Formularios y Registros de Contabilidad Importancia de controlar los formularios.

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Para realizar un inventario de formularios se pueden considerar los siguientes parámetros de clasificación:

- Por áreas o secciones.

- Por tamaños.

- Por cualquier característica física.

- Formales e informales.

Análisis de formularios

Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que estén utilizando de manera formal e informal, debe evaluarse su utilización. Un formulario consta de dos partes desde el punto de vista de la información que posee:

- Información impresa o fija.

- Información variable o para rellenar.

Cuando se lleva a cabo el análisis de los formularios, es necesario relacionarlo con los procedimientos a los cuales están asociados.

El análisis los formularios debe conducir a una de las siguientes decisiones:

- Formas que deberán eliminarse.

- Formas que deben combinarse.

- Rediseño de una forma.

- Creación de una forma.

- Continuación de la forma.

5.4. Clasificación de Formularios.

La clasificación de los formularios, es un proceso por medio del cual se efectúa una agrupación de los formularios con base en un criterio específico. Puede ser hecha en base a diferentes criterios:

Con base en el organigrama de la empresa: se clasifican los formularios por cada una de las áreas en la estructura de la organización.

Grado de intervención de un computador: los formularios pueden clasificarse tomando en cuenta la utilización de un computador para su elaboración.

Con base en su tamaño: cuando se clasifican bajo este esquema, las medidas se establecen basadas en las normas emitidas por ISO, organismo internacional para la normalización.

Con base en su propósito: estos deben ser ubicados tomando en cuenta el objetivo para el cual fueron diseñados, de esta manera podemos tener formas para:

- Registros contables

- Efectuar solicitudes

- Comunicar ordenes

- Análisis

- Elaboración de informes

- Registrar operaciones diferentes a las contables

Con base en el número de copias: en este caso los formularios de agrupan con base en las copias que contiene cada formulario.

- Combinación de las anteriores

5.5. Codificación de formularios.

Una vez que las formas son clasificadas deben ser codificadas con base en los métodos, los métodos más utilizados para codificar los formularios son:

- Método nemotécnico

- Método de bloques

- Método alfabético