Contabilidad. La Matriz de Resultados (MdR)

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Procedimientos de armado:

La MdR presenta y explica la forma en que deberá lograrse el objetivo de desarrollo; además, incluye las relaciones causales entre la ejecución de las actividades, la entrega de los productos y el logro de los resultados; y propone indicadores, líneas de base y metas para documentar los logros. La matriz es uno de los insumos/requisitos para elaborar el plan de riesgos. El Gráfico I.8 muestra cómo se relacionan los diferentes componentes de la MdR.

Los indicadores claves de desempeño

KPI, del inglés Key Performance Indicators, o Indicadores Clave de Desempeño, miden el nivel del desempeño de un proceso, enfocándose en el "cómo" e indicando el rendimiento de los procesos, de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado.

Los indicadores clave de desempeño son métricas financieras o no financieras, utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una organización, y que generalmente se recogen en su plan estratégico. Estos indicadores son utilizados en inteligencia de negocio para asistir o ayudar al estado actual de un negocio a prescribir una línea de acción futura. El acto de monitorizar los indicadores clave de desempeño en tiempo real se conoce como monitorización de actividad de negocio. Los indicadores de rendimiento son frecuentemente utilizados para "valorar" actividades complicadas de medir como los beneficios de desarrollos líderes, compromiso de empleados, servicio o satisfacción.

Los KPIs suelen estar atados a la estrategia de la organización (ejemplificadas en las técnicas como la del cuadro de mando integral o Balanced ScoredCard - BSC). Los KPIs son "vehículos de comunicación"; permiten que los ejecutivos de alto nivel comuniquen la misión y visión de la empresa a los niveles jerárquicos más bajos, involucrando directamente a todos los colaboradores en realización de los objetivos estratégicos de la empresa. Así los KPIs tienen como objetivos principales: medir el nivel de servicio, realizar un diagnostico de la situación, comunicar e informar sobre la situación y los objetivos, motivar los equipos responsables del cumplimiento de los objetivos reflejados en el KPI, progresar constantemente.

Referencia: http://es.wikipedia.org/wiki/KPI

Los indicadores S.M.A.R.T.

Existen varios factores que permiten que los proyectos logren sus resultados. Estos son: i) que sus objetivos estén definidos de manera específica, ii) que determinen el ámbito concreto de intervención del proyecto y iii) que identifiquen a sus beneficiarios. Estos factores deberían facilitar la medición y la atribución de los resultados específicos derivados de las actividades del proyecto. Objetivos mal definidos constituyen un obstáculo para lograr una gestión de proyectos orientada a resultados y para evaluar si los resultados han sido o no alcanzados. Al definir los objetivos del proyecto, se deben evitar objetivos vagos e interpretaciones dudosas. Cuanto más detallado sea el objetivo, mejor será su comprensión y mayores las probabilidades de que sea alcanzado.

Los objetivos se miden a través de indicadores, entre ellos los SMART6, que utilizan los siguientes principios básicos para su formulación:

• S: Específicos (Specific). El objetivo a definir debe quedar absolutamente claro y nítido a través del indicador, sin posibilidad de ambigüedades ni interpretaciones. De esta manera su comprensión y las posibilidades de alcanzarlo son mayores.

• M: Mensurables (Measurable). El objetivo debe tener un indicador definido de manera tal que permita ser medible tanto durante al progreso del proyecto como al final del mismo.

• A: Alcanzables (Achievable). El objetivo y su indicador deben ser alcanzables dentro de las limitaciones del presupuesto y el tiempo del proyecto.

• R: Realistas (Realistic). El objetivo y su indicador deben ser realistas y relevantes en relación con el problema que el proyecto busca solucionar.

• T: Tiempo (Timely). El objetivo y su indicador deben tener una fecha de culminación y fechas intermedias para obtener resultados parciales; esto es, tiene que tener un calendario y una fecha de entrega.

El gerente y el personal del proyecto tienen la responsabilidad de revisar que los objetivos del proyecto y sus indicadores cumplan con los criterios SMART. Objetivos ambiguos dan lugar a indicadores ambiguos y pueden generar interpretaciones erróneas sobre lo que significa lograr la

meta del proyecto. Por ejemplo, un objetivo de proyecto que no cumple las condiciones de los indicadores SMART es: “Proveer de agua potable a la comunidad”. Este objetivo que un principio parece simple presenta los siguientes problemas: no está acompañado de un indicador que define la unidad de medida; no especifica si se busca el acceso directo del agua potable en los hogares o en un centro de acopio; no define el tiempo, es decir, no se sabe si hay que lograr este objetivo en un mes o en un año.

Para revisar que cada objetivo cumpla con las características de los indicadores SMART, el gerente del proyecto debe hacer las siguientes preguntas:

• ¿Qué es lo que vamos a lograr?

• ¿Quién o quiénes lo van a lograr?

• ¿Para cuándo debemos lograrlo?

• ¿Cómo sabemos si se logró?

Además se pueden establecer también las siguientes preguntas como guía para el mismo fin:

- ¿es útil el indicador?

- ¿el indicador sirve para tomar decisiones?

- ¿simboliza y representa claramente el concepto que se desea conocer?

- ¿es compatible con el resto de indicadores de forma que permite contrastar los resultados?

- ¿compensa la utilidad que genera con el costo de recolección de información y desarrollo del indicador?

- ¿está suficientemente definido de tal forma que el resultado pueda ser comparable en el tiempo, sin dudas, sobre la fiabilidad de los datos?

- ¿es clara la representación gráfica utilizada?

- ¿es redundante con otros indicadores ya existentes?