TRABAJO FINAL DE SISTEMA DE CONTAB 2 - 3

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Estas características son las siguientes:

Oportunidad: El sistema debe ofrecer información y servicios en la oportunidad con que son requeridos.

Coordinacion: El sistema debe necesitar poca coordinación, para ello se necesita que las funciones estén repartidas razonablemente, de acuerdo con los principios de la organización científica. Las unidades de orgnizacion deben presentar funciones concretas.

Responsabilidad: Cada unidad debe responsabilizarse por la ejecución de las actividades que le han sido asignadas. De no hacerse asi, se corre el riesgo de que:

- Las decisiones no sean ejecutadas

- La ejecución sea llevada a efecto por las unidades menos calificadas.

- La ejecución sea repartida sin criterio adecuado, con resultados nulos o inefectivos.

Control: Las funciones de control deben ser asignadas en unidades independientes de las que son controladas.

Costo: Los gastos presupuestados para la ejecución de las actividades bajo determinado sistema implantado, deben ser absoluta o relativamente mas baratas que el costo impuesto por el sistema reemplazable.

Flexibilidad: Para permitir la supervivencia del sistema por un tiempo razonable, no obstantemente la dinámica económica, es indispensable que el sistema sea flexible. La flexibilidad se logra mediante la previsión. Se deben prever cambios, por ejemplo, los sistemas establecidos en un departamento de ventas deben prever la influencia de cambios en la demanda, en la forma de presentación de los productos, de la extensión de las operaciones, etc.

- Limitaciones en la actividad del diseño de sistema

Es importante reconocer las limitaciones que se presentan en las actividadades del diseño de sistemas. Las decisiones políticas en los diferentes niveles jerarquicos en la empresa representan limitaciones a los analistas de sistemas en los niveles inferiores. También, las instalaciones y el equipo disponible, asi como la fuerza de trabajo y su mezcla de habilidades representan limitaciones.

Tal vez se creen sistemas intrincados y complejos que no puedan ser aplicados por la carencia de instalaciones y/o de recursos humanos. Sin embargo, se sugiere que los analistas comiencen por disenar los sistemas que son necesarios. La organización se pondrá en marcha si se ve obligada a esforzarse, en logro de objetivos y metas.

Otra limitación que los analistas deben tomar en cuenta en el diseño de sistema es el personal. Los problemas de resistencia al cambio o antagonismos son evidentes. Una relación similar se da con frecuencia cuando se diseñan sistemas de información y decisión, sobre todo cuando requieren cambios de personal y equipo de acuerdo con los conceptos de sistemas. Los problemas son evidentes; las soluciones no lo son.

- Elaboración del manual de procedimientos

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.

A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:

- Tratamiento de No Conformidades

- Auditoría Interna

- Control de la documentación.

Conformación Del Manual

- IDENTIFICACIÓN. Este documento debe incorporar la siguiente información:

Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización.

Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Nùmero de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

- ÍNDICE O CONTENIDO. Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

- PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN. Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

- OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

- ÁREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. Esfera de acción que cubren los procedimientos.

Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos