empresas minoristas realizan los pedidos por correo-empresas tienen números de artículos de marca del cliente y las cantidades en forma de orden pre impresa que un OCR (dispositivo de reconocimiento óptico).

Los sitios web ofrecen otra manera de automatizar la entrada de orden de venta. La información del pedido en la línea se puede en rutar automáticamente al almacén para generar la remisión y la instrucción de envío. Esto mejora costos de eficiencia y reduce un porcentaje en el mal proceso del movimiento de la mercancía en el proceso de entrada y salida de pedidos de ventas.

Otra técnica que se puede manejar consiste en el uso de sistemas de entrada de pedidos de ventas interactivas, llamado elección con junta para permitir a los clientes personalizar los productos y es coger uno en las alternativas que tienen así para satisfacer sus necesidades exactas. Por ejemplo, los visitantes de la página web pueden probar numerosas combinaciones de componentes y funciones hasta encontrar una configuración que se adapte a sus necesidades a un precio que pueden pagar. Muchas otras compañías también utilizan la elección con junta. Además de aumentar las ventas, mejorar los flujos de efectivo de una empresa de dos maneras. En primer lugar, porque muchas ventas están incorporados a la orden, menos capital tiene que ser invertido en la realización de un gran inventario de productos terminados, En segundo lugar, el modelo de configuración a medida permite a las empresas para recoger o parte de la acción de pago por adelantado, posiblemente, incluso antes de tener que pagar por las materias primas, con lo que se mejora el flujo de caja.

Tecnología de la información

Eficiencia y eficacia, un proceso conocido como la fuerza de ventas de la sistematización. El almacenamiento de información maneja por línea es más barato que imprimir y enviar por correo los materiales a los representantes de ventas. E -mail y mensajería instantánea reduce costos y el tiempo que se necesita para informar al personal de ventas de los cambios de precios y las promociones de ventas. Ambas técnicas se pueden utilizar también para proporcionar al personal de ventas con recordatorios sobre las necesidades e intereses especiales de un cliente en particular y que la dirección pueda aprobar rápidamente y darles a los clientes ofertas especiales.

Aprobación del cliente

La mayoría de las ventas se realizan a crédito. Las ventas a crédito deben ser aprobadas y estudiadas antes de ser procesadas. Para los clientes existentes con el pago de los bienes establecidos una verificación de crédito formal para cada venta suele ser innecesaria. En cambio, tomadores de pedidos tienen una autorización general para aprobar órdenes de clientes de buena reputación, significan aquellos sin saldos vencidos. Por lo general se lleva a cabo mediante el establecimiento de un límite de crédito para cada cliente en función de historial de crédito del cliente y la capacidad de pago. En tales casos, la aprobación de crédito de los clientes requiere la comprobación en el archivo maestro de clientes para verificar la cuenta existente, identificar límite de crédito del cliente, y la verificación de que el pedido este en el inventario.

Comprobación de disponibilidad de inventario

El registro documental de los inventarios se debe manejar de manera ordenada, constituye el activo corriente que está listo para la venta, si no hay suficiente inventario a la mano para llenar la orden, se debe crear una orden de devolución, el manejo no adecuado de las devoluciones de ventas es otra tarea que contribuye a registros de inventario imprecisos, La