Tres tipos de documentos

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NORMA NTC 185

Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas.

MEMORANDOS

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

• utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;
• redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural;
• distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
• tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

• informar sobre un hecho en forma breve;
• expresar necesidades;
• hacer requerimientos;
• regular o aclarar una situación;
• tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
• dar respuesta a una comunicación recibida;
• reiterar información, requerimiento o solicitud urgente;
• conocer detalles sobre un aspecto determinado;
• impugnar o corregir una situación;
• confirmar eventos ocurridos o pendientes;
• solicitar o remitir información, documentos u objetos;
• felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias
• EJEMPLO:

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CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

CLASES DE CIRCULARES

• La circular general se dirige a un grupo específico de personas.
• La carta circular está dirigida en forma personalizada.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• tratar un solo tema;
• iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;
• redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
• usar un tratamiento respetuoso y cortés;
• emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
• utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y
• distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

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ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.