Benchmarking nace en Estados Unidos

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Pasos necesarios para aplicar el benchmarking en una empresa

1. Determinar los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking Con esto se quiere decir, los aspectos en donde se quiere mejorar y que, por tanto, se van a tomar como referencia de la competencia.

Algunos ejemplos de aspectos que suelen ser objeto de benchmarking son el producto (su diseño, su funcionabilidad, etc.), el servicio al cliente, los procesos productivos, los métodos de trabajo, las estrategias comerciales, las políticas empresariales, etc.

2. Seleccionar las empresas que se van a analizar

Una vez que se ha determinado los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking se seleccionan las empresas que se van a analizar, las cuales serían aquellas empresas, competidoras directas o no, que tengan o mejor hagan lo que se quiere mejorar.

Por ejemplo, en caso de querer mejorar las ventas, seleccionaríamos como empresas a analizar aquellas empresas competidoras cuyas ventas sean mayores que las de nosotros o aquellas empresas que mejores estrategias de ventas estén utilizando para nuestro tipo de producto.

3. Determinar la información que se va a recolectar

Una vez que se ha seleccionado las empresas que se van a analizar se determina la información que se va a recolectar, la cual sería aquella información relacionada a los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking de las empresas seleccionadas.

Por ejemplo, si vamos a someter la publicidad a benchmarking la información a recolectar podría estar conformada por los medios publicitarios, mensajes publicitarios, público objetivo y promociones de ventas utilizados por las empresas que hemos seleccionado.

4. Recolectar la información

Una vez que se ha determinado la información que se va a recolectar se hace efectiva la recolección de esta acudiendo a las fuentes y utilizando los métodos de recolección adecuados dependiendo del tipo de información a recolectar.

Por ejemplo, si queremos recolectar información acerca del servicio al cliente ofrecido por las empresas que hemos seleccionado, podríamos visitar sus locales y tomar nota de este, hacerle pequeñas entrevistas a sus clientes, visitar sus perfiles en las redes sociales y leer los comentarios que reciben, etc.

5. Analizar la información

Una vez que se ha recolectado la información se procede a analizarla comparando los aspectos de las empresas seleccionadas con los propios y con los de otras empresas, e identificando los mejores y los que también se podrían aplicar en la propia empresa.

Por ejemplo, en caso de analizar procesos de trabajo, compararíamos los procesos de trabajo de las empresas que hemos seleccionado con los nuestros y con los de otras empresas, e identificaríamos los mejores y los que nosotros también podríamos implementar en nuestra empresa teniendo en cuenta nuestros recursos y capacidades.

6. Adaptar los mejores aspectos

Finalmente, una vez que se ha analizado la información se procede a tomar como referencia los mejores aspectos de las empresas seleccionadas, y a adaptarlos a la propia empresa agregándoles mejoras.

Por ejemplo, una vez que hemos analizado la información e identificado las mejores características de los productos de las empresas que hemos seleccionado, las tomamos como referencia y las adaptamos a nuestros productos, tratando de superarlas y agregarles algo más que nos permita diferenciarnos.

Indicadores de éxito

El Benchmarking no es un asunto fácil. Previamente se deberían tomar en cuenta muchos aspectos. Para lograr el propósito que se busca, es precisa la vigilancia del entorno que permita observar si, en algún otro lugar, alguien está utilizando prácticas y procedimientos con unos resultados que pudieran ser considerados como excelentes y si su forma de proceder pudiera conducir a una mayor eficacia en la propia organización.

Empezar la fase de Benchmarking de un programa de mejora de proceso no es un paso que se debe tomar a la ligera dado que es un proceso en marcha que requiere modernización constante, donde los compromisos monetarios y de tiempo son significativos. Además, es necesario analizar cuidadosamente los propios procesos antes de ponerse en contacto con otras empresas.

Entre los indicadores de éxito en un proceso de Benchmarking, a continuación se enumeran los que se consideran de mayor importancia:

- Un compromiso activo hacia el Benchmarking por parte de la dirección.

- La existencia de objetivos sobre el proyecto de Benchmarking definidos y expresados claramente. - Un entendimiento claro y extenso de la forma de trabajo propia entendido como la base para comparar con las mejores prácticas en la industria.

- Voluntad para modificar y adaptarse a través de los descubrimientos de Benchmarking.

- Darse cuenta de que la competencia está cambiando y que es necesario anticiparse. Voluntad para compartir las informaciones con los socios de Benchmarking.

- Enfocar el Benchmarking primero a los procesos óptimos en la industria y luego aplicarlo.

- Un grupo de empresas principales y su reconocimiento como líderes por su mejor funcionamiento.

- Apoyo al proceso de Benchmarking.

- Apertura a ideas nuevas con creatividad y a la aplicación de innovaciones a los procesos actuales. - Conclusiones justificadas por datos recogidos durante el proyecto.

- Un esfuerzo continúo de Benchmarking.

- La institucionalización del Benchmarking.

Límites a la aplicación

Como toda herramienta empresarial, nos encontramos con limitaciones para la utilización de la misma.

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Como todo proceso, será necesario para que funcione y logre el éxito esperado un seguimiento y mantenimiento permanente. Es constante por lo que la decisión de implementarlo debe traer aparejada una responsabilidad y compromiso de llevar su funcionamiento. La consigna es “tratar de buscar siempre un mejor resultado”.

El benchmarking se define como un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas con el propósito de realizar mejoras organizacionales.