INFORME DEL PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN O RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DOCUMENTOS DE DIFERENTE CONTEXTO
Enviado por jaclynmoreno46 • 5 de Octubre de 2018 • Informe • 1.068 Palabras (5 Páginas) • 24.499 Visitas
INFORME DEL PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN O RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DOCUMENTOS DE DIFERENTE CONTEXTO.
LUZ ANGELICA TOVAR VARGAS
INSTRUCTORA CONVENIO SENA INGABO
PROGRAMA
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
BOGOTA D.C
2017
Contenido
1. OBJETIVO Y ALCANCE 3
2. RESUMEN 4
3. INTRODUCCION 5
4. PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN O RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DOCUMENTOS DE DIFERENTE CONTEXTO 6
4.1 Recepción o radicación: 6
4.2 Registro: 6
4.3 Distribución: 6
5. DEFINICIONES 7
5.1. Responsable 7
5.2 Mensajería 7
5.3 Diligencias 7
5.4 Recorridos Ordinarios 7
5.5 Recorridos Especiales 8
5.6 Clasificación 8
5.7 Radicación de Documentos 8
5.8 Registro de Documentos 8
6. NORMAS 9
OBJETIVO Y ALCANCE
Normalizar las actividades para la prestación del servicio de radicación, distribución control de documentos. Aplica desde la recolección de documentos, hasta el archivo de guías y formatos diligenciados.
2. RESUMEN
Dentro de este informe podremos establecer el del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje documentos de diferente contexto y la importancia de mantener este orden en el manejo de archivos dentro de una organización.
INTRODUCCION
Con este trabajo se busca conceptualizar el proceso de la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje documentos de diferente contexto, para conocer su importancia en el programa de gestión documental que en buena medida aportan para el conocimiento y el bienestar de la sociedad en general.
PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN O RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DOCUMENTOS DE DIFERENTE CONTEXTO
4.1 Recepción o radicación:
Al inicio de cada año se radica con consecutivo 0001, utilizando los aplicativos que las empresas implementa para el control y tramite de las comunicaciones en soporte físico y o electrónico con el fin de dejar constancia de la fecha, hora de recibido y numero de radicación, luego se le asigna un stiker que se adhiere directamente en el documento.
La numeración es asignada en estricto orden de llegada, sin tachones, ni enmendaduras.
Los documentos que llegan atreves de correo electrónico son radicados automáticamente en el aplicativo, se bajan del sistema y luego se imprimen y se realiza el mismo procedimiento anterior para darles direccionamiento al área competente.
Cuando hay errores en la etapa de radicación se deja constancia justificada por escrito y firmada por el responsable con el visto bueno del jefe inmediato.
4.2 Registro:
Las personas encargadas de este trámite y que reciben la comunicaciones tanto física como electrónicamente, digitalizan y registran diariamente los datos requeridos por el sistema donde queda registrada la recepción y trámite de las comunicaciones recibidas por la entidad, que dependiendo del documento automáticamente establece el tiempo de respuesta.
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