Trabajo final de investigación: Sistemas Business Process Model

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El trabajo realizado durante el tiempo que demora el proceso conlleva a un gasto de tiempo e insumos, no solo en la parte operativa sino que también en la administrativa, es de esta manera que se tienen 2 características principales acerca de los procesos:

- Participan e interactúan una o varias áreas de la organización.

- El proceso se realiza debido a la entrada de una orden o evento (Input), le prosiguen “n” acciones o sub-procesos que completen la rutina y por último la finalización del producto o servicio hacia su destinatario (output).

Tipos de procesos

Debido a que las actividades que realice cada organización dependerán de su tipo de negocio, gracias a las fuentes consultadas se pueden mencionar de manera general 4 grandes procesos que conllevan diversos subprocesos y tareas:

- Producción de bienes o servicios según las necesidades de sus clientes.

- Desarrollo de nuevos productos y servicios además de un mejoramiento continúo de la infraestructura de la empresa con el fin de mantener competitividad en el mercado.

- Creación de estrategias y planificación para el negocio.

- Procesos de apoyo en áreas como la financiera e infraestructura que permitan un manejo correcto de los anteriores procesos.

Ciclo de un Proceso de Negocios

Apoyándose en la notación realizada por Pérez y Leonardo (s.f) las etapas que posee un ciclo de negocio son las siguientes:

- Modelado: el proceso de negocio nace con su diseño en alguna notación tal como la BPMN (Business process modelling notation), de la cual en el otro apartado se desarrollara con mayor profundidad.

- Implementación: el modelo representado gráficamente se traduce a un lenguaje intermedio.

- Ejecución: lo realizado en el lenguaje se comienza a ejecutar y se materializa en una serie de recursos con valor determinado para la empresa.

- Gestión: con el proceso recién diseñado y terminado se comienzan a establecer planes, estrategias y la asignación de recursos y actividades para sacarle el mayor provecho posible.

- Control: con la información que genera el proceso constantemente, se realizan controles continuos de la situación de este para determinar su estado y posibles mejoras.

Representación de procesos

Par una mejor comprensión de los procesos de negocios, existen 2 formas generalizadas de representarlos:

- Narrativa: Di Biase (s.f) menciona que esta manera de exponer los procesos “explica qué cosas se deben hacer, cómo se hacen, en qué momento con qué secuencia, a objeto de lograr el objetivo a cumplir para ese suceso específico” (p.45). Un ejemplo de esta representación es cuando se “deposita un cheque directamente en la ventanilla de un banco”. El cliente una vez que decidió hacer el depósito, debe dirigirse al banco, buscar una comprobante de depósito y preparar el depósito. Para ello debe ingresar los datos del depósito según exigencias del formulario. Una vez lleno, adjunta el dinero y se dirige a la caja y entrega el depósito. El cajero toma el depósito, ingresa el número de la cuenta corriente y si es correcto acepta el depósito, etc...

- Diagrama de flujo: son representaciones graficas que mediante símbolos conocidos, se presentan los procesos, sus partes e individuos participantes, su relación y las actividades que desarrollan en la organización. Entre las ventajas que presenta la utilización de diagramas de flujo están:

- Una forma rápida y global de visualizar los procesos.

- Las acciones que respaldan y corresponden a una actividad antes de realizarla.

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Análisis de procesos

El análisis de los procesos es una de las partes fundamentales en la búsqueda de la mejoría de la productividad. Aunque resulta conocido, los procesos están compuestos por sub-procesos y actividades que permiten la consecución de este. Como sub-proceso tenemos una serie de actividades que generan un resultado concreto primordial para llevar a cabo el proceso y como actividades, una serie de tareas o trabajo según lo definido por la administración y los recursos que se manejen.

Es aquí, donde la administración gira las órdenes, que inicia el proceso y el estudio desde la primera actividad hasta la última, lo que nos asegura la calidad de proceso que se realiza. De esta manera, Di Biase (s.f) propone que en el análisis de actividades y procesos, se debe prestar atención de manera específica en 6 variables:

- Flujo: simplificarlo, de modo que no haya redundancia de trabajo, demoras, pasadas por un mismo lugar, etc.

- Costo: minimizar el número de personas que participan y racionalizar el uso de los recursos que intervienen.

- Tiempo: reducirlo, que tienda a tiempo real o bien lo antes que sea posible (la salida debe estar disponible en el momento que se requiera).

- Calidad: mejorarla de modo de conseguir el 100% de lo indicado en las normas correspondientes.

- Espacio: desde el punto de vista de la información, reducir el espacio que media entre una actividad y otra, de modo que en vez que viaje el medio que lo contiene, se haga viajar sólo los datos que son propios de esa entrada o salida.

- Servicio: satisfacer a plenitud al cliente que recibe la salida de una acción, de modo de lograr su fidelización. (p.44)

Describir el objetivo de un sistema de modelado de procesos de negocios.

- Delimitar los usos y alcances de un sistema para el modelado de procesos de negocios.

- Enunciar los elementos de un modelo de proceso de negocio.

- Precisar el significado de proceso de negocio

- Ilustrar el funcionamiento de un proceso de negocios modelado

Sistemas BPM

En la actualidad, tal como se dejo ver en el apartado anterior, los procesos de negocio son indispensables para las actividades de las organizaciones y dada la importancia que tienen los sistemas