Centralizacion del gasto

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HACIA LA CENTRALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL GASTO. NO DESPILFARRE RECURSOS NI DINERO

Por Winston Zavaleta Ramos (*) Director Gerente de ITBID Profesor Centrum Tiempo Parcial

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En este artículo vamos a hacer definiciones de los modelos de Gestión del Gasto, y las razones que fundamentan la tendencia mundial hacia la “Centralización del Gasto”. Veremos también, y es lo más importante, los pasos que deben seguir para migrar a este modelo. Las empresas que lo han hecho, han conseguido excelentes resultados, con altos niveles de ahorro.

CONCEPTOS DE GASTO GESTIONABLE; CENTRALIZACIÓN / DESCENTRALIZACIÓN DEL GASTO

El Gasto de la Empresa se divide principalmente en los principales rubros:

• Gasto con proveedores(compras).
• Gasto de planilla.
• Gastos financieros.
• Gastos tributarios.
• Otros (licencias municipales, arbitrios, etc).

La Centralización del Gasto, es un indicador que mide el porcentaje del “Gasto con proveedores” que realmente está bajo la administración del área de Compras. Se calcula dividiendo el “Gasto con proveedores que gestiona realmente el área de Compras” sobre el “Gasto total con proveedores”.

Es decir, si la “Centralización del Gasto” es 30.00%, significa que el resto de “Gasto con proveedores” (70.00%) está siendo ejecutado por los usuarios (Tecnología de Información, Marketing, Operaciones, etc). En este caso, se dice que el Gasto está descentralizado en un 70.00%”.

Una empresa peruana grande y conocida del sector servicios, tiene un nivel de descentralización del 85.00%; lo que representa una gran oportunidad de conseguir eficiencias implementando la centralización.

Uno de los bancos líderes del Perú, tenía hace unos años 25.00% de centralización, a la fecha tiene cerca del 90.00%, los resultados obtenidos en incremento de eficiencia y productividad fueron excelentes.

EJEMPLOS TÍPICOS DE GASTOS QUE ESTÁN DESCENTRALIZADOS

Gastos típicos que están descentralizados son: viajes, taxis, celulares, consumo de combustible, productos/servicios de marketing que son gestionados los mismos usuarios (mejor dicho, no están gestionados, son reactivos).

Los gastos de viajes-pasajes, alojamiento y alimentación- usualmente son gestionados por los mismos usuarios, bajo un modelo reactivo. ¡Viajo la otra semana, compro pasajes, pido reserva de hotel ¡

Una empresa del sector financiero, tenía un contrato para el servicio de Vigilancia, y no contaba con una persona encargada de gestionar el gasto durante el periodo de suministro. Todos los ahorros logrados en la negociación, se iban en pagos de horas extras.

Esta misma empresa, tenía atomizado el servicio de mantenimiento de sus instalaciones. Los mantenimientos no se ejecutaban en su oportunidad, ya que no había planificación ni programación, los servicios estaban atomizados a lo largo de la organización en cientos de usuarios, el modelo era reactivo, la contratación y facturación se hacía principalmente usando el “Fondo Fijo o Caja Chica”. Se contrató a una empresa especializada en Mantenimiento de Infraestructura (Facility management-FM). Ahora se emite una factura mensual, con un solo proveedor especializado que tiene un software, se lleva el historial de mantenimiento, etc.

Una empresa del sector farmacéutico tenía contratado el servicio de taxi con tarifas corporativas. No había una persona encargada de gestionar este servicio. Se veía que personas que tenían el mismo origen y destino, en una ventana horaria determinada, y que tomaban unidades distintas.

A esta empresa, le sucedía lo mismo con el servicio de Courier. Se hizo una licitación corporativa, obteniéndose tarifas unitarias competitivas por origen-destino- peso/volumen; pero al momento de la ejecución contractual los usuarios empezaron a

contratar el servicio sin ningún control y ni siquiera aplicaban el principio de consolidar paquetes a un mismo destino.

En diversas organizaciones los gastos de marketing son cuantiosos, y suelen ser descentralizados. Las áreas de compras solamente hacen las labores de regularizadores, solo emiten las Órdenes de Compra.

RAZONES QUE SUSTENTAN LA TENDENCIA A LA CENTRALIZACIÓN DEL GASTO

El “Gasto descentralizado”, está atomizado en muchos usuarios (cientos), lo que hace difícil controlar, o en muchos casos no se controla. Lo que no se controla no se gestiona, representando importantes fugas de dinero.

Los beneficios principales de la Centralización del Gasto son los siguientes:

• Mayor y mejor control, al estar centralizado y tener pocos gestores.
• Se hace más fácil y viable consolidar las compras de los productos o las contrataciones de los servicios, por lo que se pueden generar economías de escala para adquirir mayores volúmenes que eleven el poder negociador de la empresa.
• Se dispone en la organización de un responsable de la Gestión del Gasto.
• La principal competencia de la Gerencia de Compras, es la negociación con proveedores. Está preparado para tal fin, y tiene objetivos claros de eficiencia y productividad (con bonos específicos por cumplimiento de metas de ahorro).

Los contrarios a la centralización tienen dos argumentos principalmente:

• El área de Compras no tiene recursos humanos que sean técnicos. En consecuencia, no tienen capacidad para comprar productos/servicios, de mediana y alta complejidad.
• El proceso se puede volver lento, por cuánto hay más pasos que realizar para hacer las compras de los bienes y servicios.

MIGRANDO AL MODELO CENTRALIZADO DEL GASTO

En base a la experiencia, podemos sugerir una serie de acciones orientadas a la Centralización del Gasto.

Primeramente, se recomienda reforzar los recursos humanos del área de Compras, la lógica es que, si la empresa tiene un alto nivel de gasto descentralizado, el área de Compras dispone de pocos recursos humanos especializados. Ejemplo, en la empresa mencionada de servicios, con 85.00% de descentralización, había un solo comprador en el área. Sería una aventura riesgosa, pretender centralizar solamente con cambios de políticas, y procedimientos, por cuánto la demanda va a rebasar la capacidad del