ESPECIALIZACION EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

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Es importante tener en cuenta las siguientes directivas que pueden aplicar al proyecto.

- Quien y como se realizan aprobaciones o cambio en el momento oportuno.

- Controlar la calidad con base en los criterios establecidos.

- Gestionar eficientemente el control de cambios, e informar a todas las personas que estén involucradas en dichos cambios.

- Seguimiento a los riesgos y mitigar su acción

Cerrar las compras: Se debe tener en cuenta los documentos que permitan evaluar y realizar el cierre formal de cada adquisición, teniendo como base los requisitos de los mismos

Una vez se verifica cada adquisición, se puede dar la aceptación y documentarlo de inmediato. Por último y de obligatoriedad de crean los registros de las lecciones aprendidas durante el proceso de adquisiciones.

No se da por cerrada ninguna adquisición sin el visto bueno del interesado y del director del proyecto, además del Director de Adquisiciones y si tuviese contrato de por medio el visto bueno del área jurídica.

b) Identificar los roles y responsabilidades de los tres (3) principales actores que participaran en el proceso.

Rol

Nombre

Responsabilidades

Director de Adquisiciones

Rocio Peña

- Gestionar la disponibilidad y entrega de información necesaria durante la gestión de los recursos.

- Llevar a cabo la negociación de los productos y/o servicios con los proveedores.

- Llevar control y seguimiento de las adquisiciones y llevar a cabo el control que el director de proyectos requiera o exija.

- Realizar como minino tres cotizaciones por políticas de la Organización.

Director del proyecto

Luis Fernando Garcia

- Supervisión durante el desarrollo de las diferentes actividades que componen la EDT

- Dirección y Planeación de la EDT

- Seguimiento y ajuste a la línea base

- Definir y evaluar las evaluaciones de rendimiento.

- Definir hacer o Comprar.

- Informar a los stakeholders.

Proveedor

iproveedor

- Servir de canal entre los proveedores y la Organización.

- Aseguramiento de la información en doble vía entre los proveedores y la Organización

- Dar información de primera mano a los proveedores sobre el estado de sus facturas.

- Garantizar el cumplimiento de los criterios exigidos por la Organización a cada proveedor y evitar proveedores inadecuados dentro de la Organización (Lista Clinton, UIAF, entre otros).

c) Identificar y justificar el tipo de contrato a utilizar en el proyecto.

Se ha propuesto que la Organización para la mayoría de sus proveedores usara el tipo de contrato (FFP) PRECIO FIJO CERRADO.

Se define este contrato como el contrato general para la Organización por los siguientes motivos:

- Por que el proyecto es de bajo grado de incertidumbre

- Por la facilidad que brinda tener varias opciones/ofertas ya que es confiable el costo real de las adquisiciones

- Basado en lecciones aprendidas en montajes similares es un proyecto con un grado de error muy bajo, el cual asegura la relación entre el proveedor y la Organización.

- Existen contratos ya definidos de proyectos anteriores similares que proporcionan tranquilidad entre las dos partes y se cuenta con una hoja de vida de esos proveedores clara y actualizada.

d) Identificar y describir dos (2) Técnicas Analíticas a utilizar en cada proceso.

Planificación

- Hacer o comprar: Define si un trabajo puede ser ejecutado al interior de la Organización de manera idónea, ó en su defecto si es necesario adquirir el producto ya terminado. Esta técnica analítica está acompañada de las siguientes variables:

- Especialización

- Capacidad

- Costo

- Competencia

- Coste de oportunidad

- Información propia

- Necesidad

- Impacto Legal

- Licencias

- Juicio de expertos: Dar a conocer los criterios de compra, calidad, y evaluación de proveedores para analizar si se ajustan con las necesidades del proyecto, teniendo en cuenta la parte contractual, la cual hace parte importante para proteger las partes involucradas y por consecuencia el proyecto en sí.

Ejecutar las adquisiciones:

- Técnicas analíticas: Es indispensable que los entregables del proyecto se encuentren bien definidos, para que los proveedores en la realización de un presupuesto que tengan sobrecostos por mala información dentro del proyecto.

- Negociación de adquisiciones: Se debe apostar en una relación gana gana, con unas buenas políticas de negociación entre las partes, que permita la optimización de los recursos, tiempos, y alcance.

Controlar las adquisiciones

- Inspecciones y auditorias: Dependiendo de las clausulas establecidas en el contrato, es indispensable realizar inspecciones durante la ejecución del proyecto con el fin de garantizar la conformidad de los entregables.

- Sistema de pagos: El director de Adquisiciones, tendrá la responsabilidad de emitir una certificación de satisfacción de los entregables, en compañía de la persona a la cual se le asigna el servicio o el bien; esto con el fin de realizar el proceso de pagos y dar por cumplido en contrato y/o el