TÉCNICAS PARA IDENTIFICAR PROBLEMAS Y ENCONTRAR SOLUCIONES

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El Collage es una representación de la comunidad deseada por sus habitantes, mediante recortes de periódico o revistas. Es la visión compartida de la comunidad ideal. También se puede usar para motivar la superación personal.

ÁRBOL DE PROBLEMAS

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Es una herramienta visual de análisis que se utiliza para identificar con precisión una situación negativa o problema, el cual se intenta solucionar mediante la intervención de un proyecto, especificando las causas y los efectos. Se deben tener claros los dos últimos conceptos. Una causa es un motivo, razón, fundamento u origen de una situación determinada. Yel efecto es la consecuencia o el resultado de una causa. Por ejemplo si alguien recibe un golpe y se le hace un hematoma, el golpe es la causa de la lesión y el hematoma es la consecuencia o resultado.

Una técnica adecuada para determinar las causas y efectos, una vez definido el problema central, es la lluvia de ideas. Esta técnica consiste en hacer un listado de todas las posibles causas y efectos del problema que surjan luego de haber realizado un diagnóstico sobre la situación que se quiere resolver.

MATRIZ FODA

Técnica de planeación estratégica que permite analizar elementos internos o externos de programas y proyectos. Es una de las herramientas esenciales que proporciona la información necesaria para la implementación de acciones, medidas correctivas y la generación de nuevos o mejores proyectos.

Permite visualizar la situación actual de una organización para obtener un diagnóstico preciso que permita tomar decisiones.

Enunciados de las siglas FODA

F= FORTALEZAS. Son todos aquellos elementos internos positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase. También son las capacidades o recursos que tiene una organización para alcanzar los objetivos propuestos. Se pueden plantear las preguntas: ¿Cuáles son las ventajas del proyecto? ¿Qué acciones son positivas?

O = OPORTUNIDADES. Son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.

También son circunstancias favorables que se dan en un momento oportuno para hacer algo. Se pueden plantear las preguntas: ¿Qué oportunidades se tienen para llevar a cabo determinados objetivos? ¿Cuáles son las tendencias actuales que se pueden aplicar en el proyecto?

D = DEBILIDADES. Son puntos frágiles de las organizaciones o problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una estrategia adecuada pueden y deben eliminarse. Se pueden plantear las preguntas: ¿Qué acciones son negativas? ¿Qué se debe evitar? ¿Qué mejoras se pueden realizar?

A = AMENAZAS. Situaciones negativas, peligros potenciales riesgos o vulnerabilidad, representadas por la posibilidad que ocurra un evento adverso que atente contra las organizaciones, proyectos o programas. Las amenazas son elementos externos y provienen de situaciones cambiantes del entorno o imprevistos. Puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder evadirlas. Se puede plantear la pregunta ¿Qué obstáculos se deben enfrentar?

En resumen:

Las fortalezas deben utilizarse

Las oportunidades deben aprovecharse

Las debilidades deben eliminarse y

Las amenazas deben evadirse

FORMATO DE LA MATRIZ FODA

FACTORES INTERNOS

Controlables

FACTORES EXTERNOS

No Controlables

FORTALEZAS

(+)

OPORTUNIDADES

(+)

DEBILIDADES

(-)

AMENAZAS

(-)

DIAGRAMA CAUSA-EFECTO

Llamado comúnmente Diagrama de “Ishikawa” porque fue creado por el profesor Kaoru Ishikawa de la Universidad de Tokio, experto en dirección de empresas interesado en mejorar el control de la calidad. Fue aplicado en Japón por primera vez en 1953 para sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fábrica cuando discutían problemas de calidad. También es llamado “Diagrama Espina de Pescado”porque su forma se parece al esqueleto de un pescado: Está compuesto por una figura (cabeza), una línea principal (columna vertebral), y 4 o más líneas que se integran a la línea principal (espinas principales). Estas últimas poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas (espinas menores), y así sucesivamente según sea necesario.

Este diagrama ayuda a pensar sobre todas las causas de un problema, es efectivo para motivar el análisis, la discusión de grupo, aumentar la comprensión de las dificultades, visualizar razones, factores, identificar posibles soluciones, tomar decisiones y organizar planes de acción.

Para elaborar un diagrama de causa-efecto se siguen estos pasos:

a. Se identifica el problema. Cuando el problema este definido correctamente, se escribe con una frase corta y sencilla, en la figura principal o cabeza del pescado.

b. Se identifican las principales categorías dentro de las cuales pueden clasificarse las causas del problema. Para identificar categorías en un diagrama Causa-Efecto, es necesario definir los factores que dan origen a la situación problemática. Todas las causas principales del problema que se identifiquen, se ubicaran independientemente en una de las espinas principales del pescado.

c. Se identifican las causas asociadas. Después de haber encontrado las categorías principales de causalidad del problema, (por lo regular son aspectos específicos que al estar presentes generan el problema). Se deben identificar si las causas son muy complicadas y si tienen otras causas asociadas, entonces éstas se deberán ubicar en nuevas espinas