Empresa y sociedades en Colombia

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La estructura de toda empresa se obtendrá de acuerdo a la óptima clasificación que requiera, que se pueden agrupar generalmente en cuatro grandes áreas funcionales como son: el área de producción, el área administrativa y financiera, el área de recursos humanos, el área de mercadeo y ventas; se define por muchas características entre las cuales están; cómo se va a organizar, tiene una función principal que es establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas entre otras.

Es por esto que toda empresa debe contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos.

Su división puede ser formal e informal; la estructura formal surge como una necesidad para realizar una división de las actividades dentro de la empresa que les permita alcanzar los objetivos mediante organigramas. La estructura informal obedece al orden social y están suelen ser más dinámicas, ya que se integran a través de relaciones entre personas.

Entre los modelos de estructura de una empresa encontramos la Jerárquica; es aquella donde el jefe tiene autoridad sobre los subordinados, lo que garantiza la eficacia de la gestión. También encontramos la funcional, en esta la función de mando se rompe, porque cada persona puede recibir mandos de distintas autoridades y cada una asume una función diferente. Esta la staff and line; donde los responsables operacionales que tienen autoridad sobre sus subordinados se les da unas células de estado mayor el staff. Los cuales podrán proponer y sugerir, pero no deciden ni conducen ninguna operación. Y por último está la de objetivos; es aquella descentralizada por departamentos autónomos, donde los jefes negocian los objetivos y asumen la responsabilidad por los resultados.

En las sociedades su estructura está dada por un acta de constitución que comprende los siguientes elementos: Socios, Nombre puede ser de dos formas por razón social o por denominación; el objeto social; Termino o duración; Capital social; Domicilio social; Órganos sociales que pueden ser de dirección suprema, de administración o de vigilancia, Forma de administrar la sociedad; Forma de distribución de las utilidades.

Según el tipo de sociedad su constitución es la siguiente; la Sociedad Anónima se constituye mediante escritura pública entre mínimo cinco accionistas quienes responden hasta por el monto o aporte de capital que han suministrado para la sociedad, también se define el tiempo de duración, su administración se desarrolla en la asamblea general de accionistas donde se nombra un revisor fiscal y un representante legal.

Para la Sociedad Limitada mediante escritura pública entre dos socios y máximo veinticinco quienes responden con sus respectivos aportes, también se define el tiempo de duración y su representación legal está dirigida por un gerente, quien se guiara por las funciones establecida en los estatutos.

Para la Sociedad por Acciones Simplificada su constitución se hace mediante documento privado registrado ante la Cámara de Comercio, en la cual uno o más accionistas responden hasta por el monto del capital que han suministrado a la sociedad; se define el nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas, el domicilio principal de la sociedad, así como el capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones representativas en capital y la forma, términos en que estas deberán pagarse; su administración y funcionamiento están designados a un representante legal escogido por los accionistas.

La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues esta proporciona la información suficiente sobre el desenvolvimiento, gestión y desarrollo económico y financiero, lo cual le permite a los gerentes y administradores tomar las decisiones correspondientes para la consecución de los objetivos de la organización y un manejo óptimo de los recursos de la firma.

El estado ejerce un claro control sobre las empresas a través de la contabilidad, por ello exige llevar a los comerciantes libros de contabilidad, basados en principios de contabilidad de general aceptación y de acuerdo a las prescripciones legales y demás normas sobre la materia.

La contabilidad financiera le permite a cualquier tipo de empresa obtener en cualquier momento una información clara y ordenada del desenvolvimiento económico y financiero de la empresa, el establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, de los derechos, de las obligaciones, del capital y todos los recursos de la empresa, llevar un control de todos los ingresos y los egresos, facilitar la planeación y prever situaciones futuras, determinar las utilidades o pérdidas al finalizar el ciclo contable y servir de fuente de información ante terceros.

La contabilidad, según el tipo de empresa donde se aplique puede ser: Contabilidad privada: Es la que se lleva en las empresas cuyos propietarios son personas particulares.

De acuerdo con la actividad de las empresas en las cuales se lleve, puede ser:

Contabilidad de costos: Se utiliza en las empresas industriales y registra todas las operaciones económicas que conducen a determinar el costo de los productos semielaborados o terminados. Contabilidad comercial: Se utiliza en las empresas comerciales, se encarga de registrar y controlar todas las actividades que giran alrededor de la compra-venta de mercancías. Contabilidad de servicios: Su aplicación permite registrar las actividades económicas desarrolladas por las empresas dedicadas a la prestación de servicios. Contabilidad bancaria: Se aplica en entidades financieras; se utiliza para registrar las operaciones de los bancos o corporaciones de ahorro o crédito. Contabilidad oficial: Proporciona los mecanismos para registrar todas las actividades económicas de las empresas estatales.

La contabilidad es un proceso de información que comprende tres aspectos, la causación, efectivo y acumulación, los cuales se ejecutan en los tres estados financieros simultáneamente: Estado de resultados, Flujo de caja y Balance general. Las funciones son: recolectar, identificar, medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir estados financieros, interpretar, analizar, evaluar e informar, y hacer el seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.

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