Guia teórica de asientos contables

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A continuación se observa un ejemplo de la estructura del libro diario y su correspondiente descripción.

Estructura del libro diario

Folio Nº 1

Fecha

Detalle

Ref.

Debe

Haber

Columna de la fecha: Se utiliza para colocar el día, mes y año cuando se realizó la transacción.

Columna del detalle: En ella se anotan las cuentas deudoras por el debe y acreedoras por el haber que constituyen el asiento contable, además debajo de cada asiento se debe escribir un resumen para explicar la transacción realizada. En esta columna se anota una serie de datos importantes como lo son:

Número de asiento. El número que se coloca en esta columna debe ser progresivo, comenzando con el asiento de apertura.

Nombre(s) de la(s) cuenta(s) de cargo. El nombre de las cuentas de cargo debe anotarse inmediatamente debajo de la fecha.

Nombre de las cuentas de abono: El nombre de las cuentas de abono deben registrarse debajo de las cuentas de cargo, dejando una pequeña sangría.

Redacción. En este espacio se registra debajo de cada asiento se debe escribir un resumen para explicar la transacción realizada

Columna de la referencia: Permite realizar en ella el cruce de información entre el libro diario y el libro mayor (cruce de referencias). En la columna de referencia del libro diario se debe indicar el número de folio del libro mayor donde se localizan cada una de las cuentas registradas en el asiento del libro diario.

Columna Debe: En esta columna se anota la cantidad expresada en términos monetarios de cada una de las cuentas que se afecten por el Debe en cualquier asiento contable.

Columna Haber: Se utiliza para anotar la cantidad expresada en términos monetarios de cada una de las cuentas que se afecten por el Haber en cualquier asiento contable.

A este libro diario también se le denomina Libro de dos Columnas, debido a que contiene las dos columnas Debe y Haber, elementos que explican gran parte del principio de la partida doble. "Cada transacción se registra en el diario en orden cronológico, es analizada en sus elementos de cargo (debe) y de abono (haber) y es totalmente segregada de cualquiera otra transacción.

Cada asiento menciona los nombres de las cuentas que deben cargarse y abonarse, el monto en Bs. de cada cargo y abono y un detalle explicativo de la transacción. El asiente debe estar balanceado para que sea correcto, por lo que en todo momento, la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos. Por lo tanto, el diario proporcionará un historial cronológico de la empresa" RINCÓN, (1995. p. 73-74).

- Libro Mayor

El Mayor puede definirse como el libro de contabilidad que se utiliza para registrar en forma resumida y cronológica el movimiento particular de cada una de las cuentas que constituyen parte de la estructura contable de cualquier empresa.

En el libro mayor se registran los aumentos y disminuciones que sufren todas las cuentas causado por las transacciones que realiza la empresa. En cada folio del libro mayor se localizará una cuenta, donde se registrarán todas las transacciones que motiven aumentos o disminuciones en las mismas (débitos o créditos), así se podrá determinar el saldo de cada cuenta en una fecha histórica o en la actualidad.

El libro mayor es denominado Libro de Segundas Entradas, en el se registran todas las transacciones anotadas en el libro diario, pero llevando los registros a cada una de las cuentas en forma individual. Los cargos y abonos realizados a las cuentas en un asiento en el diario, deben ser transferidos igualmente como cargos y abonos a las cuentas respectivas en el libro mayor.

“Las operaciones registradas en el diario se transfieren al Mayor General. Este procedimiento se denomina "pase al mayor", pasar al mayor significa traspasar las cantidades asentadas en el Diario a las cuentas apropiadas del Mayor. Un cargo en el Diario es registrado como un cargo en la cuenta citada del Mayor, un abono en el Diario es traspasado como un abono en la misma cuenta mayor" RINCÓN, (1995, p. 83)

Cuando se desea saber el saldo de una determinada cuenta, debe consultarse el libro mayor, por ejemplo, necesitamos saber cuánto es el saldo de la cuenta Banco para cancelar con un cheque una deuda a un proveedor. Es evidente que si la contabilidad es registrada con eficiencia el libro mayor determina el saldo correcto de la cuenta Banco a una fecha determinada

Es importante comprender la importancia del registro en el libro mayor, como herramienta para el resguardo de la información financiera.

A continuación se presenta otro ejemplo del libro mayor tomado de

A continuación se presenta la Estructura del Libro Mayor

[pic 2]

Folio Nº 5

N° ( ) Nombre de la Cuenta

Fecha

Concepto

Ref.

Debe

Haber

Saldo

En la ilustración anterior se aprecia la estructura del Libro Mayor, el mismo está constituido por 6 columnas, las cuales son:

La columna de la fecha: En esta columna se anotará el día, mes y año cuando se registró y realizó la transacción.

La Columna del Concepto: Se utiliza para anotar de una manera resumida el concepto explicativo de cada transacción realizada.

La Columna de Referencias: Su finalidad es anotar el cruce de referencias con el libro diario. En esta columna del mayor se anota el número del folio y el número del asiento contable registrado en el libro diario.

La Columna del debe: Anota la cantidad expresada en términos monetarios en caso de que la cuenta se afecte por el Debe al momento de registrar un