Logística se relaciona con la administración del flujo de bienes y servicios

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Cuando el proyecto ya ha sido adjudicado, se realiza una revisión de la totalidad de sus antecedentes.

En la etapa de Planificación deben ser abordados y analizados todos los procesos asociados a la logística interna de una obra.

Es importante ya que en esta etapa se definirá los siguientes aspectos:

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Con esta información se dará paso a actividades relacionadas con el abastecimiento y la entrega o distribución de recursos de obra.

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Abastecimiento

Éste es un proceso que puede convertirse en crítico en numerosas obras de construcción, debido a la influencia de variables que no sólo dependerán de la empresa, sino también de proveedores o distribuidores. Por este motivo, se le asigna gran importancia al cálculo de recursos y programación de actividades anticipada.

-Requisición

La necesidad de recursos en una obra, puede ser detectada durante el proceso de planificación o directamente en terreno, a medida que se ejecuta la obra. El servicio de compras se realiza por proyectos.

El requerimiento se realiza y/o elabora mediante el uso de hojas de cálculo de Microsoft Excel.

La Persona encargada de campo, ya sea el encargado de obra, ingeniero residente o capataz, dependiendo del proyecto, es quien debe informar de la cantidad de lo que se va a usar en campo.

Ciclo de compra

En el siguiente diagrama de flujo se describen las actividades de abastecimiento de la empresa D + T Construction:

Anexo1[pic 13]

Realizar el pedido

El Project management es la persona encargada de hacer la solicitud del pedido al proveedor y envía a obra la guía de remisión, la cual es recibida por el encargado de obra.

Las compras se realizan de manera prorrateada[1] de forma constante y según requerimiento, no se realiza la compra de manera única para todo el requerimiento de obra.

-Pago al proveedor

Se paga al contado antes de recibir la mercancía, se cancela cuando se factura, y el proveedor envía la mercancía al proyecto. Muy pocos proveedores cuentan con línea de crédito.

-logística inversa/ Devolución del pedido

En caso de falta de materiales, el encargado de obra debe notificar al Project management para que este notifique al proveedor contra factura que hizo falta material de la orden de pedido.

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Recepción de recursos

-Recepción de los materiales en obra

El objetivo de este proceso es logar que a la obra ingresen exclusivamente aquellos productos que cumplen con los requisitos que fueron especificados al momento de realizar la compra.

Los materiales los recibe el encargado de la obra o el Project management, por lo general el encargado de obra es quien se encarga de recibirla.

El responsable de logística, en ese caso el Project management no registra que materiales quedan pendientes de envío.

A continuación de describe el proceso de recepción de recursos:

Anexo 2

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En la Figura 2, se muestra el flujo de actividades que conforman el proceso de recepción, el cual comienza cuando el proveedor despacha a la obra el material solicitado en el proceso de Abastecimiento.

En el diagrama de flujo es posible observar que la primera actividad cuando llega un proveedor a terreno consiste en revisar la documentación relacionada con la compra, verificando que la guía efectivamente pertenezca a la obra y que contenga la información correcta.

Para eso se cotejan estos datos con los de la Orden de Compra respectiva, chequeando cantidades, descripción de materiales y fecha de entrega. Si existen problemas en alguno de estos aspectos el despacho deberá ser devuelto, especificando los motivos en la Guía de Despacho.

Ya verificados los documentos se realiza la revisión física del material, donde se chequean las características, cantidades y calidad. Si no se cumplen los requisitos, el material es devuelto al proveedor para que éste se encargue de reponerlo, o en caso contrario se gestiona la compra con un nuevo proveedor.

Cuando se verifica la documentación, el material o equipo que ingresa a la obra deberá ser trasladado en un sitio definido por el Project manager, encargado de obra o el Supervisor correspondiente, esto en función de las condiciones de acopio que exige el proveedor y la empresa.

Mientras se realiza la descarga, el encargado de obra será responsable de revisar detalladamente que se cumplan los requisitos del pedido, si existen unidades defectuosas el proveedor deberá reponerlas.

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Actividades relacionadas con la ejecución de la obra

Las partes involucradas son el contratista y contratante

Las actividades relacionadas con la ejecución de la obra constan de la cotización, contrato, acta de avance, manual de operación y mantenimiento y acta de entrega.

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Cotización

Antes de adquirir los materiales para la ejecución de la obra, el contratista, en este caso la empresa D + T Construction, y antes de firmar contrato, la empresa entrega al cliente un formato con la solicitud de la cotización del proyecto a realizar.

En esta se incluyen las propuestas por parte de la empresa en base a planos y especificaciones entregadas por el cliente; el valor total del proyecto, el tiempo de duración programado de los trabajos y las condiciones de pago.

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