El oficio. GERENTE GENERAL DE HIDRANDINA S.A.,Trujillo

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3.6 La Conclusión o Término. Aquí se considera: la antefirma, en la que se estila la expresión “Atentamente”.

3.7. La firma y Posfirma: en la margen inferior se traza una línea punteada, sobre la cual irá la rúbrica del remitente; debajo, el nombre y apellidos (en mayúsculas); al pie, el cargo escrito en minúsculas. Al costado izquierdo de la línea punteada se coloca el sello de la institución remitente.

3.8 El Pie de Página. Opcional. Puede contener las iniciales del firmante (en mayúsculas) y las de la secretaria o auxiliar de mecanografía (en minúsculas). También se coloca c.c., que significa “con copia” y sirve para indicar que el documento tiene copias, las cuales ocasionalmente pueden estar dirigidas a varias oficinas o destinatarios. Según lo requiera el caso, se anotará la palabra Adjunto: si además del oficio se remiten otros documentos.

4. Clases de oficio.

Según el destinatario, puede ser:

- Oficio Simple: Dirigido a un solo destinatario.

- Oficio Múltiple: Con el mismo texto y asunto se dirige varios ejemplares a diferentes instituciones o personas (sólo cambia el nombre del destinatario).

Se conoce también el Oficio de Transcripción, el cual recibe este nombre porque en su contenido reproduce (transcribe) el contenido de otro documento y se distribuye como oficio múltiple para el conocimiento de los interesados.

5. Plan de redacción.

La redacción de la correspondencia es una actividad que requiere mucha práctica, pues ella, de alguna manera refleja no sólo la imagen personal del redactor sino también la imagen institucional. Por tanto, se sugiere que, antes de redactar nos planteemos un esquema previo de las ideas que se pretenden comunicar, considerando lo formal, las características de contenido y la autocorrección.

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Modelo de un Plan de redacción

Nos planteamos un caso. Supongamos que debemos redactar un oficio solicitando el auditorio de la Municipalidad para realizar una actividad académico- cultural.

Plan:

Asunto: Solicita auditorio para Conferencia.

Preparación del texto:

Párrafo de Entrada: Saludo; realizaremos Conferencia sobre Crecimiento Regional con el interés de plantear las bases para el progreso.

Párrafo de Desarrollo: Fecha, hora y lugar de la actividad; a quiénes está dirigida y por quién estará sustentada.

Párrafo de Cierre: Agradecer la aceptación motivando a participar juntos por el desarrollo de nuestra localidad.

EJERCICIOS DE REDACCIÓN

- Invitando a un personaje para que desarrolle un curso de capacitación.

- Solicitando publicidad a través de un programa radial para realizar una actividad.

- Invitando a participar en actividades por aniversario de la institución donde trabajas.

- Invitando a una personalidad importante de la localidad para que sea el padrino en la inauguración de nuevos equipos de su institución.

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