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Tres tipos de documentos

Enviado por   •  3 de Septiembre de 2021  •  Apuntes  •  695 Palabras (3 Páginas)  •  22 Visitas

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NORMA NTC 185

Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas.

MEMORANDOS

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;
  • redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural;
  • distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
  • tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

  • informar sobre un hecho en forma breve;
  • expresar necesidades;
  • hacer requerimientos;
  • regular o aclarar una situación;
  • tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
  • dar respuesta a una comunicación recibida;
  • reiterar información, requerimiento o solicitud urgente;
  • conocer detalles sobre un aspecto determinado;
  • impugnar o corregir una situación;
  • confirmar eventos ocurridos o pendientes;
  • solicitar o remitir información, documentos u objetos;
  • felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias
  • EJEMPLO:

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CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

CLASES DE CIRCULARES

  • La circular general se dirige a un grupo específico de personas.
  • La carta circular está dirigida en forma personalizada.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • tratar un solo tema;
  • iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;
  • redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
  • usar un tratamiento respetuoso y cortés;
  • emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
  • utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y
  • distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

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ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

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