El manejo efectivo del tiempo

...

Es importante no ser tu interruptor para otros, especialmente con las personas que trabajas; cuida tu productividad y la de los que te rodean.

Recuerda:

Ten siempre un plan contra las interrupciones, redúcelas al máximo y notaras una gran diferencia en tu rendimiento diario.

- Improvisación: planificar supone conocer, prepararte, avanzar, anticipar y flexibilizar tu día a día. Antes planifica bien tus tareas, conoce el terreno que pisa.

Interpretar las tareas:

Para tomar el control de las tareas hay que relacionarse con ellas y comprenderlas, todas las tareas son distintas por lo tanto se hacen de modos diferentes y con diferentes grados de compromiso. Por lo tanto hay que analizarlas y planificarlas.

-¿Qué es realmente lo que tengo que hacer?

-¿Qué hay detrás de ellas?

-¿Qué conseguiré completándolas?

-¿Qué me pide hacer?

Técnica para vencer la improvisación:

Tareas claves:

Identificar y tener muy presente las tareas claves del día. Son las dos otras cosas que por su importancia real tendrán impacto en tus objetivos y te harán crecer como profesional y como persona.

Al hacerlas toma en cuenta tres cosas:

-sitúalas en momentos del día donde puedas dar lo mejor de ti.

-no permitas que ninguna otra tarea secundaria lo estorbe.

-cuando las hagas pon lo mejor de ti.

Tareas repetitivas.

Actividades rutinarias que queramos o no repetir sistemáticamente todos los días. (Revisar email, leer blogs , hacer compras ,navegar en internet comprobar visitas , estadísticas.etc…)

-sitúalas en momentos del día donde no estorben las tareas importantes y donde tengas que dar menos de ti.

-evita que se conviertan en distracción o interrupción.

-procura que te quiten el menor tiempo posible y redúcelas al mínimo

Una lista de tareas:

Elabore una lista de tareas que debas hacer y las que tienes que hacer hoy, si aparece una nueva colocarla en la lista de pendientes.

Planificar el día antes:

Al acabar el día revisa la lista de pendientes y elabora la lista de tareas del dia siguiente.

Identifica las tareas claves:

Al elaborar la lista de del día siguiente identifica las tareas claves.

Repaso al empezar:

Al empezar el día revisa la lista de tareas, asesorarse que el esquema esta correcto y ponerlo en marcha.

Espacios para imprevistos:

En la planificación se deja espacio para los imprevistos, por si llegan , y si no aparecen y te sobra tiempo avanza al día siguiente haciendo algunas tareas de la lista de pendientes.

Terminar es la clave:

Somos propensos a dejar cosas a medias, para empezar otros, concéntrate en terminar una sin esperar otra.

Evita la multitarea:

Hacer varias cosas a la vez de forma acelerada nos da la falsa sensación de ser más eficaces y es lo contrario, dividirse en varias cosas genera ineficiencia, precipitación y mediocridad.

Divide y vencerás:

Dividir las tareas grandes en pequeñas porciones, hará mas fácil completarlas, y si surgen imprevistos será más fácil modificar lo planificado.

Recuerda:

Planificar para cada día supone facilitar las tareas, tener mas facilidad ante los imprevistos para cumplir mejor objetivos, es el mapa del camino que vas a recorrer.

Reuniones improductivas:

En la mayoría de los casos las reuniones han ganado muy mala reputación, en casi todo el personal de las empresas por considerarlas improductivas. Sobre todo cuando son autorizados para resolver cualquier conflicto o situación de trabajo.

Algunas causas por las que procesan las reuniones son:

-material y contenido no preparado.

-sin objetivos o mal definidos.

-si no les paras los asistentes o mal definidos.

-excesiva duración.

-lo discutido no se traduce en acciones.

Muchas veces nos preguntamos si de verdad hay que asistir aunque no esté en nuestras manos esa decisión es lo más importante .y si lo trazado tiene incidencia en nuestro trabajo y de no asistir comunicarlo a la gerencia y suspenderlo en caso de asistir, darle un sentido real para no asistir ¨porque si¨. De ella podría depender de la mejora, un servicio e incluso depender de nuestros compañeros. Y si se trata de un proveedor puede envolver alguna oportunidad de crecimiento personal o para la empresa.

Técnica para vencer este ladrón:

Si te convocaron:

-preguntar e indagar sobre el o los temas a tratar