CONTENIDO PRIMER PARCIAL LOGISTICA PARA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

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Aquí lo importante es contextualizar: si el evento es a manteles, contratar a un chef de reconocida trayectoria, convierte la comida en protagonista principal. Y si es un coctel, el lugar y los artistas invitados, así como las bebidas serán la clave. Sin embargo, producir un evento memorable va mucho más allá de todo esto: lo que cuenta es lo que usted haga y la forma como reaccionen sus invitados a las cosas que van sucediendo. Lo más importante es que en los eventos suceda algo memorable.

COMO HACER PARA QUE LOS INVITADOS SE SIENTAN BIENVENIDOS?

El factor primario para darle colorido a un evento es el que los invitados estén satisfechos, pues así guardarán los mejores recuerdos. Para lograrlo es indispensable contratar un excelente personal de servicio.

Suministrar un buen servicio significa atender de manera delicada y oportuna a sus invitados, evitarles largas filas o incomodas esperas. Por ello es esencial que los miembros del equipo de apoyo y personal de servicio cumplan a cabalidad con su función; desde el que registra a los invitados, hasta el que dirige y controla la producción del evento.

La amabilidad y un entrenamiento exigente son determinantes. Recuerde que el staff de su evento se convierte en un representante de su compañía ante sus clientes, quienes siempre deben sentirse bienvenidos.

LA ORGANIZACIÓN COMO MARCO DE TRABAJO:

Durante el proceso de diseño y planeación, la imaginación y la creatividad pueden volar, pero cuando llega la hora del evento no hay sustituto que elimine las planillas de trabajo detalladas y las listas de chequeos, pues actúan como mapas guías, y les permiten estar atentos a todos los detalles que conforman su evento, para así ponerse al tanto de los recursos y servicios que se requieren para planear su próximo evento.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Y STAFF EN EL DESARROLLO DE LOS EVENTOS:

Desde un pequeño establecimiento que suministra servicios de atención de restaurante y bar hasta un hotel de categoría 5 estrellas, su estructura se basa en 4 apoyos fundamentales: cocina, servicio, bar y eventos o banquetes, siguiendo los lineamientos de una organización de Alimentos y Bebidas o departamento de Alimentos y Bebidas.

Cocina: Con el siguiente staff: Chef Ejecutivo, Chef Operativo o Subchef, Cocineros de rango, ayudantes de cocina, jefe de stewards, supervisores de stewards, stewards.

Servicio: Maitre, Sommelier, Capitanes de meseros, meseros, ayudantes de meseros, hostess.

Bares: Jefe de bares, barmans o bartender, barmaid, ayudantes de bares.

Eventos o banquetes: Jefe de banquetes, asistente de banquetes, supervisores de banquetes, secretaria, técnicos de ayudas audiovisuales, jefe de montaje, operarios de montaje.

CONCEPTOS GENERALES SOBRE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ESPECIALES:

PROTOCOLO:

El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres. Pero el protocolo tiene que complementarse para cubrir todas las necesidades que requieren el conjunto de actividades que tienen lugar cuando en los actos oficiales se realizan otra serie de actividades que se deben regular y organizar. Las actividades públicas que realizan las autoridades tienen más componentes que el mero protocolo.

Por lo tanto hay que buscar otros conceptos que sirvan de complemento al campo del protocolo. Y por ello surgen términos como etiqueta o ceremonial, entre otros. Etiqueta es "el ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se debe guardar en las casas reales y en actos públicos solemnes" o bien "la ceremonia en la manera de tratarse las personas particulares o en actos de la vida privada, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad". Y ceremonial es "el conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne" y se asienta sobre la sólida base del principio jurídico de la igualdad natural de los estados.

Este conjunto de términos, protocolo, etiqueta y ceremonial, nos dan las bases fundamentales para la preparación, organización y ejecución tanto de actos oficiales como de actos privados. No obstante, cuando hablamos de protocolo se puede dar por sentado que, en muchos casos, nos estamos refiriendo a estos tres términos cuando hablamos en general del Protocolo (con letras mayúsculas). El término protocolo ha absorbido en sí mismo las tres acepciones dadas anteriormente y por la tanto suele ser representativo de las tres definiciones dadas con anterioridad. Aunque no debemos olvidar que cada término tiene su propio significado y función.

El prestigioso profesor y experto en protocolo Señor Vilarrubias define al protocolo con dos palabras: es una ciencia y un arte. Una ciencia que trata temas referentes a la diplomacia, la historia, la heráldica, etc. y un arte que trata de conjugar la armonía, la estética, el estilo, etc.

Para otro de los grandes autores y experto en protocolo, Don José Antonio de Urbina, el protocolo es el arte y la técnica de crear las formas necesarias para que la acción del Estado se realice dentro de unos términos o cauces adecuados, en lo que a las necesidades del Estado requiere en la organización y desarrollo de los actos.

El protocolo, como término concentrador de otros afines, se puede definir como el conjunto de técnicas (basadas en normas, leyes, usos y costumbres) necesarias para la correcta organización y desarrollo de actos, bien sean públicos o privados, y la buena consecución final de los mismos.

Tal y como se indica a muchos de nuestros consultantes, el protocolo, salvo el aplicado basado en la ley para los actos oficiales, no impone sino que aconseja y da unas pautas básicas a seguir si se desea la correcta organización y desarrollo de un acto.

ETIQUETA:

Es el conjunto de normas que rigen nuestra conducta social y profesional que nos permiten hablar, compartir y hacer negocios de manera cómoda y fluida. La esencia de la etiqueta es la gentileza, la decisión de no ofender a nadie, comportarse con sinceridad, usar el suficiente tacto ante cualquier circunstancia.

PRINCIPIOS BÁSICOS DEL