Marco conceptual de la Revisoría Fiscal

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3.2 CONTROL PREVENTIVO.

Este es el concepto de control medular, en el que se basa la Revisoría fiscal y sobre el que está montada toda la filosofía del Modelo de control integral. La Revisoría fiscal se justifica en las organizaciones, en la medida en que su máxima preocupación es asegurar la prevención del riesgo y para ello se apoya en el sistema de control interno.

La Revisoría fiscal no ejerce el control preventivo, esa es responsabilidad de la administración, sino que evalúa sistemática y permanentemente el sistema de control interno para asegurar la prevención del riesgo. Es en este sentido, en el que se utiliza el concepto de control preventivo, para la práctica profesional de la Revisoría fiscal.

El sistema de control interno se define con base en un análisis de riesgos y contempla una serie de elementos de naturaleza preventiva, tales como: la planeación estratégica, la estructura administrativa definida de acuerdo con las necesidades reales de la organización, el talento humano competente, los manuales de funciones y procedimientos diseñados a la medida, el diseño de la papelería, los sistemas de información y comunicación confiables y el sistema de monitoreo permanente.

El Revisor fiscal lo que hace, para cumplir la misión de control preventivo, es evaluar crítica y oportunamente y en forme integral y permanente, el sistema de control interno, el cual es definido y operado bajo la responsabilidad de la administración.

De acuerdo con el propósito de la administración, los controles se clasifican en preventivos, detectivos y correctivos.

• Un control preventivo implica tomar medidas de prevención para evitar que se materialicen los riesgos potenciales. Por ejemplo: la contratación de pólizas de manejo, la capacitación del personal y la actualización de manuales, entre otros.

• Un control detectivo permite identificar errores, fraudes o ineficiencias, en los procesos operativos o decisionales, los cuales deben ser corregidos oportunamente por la administración. Por ejemplo: la verificación del cumplimiento de normas legales, la revisión de los procesos de facturación y las conciliaciones de cuantas bancarias, entre otros.

• Un control correctivo opera cuando se detectan los errores o incorrecciones en los procesos empresariales. Por ejemplo: la corrección de una declaración de renta debida a la equivocación en el cálculo del impuesto, la corrección de un asiento contable por haber tomado erróneamente los datos de los documentos fuente y la corrección de una nómina por errores en el cálculo de las horas extras, entre otros.

Estos tres tipos de control están involucrados en el proceso administrativo y deben diseñarse de acuerdo con estudios analíticos de costo/beneficio y costo/efectividad. No obstante, con el fi n de establecer claramente el campo de acción de la Revisoría Fiscal y de que su función sea coherente con la oportunidad en la acción administrativa, es indispensable que oriente sus esfuerzos a la prevención de los riesgos.

Con frecuencia es criticada la labor de la Revisoría Fiscal por la Administración, debido a que no emite oportunamente sus conceptos o recomendaciones de control interno, sino cuando ya los procesos son históricos, de manera que no hay posibilidades de una corrección oportuna. Para que el trabajo de la Revisoría Fiscal sea proactivo, deberá ser riguroso y crítico en el análisis de los riesgos y en la evaluación del sistema de control interno. Para esto, parte del análisis de los elementos de naturaleza preventiva contemplados en el sistema de control interno, los cuales definió la administración para asegurar el logro de los objetivos:

• Cultura de control organizacional. La Revisoría fiscal debe familiarizarse con la cultura de control organizacional y proponerse su mejoramiento continuo construyendo cultura de control integral permanente.

• Planeación estratégica: Definición de la visión, misión, objetivos, estrategias, políticas, presupuestos y procedimientos de la organización, en perspectiva de largo plazo.

• Estructura administrativa: Diseño a la medida de una estructura administrativa que responda a las necesidades del contexto nacional e internacional.

• Talento humano: Contratación de recurso humano competente como medida de control preventivo para asegurar el cumplimiento de los objetivos de las organizaciones.

• Funciones y Procedimientos: Definición de las funciones y de los correspondientes procedimientos administrativos, operativos y de control, debidamente documentados.

• Sistema de seguridad total. Definición del sistema de seguridad de toda la organización apoyado en las pólizas de seguro que ofrecen las aseguradoras.

• Sistemas de Información y comunicación: Diseño y desarrollo de los sistemas de información y comunicación de las organizaciones.

• Monitoreo: Diseño e implantación de un modelo de monitoreo permanente al sistema de control interno, con el objeto de asegurar su mejoramiento continuo.

Queda claro entonces, que el campo de acción prioritario de la Revisoría Fiscal está en los controles preventivos y detectivos, pero nunca los correctivos. Esta labor le corresponde a la administración, en sus diferentes instancias de decisión y operación. No es que el Revisor fiscal ejecute controles sino que los evalúa. La ejecución de los controles le corresponde a la administración en cabeza del personal de línea de la organización.

Para evaluar el control preventivo se pueden utilizar técnicas de DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO y para ejercer el control detectivo pueden utilizarse TECNICAS DE AUDITORIA. Esto evidencia la diferencia entre Revisoría fiscal y Auditoría.

3.3 CONTROL PERMANENTE.

La práctica de la Revisoría fiscal debe ejercerse con sentido permanente. Aquí no se aceptan las visitas periódicas ni las pruebas selectivas exclusivamente, es necesario asegurar el control integral permanente y la evaluación de los procesos de la organización, en tiempo real, para que puedan tener un contenido de control preventivo. El concepto de control permanente, asegura que el Revisor fiscal se concentre en la problemática de la organización y esté en condiciones de asesorar a la administración oportunamente en el cumplimiento de sus objetivos. De esta manera, se podrá ejercer una representación del Estado, los dueños y la comunidad, en general, más efectiva, confiable y ética.

El trabajo de Revisoría