CARTILLA - MANEJO DE EFECTIVO

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- El recibo de caja menor

- El libro Auxiliar de caja menor

El recibo de caja menor soporta la salida del dinero, y debe tener características como las siguientes:

RECIBO DE CAJA MENOR No

FECHA: VALOR $

POR CONCEPTO DE:

SON ( en letras)

APROBADO POR:

FIRMA DE RECIBIDO

CC O NIT

El libro Auxiliar de Caja Menor. Es un medio de registro pero no es obligatorio, sin embargo es útil, por que cronológicamente registra los desembolsos en el momento que suceden, y sirve de ayuda para la auditoria.

Un modelo a emplear es el siguiente:

LIBRO AUXILIAR CONTROL DE CAJA MENOR

FECHA

RECIBO No

BENEFICIARIO

CONCEPTO

VALOR

El beneficiario se refiere a la persona a la cual se le hace el desembolso.

El concepto se relaciona con las razones del pago: Ej. Elementos de aseo, fotocopias, etc.

REEMBOLSOS DE CAJA MENOR

Cuando el fondo fijo de caja menor llega hasta la base mínima exigida en el reglamento, se procede a solicitar el reembolso, para lo cual se totaliza la columna VALOR del libro control de caja menor.

Para realizarlo se exigen los siguientes documentos:

- Reembolso de caja menor

- Comprobante de egreso.

- Comprobante de contabilidad.

Como usted ya conoce los dos (2) últimos, vamos a observar el diseño del Reembolso de caja menor

NOMBRE DE LA EMPRESA

DIRECCIÓN:

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

FECHA

No

PERIODO QUE CUBRE:*

DEL: AL: DE:

FECHA

BENEFICIARIO

NIT

CONCEPTO

VALOR

VALOR DEL FONDO:

$

SALDO EN CAJA

$

VALOR

REEMBOLSO ** $

OBSERVACIONES

RESPONSABLE DEL FONDO

* Se refiere al periodo de tiempo que corresponde a los pagos por los cuales se solicita el reembolso.

** El valor del reembolso representa la suma que tiene que pagarse al responsable del fondo por los valores que han sido consumidos, y que se encuentran soportados por los recibos de caja menor

TALLER DE APLICACIÓN:

Diligencie el formato de reembolso según la siguiente información:

Compañía ESPECIAL LTDA

Dirección : Avenida Caracas 75-80

Valor del Fondo fijo $ 300.000 ( Monto aprobado por la empresa)

Base mínima 50.000 ( Registrado como saldo en caja en el formato anterior)

Valor del reembolso 250.000 ( Valor que debe ser girado al responsable del fondo)

Periodo que cubre: Del 10 al 20 de mayo de 2003.

Fecha de reembolso: Mayo 21 de 2003.

Responsable: Ana Ruíz

Cree ud las fechas y conceptos por los cuales se realizaron los pagos, de tal forma que asciendan al valor del reembolso.

CONTABILIZACIÓN DEL REEMBOLSO

Constituye para la empresa un gasto operacional que debe cubrir por los diversos conceptos desembolsados, y que se paga disminuyendo la cuenta bancos, luego el registro será. El siguiente:

CODIGO

CUENTA

PARCIAL

DEBITO

CREDITO

5195

DIVERSOS

250.000

519525

Elementos de cafetería

250.000

1110

BANCOS

250.000

11100501

Bogotá

250.000

En este registro se tomo como ejemplo solo el reembolso registrado por gastos de cafetería, lógicamente la empresa relaciona los demás gastos que presente.

Observe seño estudiante que no se debita la cuenta CAJA MENOR, porque esta cuenta solo se mueve en el momento de la creación o apertura, o en el evento en que la entidad decida incrementar el valor del fondo porque el número de gastos a aumentado notoriamente.

La cuenta CAJA MENOR puede disminuir, en caso o contrario, o en el evento de cancelar el uso de dicho fondo.

- LA CAJA GENERAL

En esta cuenta se relaciona los dineros recibidos por la empresa, ya sea en efectivo, cheque, u otra especie similar, producto del giro ordinario, o extraordinario del negocio. Su manejo es más complejo al de caja menor