JUNTAS DE TRABAJO. Beneficios y problemas.

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toda la información que considere necesaria.

• Omita la información inconveniente.

• Durante la discusión, asegurese de que aquellos participantes que expongan ideas coincidentes con la suya reciban amplia atención.

• Trate hábilmente de restar atención a las ideas que, a juicio propio, sean menos acertadas.

• Nunca manifieste abiertamente cuál es su solución.

• Anote las ideas que le parezcan más acertadas.

• Manifieste neutralidad.

• Si el grupo tiende a descartar la solución que apoya, hágale sentir sutilmente que sus beneficios no son muy convenientes.

Juntas democráticas.

El conductor de las juntas democráticas debe procurar que los participantes traten el tema planteado con absoluta libertad de acción para discutir sus diferentes aspectos, intercambiando sus puntos de vista y experiencias, hasta que logren una decisión.

Los participantes de una junta democrática manifiestan una actitud sincera y de absoluta libertad en la toma de decisiones y, a la vez, liberan al conductor de la difícil, riesgosa y hasta ridícula situación de manipular a los participantes para que coincidan con sus ideas sin darse cuenta.

Juntas exploratorias.

Las juntas exploratorias se llevan a cabo cuando se quiere conocer la posición de un grupo de personas con respecto a un asunto que, por alguna razón, se tratará posteriormente.

En las juntas exploratorias no es conveniente ni oportuno dejar que el grupo decida algo, ya que únicamente se desea que aporte sus puntos de vista y experiencias con respecto al asunto planteado. Esto se debe a que el problema exige un proceso más amplio de análisis y evaluación, consultas, estudios y cálculos; o bien, a que deba ser una autoridad superior quien tome la decisión final.

A fin de que participen activamente los asistentes de una junta exploratoria, es conveniente que al iniciar la junta el conductor mencione el propósito de la reunión, que es el de conocer ideas y opiniones que se consideraran cuidadosamente para después tomar una decisión. De esta manera, el conductor demostrará sinceridad y los participantes no se sentirán engañados o frustrados, y es probable que se logre su total participación, exponiendo sus comentarios personales y sus experiencias propias.

PROCEDIMIENTO DE UNA JUNTA.

Las etapas para realizar una junta son:

1. Determinación del objetivo.

2. Selección de los participantes.

3. Preparación de la junta.

4. Desarrollo de la junta.

5. Sumarización de la junta.

6. Evaluación de la junta.

Determinación del objetivo.

La realización de una junta se justifica cuando se tiene un problema, asunto o cuestión que debe tratarse en grupo. Es conveniente analizar exhaustivamente el problema por resolver, ya que en muchas ocasiones la realización de una junta no representa la mejor alternativa; por ejemplo, si el problema afecta a dos personas, se puede resolver mediante el contacto directo de los afectados (platica personal, chat, correo electrónico o llamada telefónica).

Toda junta tiene que indicar que el objetivo que debe alcanzarse. El objetivo señala el enfoque de la junta y justifica su necesidad, importancia, interés, validez y utilidad. Algunos ejemplos de objetivos de una junta son:

• Elaborar planes de trabajo.

• Tomar decisiones.

• Evaluar y resolver problemas.

• Proporcionar informes.

• Buscar entretenimiento de personal.

• Aprovechar los conocimientos y experiencias del grupo para realizar algún trabajo.

• Incrementar la cooperación del grupo.

• Buscar el interés, apoyo y compromiso en algún proyecto importante.

Selección de los participantes.

Los participantes de una junta deben ser las personas directamente interesadas en el tema por tratar y quienes puedan hacer alguna contribución; por ejemplo: si la junta es para discutir la posibilidad de adquirir un nuevo equipo de reparto, convendrá que quienes participen sean los directores de mercadotecnia, finanzas, operación y mantenimiento.

Los participantes de una junta pueden clasificarse en dos grupos:

• Grupo homogéneo. Sus integrantes tienen conocimientos, intereses, nivel jerárquico, etc., similares. Esto facilitará la interrelación por sus experiencias parecidas y sus intereses semejantes.

• Grupo heterogéneo. Los participantes tienen conocimientos, intereses, nivel jerárquico, etc., diferentes. En esta situación se aprovechan mayores y más variados puntos de vista, nuevas experiencias, y se obtienen mejores aportaciones.

La presencia en la junta de una persona con una jerarquía notablemente superior al resto de los participantes puede tener efectos inhibidores, y las opiniones serán menos libres y espontaneas. Algunos hablarán únicamente para quedar bien, y si el jefe expresa sus puntos de vista, éstos tendrán un efecto definitivo aunque no sean los mejores. En consecuencia, la presencia de un jefe en una junta es casi siempre inconveniente, salvo en ciertas circunstancias, que de antemano invaliden los efectos señalados.

El número adecuado de participantes en una junta es de entre cuatro y siete personas; sin embargo; debe considerarse que el mínimo necesario es de dos y el máximo de 25, aunque dependiendo del objetivo el número puede elevarse.

Algunos aspectos que deberán observarse en el la selección de los participantes de una junta o reunión son:

• Que conozcan y les afecte el problema que se va a tratar.

• Deben de tener interés, conocimientos y experiencia en el asunto por tratar.

• Deben identificarse sus posibles aportaciones.

• Deben señalarse el modo en que