¿Por qué se consideran tan importantes los archivos?

¿Por qué se consideran tan importantes los archivos?

Con la evolución del hombre, el surgimiento de las organizaciones, el desarrollo de la sociedad, la temática legal y la globalización ha sido importante tener plasmados y almacenados en “archivos” los procesos que se generan las personas y las organizaciones. Actualmente, la investigación se apoya en los archivos existentes, es por ello que desde el origen de los tiempos conservar información sirve para conocer los diferentes sucesos que se originan a lo largo de la vida.

Existen muchas formas de clasificar los archivos y/o documentos: según la organización (archivo descentralizado, archivo descentralizado con control descentralizado y archivo descentralizado con control centralizado), según su uso (archivo activo, archivo semiactivo y archivo inactivo), según su naturaleza (archivo público, archivo de interés público y archivo privado) y según su ciclo vital (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico). Estás formas de clasificarlos permiten que se pueda ejercer un manejo y adecuado control sobre estos que permita facilitar su manipulación en caso de que sean requeridos.

        Entre las características de los documentos que componen un archivo es importante resaltar es que son económicos, porque también se puede reutilizar el papel disminuyendo así costos y gastos en papelería, adicionalmente, muchas empresas manejan actualmente archivo digital en diferentes bases de datos o nubes de almacenamiento con el fin de evitar el riesgo de que el archivo se dañe, disminuir costos y para tener acceso a el en cualquier momento o lugar. Adicional a esto archivar puede convertirse en una tarea fácil e interesante si se tiene un protocolo o ruta establecida ya que los documentos son simples, funcionales y exactos, es identificar el documento y ubicarlo de acuerdo a los parámetros o necesidades de la persona u organización.

        Para concluir, la coyuntura actual del covid-19 nos ha hecho entender que podemos manejar archivo digital y continuar con las operaciones normalmente, lo que permite ser amigables y sostenibles con el medio ambiente, adicional permitiendo estar conectados y tener acceso en cualquier momento o lugar a la documentación cuando sea requerida. Es importante que las personas que manejen el archivo sean siempre muy ordenadas, responsables, profesionales para la manipulación de los documentos ya que estos contienen información importante de todo lo que sucede con una persona u organización.