GESTIÓN DE COSTOS Y PRESUPUESTAL

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Por ello es de vital importancia el establecimiento de un adecuado sistema de costos para las empresas que presten servicios o elaboren productos de cualquier naturaleza. Estos sistemas constituyen la base para obtener información confiable sobre los costos por producto o servicio y por ende, para fijar los precios.

El costeo es el punto de partida de la preparación de presupuestos. Con base en esta información y la obtenida en forma específica de algunos rubros del balance como inventarios, cartera y proveedores es posible realizar proyecciones sobre la situación financiera de la entidad (Preparación de estados financieros proyectados) y la preparación de pronósticos de flujos de fondos, instrumentos muy importantes para la evaluación de la gestión empresarial por parte de la gerencia financiera.

La planificación y control total de utilidades, denominado también presupuestación gerencial o presupuestación total, se define ampliamente como un enfoque sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades de la administración de planificación, coordinación y control.

Específicamente comprende el desarrollo y aplicación de:

- Los objetivos generales y a largo plazo para la empresa,

- La especificación de las metas de la empresa

- Un plan de utilidades a largo plazo desarrollado en términos generales,

- Un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades correspondientes (divisiones, productos, proyectos)

- Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas.

- Procedimientos de seguimiento.

En el concepto de presupuestación están implícitos el realismo, la flexibilidad y la atención continua de las funciones administrativas de planificación y control. Esta definición reconoce a la administración como el factor crítico de éxito a largo plazo de la empresa.

Igualmente está implícito que un administrador competente puede planear, manipular y controlar en gran parte las variables pertinentes que dominan la existencia de la empresa. En numerosas entidades la presupuestación total se ha identificado como un estilo de administrar.

Este enfoque está centrado en un concepto racional y sistemático que tiene su génesis en la administración por objetivos y en la flexibilidad realista de la ejecución del proceso administrativo.

Bajo la filosofía de la presupuestación total se ponen en práctica aspectos fundamentales de la administración científica como la administración por objetivos, la comunicación eficaz, la administración participativa, el control dinámico, la retroalimentación continua y la contabilidad gerencial.

La presupuestación total tiene como su principal orientación la movilización eficiente de la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y metas.

La presupuestación no debe considerarse como una técnica separada, por el contrario, supone la integración de numerosos enfoques y técnicas tales como pronóstico de ventas, sistemas de cuotas de venta, presupuestación de capital, análisis de flujo de caja, análisis de costo - volumen - utilidad, costos estándar, planeación estratégica, planeación de producción, control de inventarios, planificación del talento humano y control de costos.

II. LA CONTABILIDAD Y LOS PRESUPUESTOS

La planificación y control de utilidades, soportada en la presupuestación adecuada y oportuna de cada uno de sus elementos, tiene una estrecha relación con la contabilidad de la empresa, sin embargo no puede calificarse como una técnica contable, por el contrario, se define como un sistema administrativo.

La planificación y control de utilidades tiene relación con la contabilidad en los aspectos siguientes:

- La contabilidad proporciona entradas de datos históricos (generalmente cuantitativos) que son particularmente apropiados para propósitos analíticos en el desarrollo de planes empresariales.

- El componente financiero de un plan de utilidades está generalmente estructurado en un formato contable.

- Los datos reales utilizados en la medición de resultados son proporcionados en gran parte por el sistema contable. Un programa de planificación y control de utilidades puede ser desarrollado y adaptado a cualquier sistema contable en particular.

III. LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA

La contabilidad surge como una respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues proporciona suficiente material informativo sobre su evolución económica y financiera, lo que permite tomar decisiones que contribuyen a una administración óptima de la entidad.

El Estado ejerce un control sobre las empresas a través de la contabilidad, por ello exige llevar libros, registros y soportes de contabilidad.

Nuestro Código del Comercio establece en el Art. 19, numeral 3o. que: “Es obligación de todo comerciante llevar contabilidad de sus negocios conforme a las prescripciones legales”. En el Art. 69 se establece que: “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del código y demás normas sobre la materia”.

Concepto de contabilidad

Contabilidad es la ciencia que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

Objetivos de la contabilidad

- Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desarrollo económico y financiero de la empresa.

- Establecer en términos monetarios, la cuantía de los derechos y obligaciones y del patrimonio que posee la empresa.

- Llevar un control de todos los ingresos y egresos.

- Facilitar la planeación, por cuanto no solamente debe informar sobre los hechos económicos realizados sino tener connotación de predicción.

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