CASO MONTAJE TELEFONOS INTELIGENTES

PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE

versión 0.00

PROYECTO:

Caso: Montaje de teléfonos inteligentes: tiempo takt ≠ tiempo de ciclo.

DIRECTOR:

PREPARADO POR:

FECHA

REVISADO POR:

FECHA

APROBADO POR:

FECHA

DESARROLLO DEL ENUNCIADO DEL ALCANCE

a) El Director del Proyecto (DP) será el responsable de gestionar y hacer seguimiento a la línea base del Alcance.

b) Para la definición del alcance del proyecto se tendrá en cuenta los siguientes pasos:

▪ Revisar la descripción del proyecto según el Acta de Constitución del Proyecto, con el equipo del proyecto.

▪ Realizar reuniones con el Equipo de trabajo para:

− Recopilar los requisitos de Alto Nivel del Proyecto solicitado.

− Presentar la propuesta al comité directivo.

− Lograr la aceptación del comité directivo.

▪ Elaborar el enunciado del alcance del proyecto.

c) Elaborar la Estructura del Desglose de Trabajo (EDT) y su diccionario de acuerdo con siguientes pasos:

▪ La EDT será diseñada por el equipo del proyecto, quien acto seguido elaborará el diccionario de la EDT.

▪ La propuesta será revisada por el Gerente del Proyecto en conjunto con el equipo del Proyecto.

▪ El EDT y su diccionario será aprobado por el Gerente del Proyecto.

d) Para la validación de los entregables por parte del Comité directivo:

▪ Se realizarán reuniones con el equipo de proyecto y los interesados para definir los criterios de aceptación de los entregables.

▪ Estas validaciones parciales se realizarán según los entregables definidos en la EDT y su diccionario por especialidad y una vez que han sido verificados por el jefe de control de calidad (entregable verificado).

e) La evolución del alcance se da durante las diferentes etapas del proyecto, llegando a definir una línea base, a partir del mismo todas las alteraciones que surjan deberán ser registradas a través de las actas de reunión y compiladas en los informes mensuales, los mismos que pasarán a través de los procesos de gestión de cambios.

f) A continuación, se presenta esquema de pasos hasta llegar a la aceptación de entregables por el comité directivo:

[pic 1]

g) Los entregables realizados por los subcontratistas serán verificados por el Equipo de proyecto A&D, las observaciones que puedan presentarse serán documentadas en una hoja de observaciones y devueltas al subcontratista para sus correcciones. Finalmente, será el Gerente de Proyectos quien de la aprobación final del entregable.

h) Una vez aprobado el entregable se elaborará un Acta de Aceptación del entregable con la firma del Gerente de Proyecto

DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA DE LA EDT/WBS

a) Se realizará un análisis del producto.

b) Identificar las alternativas para los posibles entregables.

c) Evaluación de posibles entregables de alto nivel, se podrán usar plantillas de la organización desarrollados para proyectos similares.

d) Desglose de entregables con el método de descomposición descendente en paquetes de trabajo conocidos que facilitan su control.

e) Definir paquetes de trabajo que serán subcontratados, para la gestión de estos.

ACEPTACIÓN FORMAL DE LOS ENTREGABLES COMPLETADOS

a) Se realizará un análisis de colocación de hitos, para ver avance de entregables.

b) Uso de criterios de aceptación.

c) Verificación de requisitos

d) Consideraciones contractuales de ser necesarias (si aplica).

e) Cumplimiento de Estándares de calidad, de acuerdo con los establecido previamente.

f) Seguimiento constante de los entregables por el cliente para facilitar la aceptación formal de cada uno de los entregables, durante el control del proyecto.

APROBACIÓN Y MANEJO DE SOLICITUDES DE CAMBIO, EVALUACIÓN DE IMPACTO E INTEGRACIÓN AL PROYECTO

1. Cuando la solicitud es presentada por el cliente:

• El cliente formalizará su intención de “Cambio de Alcance” a través de la Notificación de Cambio Potencial (NDC).
• Esta solicitud será entregada al Gerente del Proyecto para su evaluación.
•  La NDC será analizada para comprobar si son viables, tomando en cuenta los siguientes aspectos: Costo, Tiempo y Calidad.
• Se elaborará un informe donde se explique las razones de la aceptación o rechazo del cambio.
• Si el informe es aprobado por el Cliente/Usuario, se procederá a la implementación del cambio solicitado.

1. Cuando la solicitud es presentada por el subcontratista:

• El coordinador de proyectos envía una comunicación sobre los cambios del alcance a través de una Solicitud de Cambio.
• Se solicitará al subcontratista que envíe un informe cuantificando los cambios solicitados.
• Revisar si el importe por el cambio solicitado está permitido en el contrato firmado.
• El Director de Proyectos es el único que puede aprobar los cambios de alcance al subcontratista.
• Los cambios de formalizaran con la firma de una adenda al contrato.

1. Como complemento se tendrá el Registro de Adicionales y Deductivos manejado por la supervisión.
2. Los expedientes de adicionales se podrán agrupar y formalizar como una Orden de Cambio (OCC) a nivel de contrato o documento equivalente como parte del sustento de la generación de la Orden de Compra (OC).
3. La identificación y clasificación es responsabilidad del Equipo del Proyecto.
4. La gestión de cambios se integra a la gestión de costos en el Control Presupuestal (COP) por lo que es importante los siguientes registros:

• Registro de Cambios de Alcance: Se formalizan con una Notificación de Cambio Potencial (NDC) con el área que solicitó el cambio de Alcance (Operaciones). Estos cambios modifican el Presupuesto Original por lo que se puede solicitar suplementos al Presupuesto del Proyecto.
• Registro de Adicionales y Deductivos: Se formalizan con una Orden de Cambio (OC) con el contratista / contrato que solicitó el cambio. Estos cambios modifican el Costo del Proyecto.

1. Todos los cambios serán aprobados por el Gerente de Proyectos.
2. Una vez aprobados, se procederá con el ajuste del Plan de Dirección del Proyecto y de las líneas base.
3. Se notificará a todos los Interesados del cambio y su impacto.
4. Se gestionará el Proyecto de acuerdo con el nuevo Plan aprobado.
5. El Directos del Proyecto y su equipo efectuará la actualización del EDT.
6. Todos los documentos actualizados deben ser versionados y aprobados (los responsables de aprobación serán identificados en la Matriz de asignación de responsabilidad antes de ser incorporados a la documentación del proyecto).