¿Por qué un congreso?

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Sin embargo, es necesario organizar cuidadosamente los encuentros donde se intercambiará información para asegurar el éxito, es decir, para que se pueda comunicar de forma efectiva el mensaje deseado. Para alcanzar el más alto nivel de calidad en la comunicación es necesario estar en la misma habitación y en contacto físico con el resto de los participantes, de manera que estas personas puedan ver, además de oír el mensaje. Esto es lo que se persigue cuando se organiza un evento.

Al respecto de los eventos Rosario Sánchez (2014) nos dice que:

“Así se denominan genéricamente a las ferias, congresos, exposiciones, jornadas, seminarios, presentaciones de libros, lanzamiento de productos, conferencias de prensa, desfiles de moda, workshops, showrooms, vernissages, recepciones sociales, recitales musicales, fiestas folklóricas, ritos de colectividades y actos culturales. Curiosamente aunque “evento” o “contingencia” se refieran a “cosas que puedan suceder o no”, en la práctica se trataba sobre cosas que sí tienen que ocurrir, y para las que se trabaja procurando que transcurran con toda seguridad y organizadamente” (2014:12).

Dicho lo anterior podemos entonces concluir que un evento es aquel acontecimiento que fue organizado previamente y que reúne a un cierto número de personas en un tiempo y lugar preestablecido, que compartirán una serie de actividades del mismo gremio.

Cuando hablamos de eventos no sólo se refiere a los acontecimientos sociales, que se representan a las fiestas familiares y reuniones de índole informal; sino que también hablamos de los empresariales, los cuales tienen trascendencia pública y de las cuales se obtiene algún beneficio económico por parte de los organizadores del evento.

En cualquier caso es importante que los organizadores se planteen desde un inicio los objetivos y alcances del proyecto, al ser un evento de cualquier índole es común que se plantee para llevarlo a cabo con cierta periodicidad, ya sea mensual, anual, bianualmente, etc. Dentro de estos objetivos es primordial destacar el público meta al cual va dirigido el evento, ya que esto consolidará las actividades y encaminará el proyecto hacia un mismo rubro, al respecto Molinari, S. (2014:30) nos dice que “debe determinarse quién es el público al que está dirigido el evento y cuáles son las características que deben considerarse para su convocatoria, por ejemplo; cargos edades países de origen, elementos culturales o con necesidades especiales. Esta información permite que el organizador construya los perfiles y pueda plantear actividades compatibles con sus características”

Hoy en día se realizan diferentes eventos en todo México y de muchos temas distintos, incluso se tienen lugares específicos para realizarlos como el World Trade Center en la Ciudad de México dónde se realizan exposiciones todo el año de diferentes temáticas, el Centro Banamex que de igual manera sirve de recinto para recibir a ponentes y expositores de diversas temáticas.

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Interior del World Trade Center, Cuidad de México. FUENTE: Planeta Verde Azul. 2012.

Los eventos llevan realizándose muchos años en los mismos lugares y tienen una organización y logística específica para cada uno de ellos, es decir, ExpoBB no requerirá del mismo número de stands, días, conferencistas, expositores, proveedores que ZONA MACO; cada evento está perfeccionado para cierto objetivo y por lo tanto sólo para el público meta al que va dirigido.

Aquí en Toluca de igual manera se cuenta con diferentes espacios para realizar los eventos como el Salón Rojo del Club Toluca dónde se llevan a cabo exposiciones como “Mis XVs”, también se han realizado eventos en el auditorio del edificio administrativo de Rectoría “Encuentro UNO” y hasta en el Teatro Morelos “Si hay y bien: México Diseña”. Todos estos eventos se han presentado dentro de la ciudad y con un público local principalmente.

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Interior del Salón Rojo del Club Toluca, Feria del empleo. FUENTE: Tláhuac. 2015.

De acuerdo al Anuario Estadístico de la Población Escolar en la Educación Superior de ANUIES, en el año 2012-2013 se encontraban 513 escuelas de nivel superior en el Estado de México, de las cuales en 51se impartían la carrera de diseño gráfico o similar (comunicación gráfica, diseño publicitario, diseño y animación entre otras). Esto quiere decir que en ese año ingresaron 2,498 alumnos a estudiar diseño gráfico en el Estado de México y que además se encontraban matriculados 8,899; y 1,311 egresaron.

El mercado para realizar un congreso en la ciudad de Toluca a nivel estatal es muy amplio, al ser estudiante es más probable que asistan a algún evento dónde se presenten los grandes íconos del diseño gráfico, ya que cuentan con más tiempo y permisos para asistir, elemento del cual carecen los profesionistas del diseño que se encuentran trabajando para alguna institución o empresa.

Los estudiantes tienen la flexibilidad de horario que se requiere para asistir tres o cuatro días completos a un recinto para aprender sobre el área de su interés; y aunque en su mayoría tienen limitaciones económicas, al menos en la Facultad de Arquitectura y Diseño son muchos los interesados en asistir a eventos de este tipo, incluso en diferentes ciudades ya que significan nuevas experiencias, aprendizaje, diversión y entretenimiento.

- ¿Qué es un congreso?

Es un evento en el cual un grupo de personas pertenecientes al mismo ramo se reúnen con el propósito de dar a conocer, a través de un sistema de ponencias, sus puntos de vista, actividades en el ámbito profesional, conocimientos, experiencias, encaminadas al perfeccionamiento de dicho ramo.

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Teatro Diana, Conferencia Design Fest Guadalajara. FUENTE: Flores, I. 2014.

Si nos atenemos a la definición exacta que nos proporciona el diccionario lo podemos definir como “reunión o conferencia, generalmente periódica, en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, colectivo, etc., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas” (Diccionario de la Real Academia Española, 2014). Entre las características principales podemos destacar: la exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en