PRESUPUESTOS DEFINICIÓN Y CONCEPTOS

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LA IMPORTANCIA DE ELABORAR UN PRESUPUESTO PERIÓDICO:

Una de las partes de la organización empresarial que menos atención se les presta es la elaboración de un presupuesto periódico, ya sea semanal, mensual o anual; pero a su vez solucionaría ciertos problemas de planificación financiera que se van presentando a diario en la actividad empresarial.

Hay que comprender que ruta trazada es una proyección que hay que seguir, pero que a la vez, pueden existir imprevistos que harán que se produzcan desviaciones.

También hay que comprender que el presupuesto es la estimación que más debe acercarse a la realidad, para una gestión eficaz de la empresa.

Las pequeñas y grandes empresas pueden presentar muchos problemas financieros, los cuales pueden llevar al fondo de un abismo a una empresa si no gestionan de manera correcta, en este sentido la elaboración de un presupuesto es clave.

Dentro del presupuesto se definen los recursos que se utilizarán para cumplir con los términos financieros. El presupuesto permite tener un control de los ingresos y gastos en un periodo determinado, de esta manera permite tener una estimación de los Estados Financieros de la empresa y poder realizar inversiones futuras, las que no podrían llevarse a cabo de otra manera.

No tener un presupuesto o no seguirlo de forma estricta, implica tener un descontrol de los ingresos y gastos de la actividad diaria de la empresa. De igual forma si se realiza un presupuesto poco realista o con prioridades mal definidas, se pueden producir desequilibrios en los negocios.

El presupuesto reduce la incertidumbre, y supone un reto de mejora empresarial continua para el empresario, el que trata de equilibrar de la mejor forma posible los ingresos y gastos; es por todo lo señalado que es de vital importancia la elaboración del presupuesto para la empresa.

PERIODO, RESPONSABILIDAD Y METODO DE PREPARACIÓN DE UN PRESUPUESTO:

El periodo de un presupuesto no deberá ser más largo de lo que razonablemente pueda resultar de un pronóstico adecuado. En la mayoría de las empresas es de un año, sin embargo en otras podrá haber más de uno por año debido a las temporadas de negocio a las que se dedique la empresa. En algunas empresas se podrán hacer cálculos a largo plazo, es decir, de 5 a 10 años, esto se da particularmente en aquellos casos, en los cuales se ven involucradas grandes cantidades de dinero en ampliaciones y estas no puedan ser realizadas rápidamente.

La responsabilidad del presupuesto, está a cargo de cada jefe de departamento, ya que este deberá proporcionar la información necesaria de su área, al gerente general de la empresa, quien deberá interesarse en él, seguirlo y darle toda la ayuda que necesitará de tiempo en tiempo para hacerlo efectivo. No se puede esperar tener éxito, si el presupuesto se deja en manos de un empleado que tenga poca o ninguna influencia en la empresa. Por lo general, se responsabiliza del presupuesto al tesorero o contralor de la empresa, y también, a veces al ayudante del presidente, quien suele ser el jefe de presupuestos de la empresa.

El método de preparación del presupuesto, consiste en que el jefe de presupuesto reunirá la información que ayude a determinar la perspectiva del negocio, dicha información deberá ser considerada por la junta de presupuesto, la cual está compuesta por los principales jefes de la empresa, en dichas reuniones se establecerán los sistemas generales, como así también se trazarán planes coordinados. Como por ejemplo; establecer el sistema de compras y almacenamiento, así también el sistema de precios; tipos de publicidad y cantidades que se invertirán en ellas; aumento de personal de ventas, etc.

Toda la información obtenida por la junta de presupuestos, deberá ser transmitida a los jefes de departamentos, quienes usarán la información sobre costos de periodos pasados, otorgada por el departamento de contabilidad, empezarán a trabajar sobre sus propios presupuestos departamentales.

Los presupuestos departamentales serán presentados por el jefe de presupuestos a la junta de presupuestos, quienes discutirán sobre los distintos presupuestos, coordinarán y los promulgarán con la firma del presidente o jefe de presupuestos. Se entregará una copia a cada departamento con la debida anticipación a la fecha de comienzo del presupuesto y así puedan ponerlo en práctica en el mismo momento en que debiera comenzar.