Sus metas máximas y mínimas: la banda en la cual se moverá durante la negociación

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Cuidado con el ego. Hable bien de su trabajo y de su empresa, pero no de imagen de pedante. Evite criticar a la competencia.

- Estudie el estilo, ritmo y la forma de hablar de su interlocutor. Busque adaptarse a él. Si no le es expresamente permitido, jamás tutee a nadie de entrada.

- Evite la verborragia, mida cuidadosamente sus expresiones, y prefiera un dialogo conciso y directo.

- A medida que avance en su exposición, o cuando exponen sus interlocutores, observe las actitudes. ¿Están a la defensiva, con los brazos cruzados? ¿Se tocan la oreja cuando hablan? Puede ser un indicio de que no están seguros de lo que dicen, o de cumplir lo que prometen.

- Mientras usted expone, ¿Su interlocutor se aprieta la nariz con los dedos, en señal de rechazo a lo que le propone? Observe y actué en consecuencia. Su postura corporal y sus gestos dicen mucho de usted. De hecho, en ocasiones contradicen lo que cree afirmar con palabras.

- Escuche más, hable menos. Escuchando se aprende. Usted debe detectar lo que para su interlocutor es prioritario a la hora de decidir ; debe saber cómo piensa, evalúa y juzga las cosas; a qué le da importancia y a qué no; cuáles son sus proyectos y estrategias, y muchos otros detalles que le servirán para ajustar su oferta.

- Si usted es el que habla, todo eso se le escapará. Deje que exponga sus ideas. No lo interrumpa. Aproveche las pausas para asentir, e introducir alguna pregunta o acotación. Demuestre genuino interés en escucharlo y entenderlo.

- Al preguntar, utilice las dos formas clásicas: preguntas abiertas y cerradas. Las primeras posibilitan que su interlocutor se exprese con amplitud sobre ciertos temas.

- A usted, ello le permitirá detectar lo que evita decir, los puntos que prefiere no tratar, ciertas omisiones significativas, y las contradicciones que surjan a lo largo de su respuesta. Un ejemplo de pregunta abierta: “¿Qué le parece este asunto?”.

- Analice las respuestas y establezca o modifique el curso de su planteo posterior.

- ¿Hay que aclarar ciertas dudas? ¿Se debe hacer hincapié en algunos puntos que deliberadamente han quedado oscuros?

- A su vez, las preguntas cerradas tienden a obtener preguntas cerradas tienden a obtener respuestas cortas, del tipo “si” o “no”, para verificar si ésta en el camino correcto o va logrando aprobación respecto a lo que dice. Dos ejemplos: “Entonces, ¿estamos completamente de acuerdo con este plazo?; “Hasta aquí, ¿vamos bien?”. Cada tanto, solicite a su interlocutor una confirmación sobre lo que usted ha expuesto. Así avanzará en un conjunto de puntos consensuados.

- Exponga cada tema de manera clara y sintética, siempre apoyado en datos contrastables. Muestre convicción. Si no está muy convencido y seguro de lo que dice, ¿cómo pretende que los demás le crean y, sobre todo, acepten sus argumentos? Establezca un tiempo destinado a contestar todas las preguntas o ampliar detalles.

- Prepárese para responder, con elegancia pero sin evasivas, ciertas preguntas difíciles.

- Cuando deba mencionar cifras, prefiera los números redondos, que son más fáciles de recordar, Por ejemplo evite decir: nuestro presupuesto anual es de 123’ 966, 114 pesos.

- Reemplace esa frase por ésta: nuestro presupuesto anual es alrededor de 124 millones de pesos ¿Ha pensado en la manera más conveniente de manejar las objeciones? Un viejo argumento de la negociación sostiene que quien no tiene interés en una propuesta, no pregunta ni cuestiona nada; permanece inmutable y callado unos segundos, hasta que dice “No” y da por terminado el asunto. En cambio, la persona que cuestiona algo, en realidad puede esperar que usted mejore ciertas condiciones de la propuesta, que la enfoque de otra manera o resuelva interrogantes que han quedado sin responder.

- Nunca hay que considerar negativamente las objeciones; lo aconsejable es detenerse el tiempo que sea necesario para, en primer término, averiguar realmente a qué obedecen, y luego encarar la manera de resolverlas a satisfacción de ambas partes.

- “Prevea y evalúe la importancia que el tiempo, el cansancio y el esfuerzo de prestar atención pueden hacer en el ánimo de su interlocutor”.

- Evite dispersarse con detalles innecesarios y, sobre todo, perder tiempo y aburrir a su interlocutor. Si debe encarar conversaciones con un alto directivo, no le comente ciertos aspectos que carecen de relevancia para la cuestión esencial que ambos tienen entre manos. Concéntrense en lo importante .lo tiene en mente? Muy bien, expóngalo utilizando las herramientas que usualmente emplea su interlocutor. Un buen gráfico y un escueto resumen de pocas líneas pueden convertirse en sus mejores aliados: utilícelos.

- Acostúmbrese a resumir en una frase sus argumentos. Por ejemplo: contamos con oficinas en las 12 regiones del estado.

- Ante situaciones tensas, mantenga la calma. Usted es un profesional negociando un acuerdo, y sabe perfectamente que, a medida que transcurre el tiempo o se dilatan excesivamente las negociaciones, por cualquier causa pueden surgir ciertas actitudes agresivas. Si ése es el caso, nunca intente forzar un cierre, ni presione a la otra parte. Busque aliviar la presión. Intente distender el ambiente. Muchas veces es preferible hacer un receso, darle tiempo a su interlocutor para que se serene, y luego volver a encarar las conversaciones. Pero nunca se encolerice, ni plantee reproches.

- Ajuste su propuesta a las necesidades y expectativas de su interlocutor, destacando los beneficios que éste obtendría al concretar el acuerdo. No seda en asuntos que pueden ser percibido que se inflaron para facilitar la negociación.