GUIA PARA LLEVAR LOS LIBROS SOCIALES Y CONTABLES.

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Firma de los miembros de la instancia que convoca

Libro de Asistencia a las Asambleas:[pic 3]

Este libro es el instrumento necesario para constatar el quórum antes de comenzar la asamblea y verificar que se cumpla con lo establecido en los estatutos; en él se debe identificar nombre, apellido, número de cédula de identidad y firma de todos los socios presentes; especialmente esta última por cuanto será la validación de su asistencia en caso de que otra persona sea quien coloque los datos. Como encabezado de cada asistencia se debe colocar los datos de la asamblea como la fecha de celebración y el tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria).

Normas para el llenado:

- La asistencia debe registrarse en el mismo orden en que se asentaron las actas por cuanto deben existir tantas asistencia como asambleas celebradas.

- El libro debe estar disponible en el lugar de celebración de la asamblea para que cada socio coloque por sí mismo sus datos, a menos que no sepa leer y/o escribir es la única excepción para que el directivo responsable del libro (según los estatutos) coloque los datos, pero el socio debe poner su huella digital como validación de su asistencia.

- No dejar espacios en blancos, por lo que las líneas que se dejen entre una asistencia y otra deben ser trazados para evitar escritura posteriores en ellas.

Ejemplo:

Asistencia a la asamblea (indicar si es ordinaria o extraordinaria) de fecha (indicar día, mes

y año).

N° Nombre y Apellido C.I Firma

Libro de Actas de las Instancias:[pic 4]

Cada una de las instancias de la cooperativa (administración, control y evaluación, educación) debe fijar reuniones periódicas para la toma de decisiones referentes a las atribuciones establecidas en los estatutos, y de estas reuniones se debe levantar un acta para que quede constancia de lo discutido y de que están cumpliendo con sus obligaciones.

Normas para el desarrollo de las asambleas:

- Para la aprobación de los puntos de agenda se requiere de la aprobación de una mayoría equivalente a la mitad más uno (51%) de los miembros que integran la instancia.

- Cuando la reunión esté referida a la ubicación en cada cargo de los miembros elegidos por la Asamblea para conformar la instancia, se debe remitir a la Superintendencia Nacional de Cooperativas una copia certificada por la instancia.

Normas para el llenado:

- Las actas deben asentarse en forma cronológica (por fecha de celebración).

- No asentar el acta en el mismo momento de la reunión para evitar las tachaduras y enmendaduras, escribir con letra legible, realizar un resumen de los aspectos discutidos más resaltantes en cada uno de los puntos a tratar y con una buena redacción.

- En cada uno de los puntos a discutir se debe indicar la cantidad de votos con los que son aprobados o no.

- Deben firmar al final de cada una de las actas todos los directivos presentes en la reunión.

- No dejar espacios en blancos, por lo que las líneas que se dejen entre un acta y otra deben ser trazados para evitar escritura posteriores en ellas.

A continuación se muestra un modelo de acta:

ACTA DE REUNION

Acta Nº_____. Hoy, (indicar día, mes y año) siendo las (indicar la hora exacta a.m o p.m.) en (indicar el lugar), se dio inicio a la Reunión del (indicar el nombre de la instancia que se reúne) contando con la asistencia de los ciudadanos: (indicar los nombres y cargos que representan). A los fines de tratar la siguiente agenda (Indicar los puntos a discutir por la instancia que se reúne), Clausura (indicación de la hora en que culmina la reunión)

Firma de los directivos asistentes.

Libro de Registro de Asociados:[pic 5]

En este libro se debe registrar todos los asociados que integren la cooperativa, en él se debe identificar nombre, apellido, número de cédula de identidad, domicilio, fecha de admisión, separación o exclusión, certificados suscritos y los pagos efectuados. Se recomienda utilizar un libro con el mayor número de folios y asignar uno para cada asociado por cuanto representa su hoja de vida en la cooperativa.

Normas para el llenado:

- Los asociados deben registrarse en el mismo orden en que van formando parte de la cooperativa, es decir, primero debe aparecer los socios fundadores y sucesivamente las personas que van ingresando.

- Cuando un asociado se retire de la cooperativa se debe inutilizar las líneas que queden en blanco.

Ejemplo (suponiendo que los estatutos establecen que cada certificado tiene un valor de Bs. 100.000 cada uno y será cancelado el 10% en el momento de la suscripción y el resto en un año):

Folio 1

Nombre y apellido: Juan Pérez, C.I. N° X.XXX.XXX, Domicilio: Av. Libertador con calle

Elice, Edif. Nuevo Centro, Piso 5, Chacao, Estado Miranda, Tlf.: XXX.XX.XX

Fecha de Ingreso: 15/01/2003 Fecha de Egreso:

Certificados Suscritos: 1 por Bs. 100.000 Pagados: Bs. 10.000 (15/01/03)

Bs. 10.000 (30/01/03)

Bs. 50.000 (30/06/03)

Bs. 30.000 (31/12/03)

Folio 2

Nombre y apellido: Carlos Sánchez, C.I. N° X.XXX.XXX, Domicilio: Av. Libertador, Edif.

Caribana, Piso 10, Chacao, Estado Miranda, Tlf.: XXX.XX.XX

Fecha de Ingreso: 15/01/2003 Fecha de Egreso:

Certificados Suscritos: 1 por Bs. 100.000 Pagados: Bs. 10.000 (15/01/03)

Bs. 10.000 (15/02/03)

Bs. 50.000 (15/07/03)