Fundamentos de administración y compras

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- Establecer conexión: se adquiere el servicio se implementa el software y el hardware necesario y se estableces conexión a través de internet o intranet con los servidores conectados (proveedores y clientes).

- Catalogo: Se definen los catálogos con los precios convenidos, este proceso puede durar meses para ser concretado y puede estar sujeto a modificaciones.

- Requisición: se realiza un pedido al proveedor.

- Ciclo de aprobación: para aprobar el pedido, este pasa por una serie de filtros que analizarán la requisición.

- Orden de compra: una vez aprobado el pedido se realiza una orden de compra en la cual el proveedor y el cliente se apegaran a los procedimientos previamente negociados (por ejemplo, en caso de ser proveedores internacionales).

- Seguimiento de compra: se le dará seguimiento a la orden de compra verificando que el pedido llegue en tiempo y forma, notificando y realizando el pago de ser así, o tomando las acciones necesarias de no concretarse.

Segunda parte:

Pasos para concretar una compra a través de un sistema tecnológico integrado de información, dígase, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics

- Negociación previa entre proveedor y comprador

A través de un plan de precios y costos mensual o trimestral se definirá el catálogo de precios, en este plan también se definirían responsabilidades, pagos y sanciones por incumplimiento, y se definirán las clausulas necesarias.

- Introducción de pedidos en internet mediante formularios y catálogos online.

Cuando se detecte una necesidad el requisitor realizara un pedido utilizando el catalogo previamente definido en el cual especificara el volumen del pedido, la necesidad a satisfacer y el monto a pagar, para su análisis por el área designada del departamento de compras.

- Aprobación electrónica

Una vez realizada la requisición, el área designada del departamento de compras se encargara de analizarla y otorgar una decisión, de ser aprobada, el área se encargara de liberarla para continuar con el proceso de compra y que el sistema la haga llegar al proveedor.

- Recepción de la notificación por el proveedor y entrega del pedido

Una vez recibida la notificación, el proveedor se encargara de suplir el pedido y enviarlo de acuerdo a los términos establecidos, de no concretarlo de forma correcta, el proveedor puede ser sujeto a sanciones acordadas por parte del cliente.

- Introducción de acuse de recibo y generación de pago electrónico al proveedor

Recibida la mercancía en tiempo informa el proveedor debe de encargarse de notificar al sistema para liberar el pago de acuerdo a los términos previamente establecidos, de no realizar este procedimiento en tiempo y forma, el cliente puede ser sujeto a sanciones por parte del proveedor.

Conclusión:

Finalmente, concluyo en que el e-procurement es un proceso de decisión estratégico que sirve para suministrar al área de compras (así como otras áreas) herramientas digitales y software para desempeñar sus funciones de una forma más integrada a través de procesos de red, eliminando los largos tiempos y errores comunes del proceso clásico de compras.

Este proceso puede aplicarse a nuestras actividades laborales tomando las mismas decisiones estratégicas, reflexionando las distintas necesidades, por ejemplo si requiero de inventarios siempre surtidos, la mejor decisión de compra debe de ser un ERP, de esta forma optimizamos procesos.