Formas tema 8

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• Muy importante: Es necesarios destinarle en espacio preferencial de la forma.

• Importantes: Es necesario destinarle un espacio en la forma.

• Poco importantes: No es necesarios destinarles un espacio en la forma.

Datos De Acuerdo A La Frecuencia De Entrada:

• Muy Frecuentes: Si son muy frecuentes es necesario destinarle espacios en la forma.

• Frecuentes: En caso de usarse con frecuentes también es necesarios destinarle un espacio en la forma.

• Poco importantes: Si son de poco uso no es necesario destinarle espacio en la forma.

Selección De Entrada De Datos:

Los datos deben ser distribuidos adecuadamente dentro de las tres partes del formato (Encabezado, Cuerpo y Cierre) para que la trasmisión de información sea efectiva. Por lo tanto es necesarios ordenar la entrada de datos de acuerdo al orden de salida; es decir, se debe cruzar las salidas de información de una forma con la entrada de otra.

Determinar espacios para completar cada uno de los datos:

Para que tengan espacios apropiados, tanto verticales como horizontales, es indispensable preparar con anticipación un proyecto o diseño de la forma con todas las entradas anotadas en el como guía. Después de decidir la mejor frecuencia para la aprobación de los datos se atrasa nuevamente la forma y enseguida se determina el ancho mínimo de cada columna y casilla, preferiblemente en milímetro.

Se suman y se comparan con el espacio disponible (aquel que está encerrado entre los márgenes) teniendo cuidado de que no sobre pase el espacio, si sobra es necesario aumentar el ancho de las columnas que puedan aprovecharlas.

Clasificación de los datos de acuerdo al espacio al requerido por cada uno:

El objetivo de esta fase de trabajo es el uso racional del espacio para evitar el desperdicio, a fin de obtener una forma funcional y de espacios agradables. Durante su ejecución se agrupan los datos de acuerdo a características bien definidas.

- Los datos que requieren de espacios para escribir aquellos correspondientes a la información que necesitan varias líneas. Por ejemplo:

Nombre y apellidos:

_________________________________

_________________________________

- Aquellos que pueden llenarse en un solo cuadro: se refiere a los datos que recopilan informacion solo seleccionando con un relleno o una X.

Sexo:

masculino

femenimo

- Datos que requieren de espacios o cuadros: corresponde a aquellas que se expresan con códigos.

Numero de cuenta

- Datos que requieren de espacios de columnado: se emplea cuando la forma requiere operaciones de cálculo o listados.

Código

Descripción

Precio Unitario

Cantidad

Presentación: Toda forma no solo debe corresponder a las exigencias técnicas de la organización que la requiera, sino que también debe ser de aspecto agradable y fácil utilización, por esta razón es necesario considerar los siguientes aspectos.

Vocabulario: Debe ser preciso, evitar las abreviaturas o las frases incompletas que puedan ser mal interpretadas, los títulos deben ser concisos indicando con claridad el objeto de la forma. El nombre de la compañía deberá subordinarse con el nombre de la forma aunque también podría imprimirse en la base superior que se tenga destinada para los datos de archivos y otros seriales de identificación.

Tipo de letra: Debe ser muy clara y estilo muy sencillo, invariablemente se utiliza letra de molde y se utiliza el uso de letras cursivas, cuando se identifican espacios muy importantes se utilizan letras en negritas.

Tamaño del papel: Es conveniente en toda clase de forma, limitar el tamaño de la hoja del papel de 22x28cms (cartas) o 22x31 (oficio) resultado tamaño carta más económico, fácil de procesar, almacenar y archivar.

Número de copias: Para cada formato se establecerá el número exacto de copias que esta que está especialmente en el procedimiento.

Tipo de papel: Debe ser adecuado para el propósito del formato resistente al uso y a las correcciones.

Método de reproducción

Se adoptara aquel método que no solo sea el más adaptable a las necesidades sino aquel que resulte más económico. Entre ellos se encuentran:

- Carbón Brillante: se puede usar varias veces.

- Carbón desechable: se utiliza una sola vez.

- Auto Copiante o Químico: son aquellos impregnados de ciertas sustancias químicas que permiten la reproducción sin hojas adicionales del papel carbón.

- Con Espacios Carbonizados: presenta carbón solo en los espacios que requieren ser reproducidos.

Tipos de impresión: Es necesario utilizarse un solo color de tinta a menos que exista una razón plenamente sustentada, podrían utilizarse tintas y papeles de colores diversos pero la tinta negra es la más adaptable para la mayoría de las formas.

Rayado: Los formatos son más fáciles de leer y llenar cuando se emplean variaciones en las separaciones de las columnas de las mismas categorías y líneas gruesas o dobles entre diferentes categorías.

Disposición de las formas:

Para ser más practica la utilización de las formas, facilita su almacenamiento y protege del deterioro del uso inadecuado, es necesario acordar con la topografía, el tipo de disposición y embalaje en que debe ser entregada; algunos tipos de alternativas son:

Hojas Sueltas: son embaladas por la tipografía en resma de hoja de idéntica impresión, mismo color