ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE EVENTOS – 1º PARCIAL. CLASIFIACION DE EVENTOS

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- METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS - 4 ETAPAS (Monferrer)

- PRE CONGRESO

Hay dos pilares fundamentales:

- Fabricación del Congreso

En esta etapa se arma el producto Congreso, hay que tener en cuenta:

Fecha

- Disponibilidad de la sede

- Ver que en ése mes no haya congresos similares que quiten público (ver en calendario de congresos)

- Recordar temporadas altas de congresos y evitar fechas vacacionales o religiosas

Sede

- Por lo general se realizan en hoteles 4y5 estrellas o centros de convenciones (se debe informar sobre otros hoteles para hospedaje)

- Acorde al target que apunto

- Todos los alimentos y bebidas deben ser del hotel

Reunión Comité Organizador

- Participa el OPE, son más frecuentes a medida que se acerca el evento

- Son reuniones estructuradas que se llevan a cabo con la “orden del día” (punteo de temas a tratar)

- A veces se dejan asentadas en libro de actas

Análisis del Financiamiento

- Primero se debe saber cuál es el objetivo comercial de la entidad:

- No gana ni pierde dinero

- Gana dinero

- Se realiza el evento como inversión

- Se realiza un análisis de:

- Presupuesto de gastos (se realiza un punteo de los mismos):

.Sede+catering de los disertantes

.Disertantes (honorarios y traslados)

.Servicios a contratar

.Materiales

.Promoción

.10% de imprevistos

.Honorarios de OPE, pueden ser: fijo / a porcentaje / congreso llave en mano (se ocupa de toda la organización el OPE, corre con todos los gastos pero se queda con todos los ingresos, es la menos común).

- Estimación de recursos (proyecta a futuro la cantidad de $ que va a ingresar y cómo)

- A través de la cuota de inscripción:

Hay diferentes categorías de inscriptos, no todos abonan igual: -Asociados a la entidad

Locales

No asociados

Extranjeros

Estudiantes

Becados

Para fijar el precio hay que evaluar el mercado, ver qué servicios incluye (coffee, cocktail) y el target al que apunto.

- A través de sponsors

Son empresas que participan comercialmente con:

-Canje (de cosas materiales ej: maletines con su publicidad)

-Dinero (pone dinero a cambio de publicidad)

- A través de la exposición paralela

Las empresas expositoras tienen que estar relacionadas con la temática del congreso.

Se venden espacios para que empresas relacionadas con la temática del congreso monten stands para promocionar sus productos o servicios, hay que tener en cuenta:

.Donde voy a montar la exposición paralela (foyer? salón contiguo?)

.Una vez determinado el lugar, hay que ver cuantos stands entran, se realiza una planimetría

.Se pone un precio al metro cuadrado

.Comercializo los stands a las diferentes empresas

.Hay que garantizar que el público vaya a los stands

.Cuando las dimensiones no dan para que la exposición se realiza en el foyer, se hace en el salón contiguo y el coffee break se realiza allí pata atraer el público.

- Subsidios: aportes de entidades (son escasos)

- Aportes de la entidad internacional que avala: el dinero que aportan por lo general está destinado a la mejora en la calidad del servicio del congreso. (ej. pagar coffee break mas completo, pagar mejor transportes a los vicitantes)

Programa Técnico o Académico

Se encarga de la temática, disertantes y como se van a llevar a cabo los temas. Se ocupa de:

- Programa preliminar: contiene temas centrales en general, posibles invitador, no da información específica. (siempre es preliminar hasta llegar al programa difinitivo que se da el dia del evento)

- Programa Oficial o Difinitivo: es el que se presenta el dia del evento

- Call for papers: dentro de los programas preliminares, es una invitación (si lo desean hacer no es obligacion) que se le hace a los participantes del congreso a presentar un trabajo de investigación bajo ciertas formas y condiciones, debe estar aprobado por el comité academico.

- Abstracts: resumen del trabajo en su extensión de investigación que el participante debe hacer llegar

- Trabajos aceptados por el comité:

- Sesiones plenarias: El autor lee su trabajo en sesión plenaria, cuando están todos los participantes presentes. (están escuchando lo mismo o en el mismo salón)

- Sesión de posters: se destina un salón para mostrar los trabajos, El autor está presente y habla de su investigación.

puede ser de 2 maneras: ubicados en un lugar tranquilo)

- Paneles impresos

- E-posters (electrónico)