Manual Organizacion de Congresos

...

- Presentación de la propuesta

El Director Operativo presentará la propuesta en la fecha establecida por el cliente con apoyo del Gerente de Proyecto.

- Negociación de la propuesta

Posterior a la presentación y envío electrónico de la propuesta, el cliente podrá solicitar negociar algunos conceptos con el fin de cuadrar el presupuesto y las actividades del proyecto y que ambas partes estén de acuerdo con la propuesta final.

- Definición del cliente

El cliente se encargará de definir la agencia ganadora de la licitación. En caso de que NCC resulte ganadora comenzar con la Planeación del proyecto.

- Planeación

- Establecer calendario de congresos

Una vez autorizada la propuesta, el trainee deberá realizar una lista con todos los congresos que habrá durante el año de las especialidades con las que se trabajarán para el cliente.

Se deberá mostrar en esta lista la especialidad, la sede del congreso, los costos y el alcance aproximado del congreso.

- Propuesta de congresos

El Gerente de Proyectos junto con el Director Operativo y el Cliente determinarán el número de congresos a asistir, así como la forma de participar en cada evento.

- Participación en el área científica

- Plática

- Sala de profesores

- Participación en el área comercial

- Stand

- Edecanes

- Muestreo

4.2.3 Negociación

Una vez determinados los congresos a los que se acudirá y la forma en la que se participará (conferencia, stand, muestreo, sala de profesores), el Gerente de Proyecto deberá iniciar una negociación con las Asociaciones, Congresistas u Organizadores el tipo de participación con el que se acudirá.

4.2.4 Licitación y contratación de agencia (montaje y materiales)

Con mínimo 3 meses de anticipación, el Coordinador de Proyectos deberá realizar un brief (ANEXO 1) del evento a cubrir y un pitch de agencias en donde se buscarán como mínimo 3 proveedores diferentes que cuenten con los siguientes servicios:

- Montaje / desmontaje

- Diseño de Stand

- Diseño e impresión de gráficos

- Personal de staff

- Personal técnico

- Contar con posibilidades de resguardo de materiales

- Disponibilidad de montar fuera de la Ciudad

- Experiencia previa

- Precios competitivos

Con mínimo 2 meses de anticipación al evento, se llevará a cabo la contratación de la agencia ganadora; en donde los términos y condiciones de pago las revisarán en conjunto con el Gerente administrativo.

Una vez pactado con la agencia ganadora, el Proveedor dará inicio al desarrollo de la propuesta visual del stand o con lo que se vaya a participar dentro del congreso.

El Coordinador de Proyectos deberá entregarle al Proveedor 15 días antes del congreso, el manual de expositor con tiempos de montaje y desmontaje.

4.2.5 Aprobación de imagen y gráficos

El Coordinador de Proyectos deberá recibir con 1 mes de anticipación al evento los gráficos para pasarlos a revisión con el Gerente de Proyectos y a aprobación con el Director operativo y este mismo al Cliente. Así el Proveedor contará con mínimo 3 semanas para su impresión.

4.2.6 Contratación de personal

En dado caso de requerir personal extra:

- Edecanes, Gio´s, demostradoras: Proveedor deberá buscar a los mejores candidatos que cubran el perfil requerido para el evento.

- Nutriólogas o profesionales de la salud: La agencia de reclutamiento será quien se encargue de buscar y contratar al personal en conjunto con el Gerente de Recursos Humanos y previa autorización del Director Operativo.

4.2.7 Gimmicks

El Coordinador de Proyectos en colaboración con el trainee deberá presentar propuestas de los gimmicks a dar durante el evento, siendo así que el cliente lo solicite, de manera que sean productos que busquen siempre ayudar en la práctica diaria del profesional de la salud.

Una vez presentando las propuestas y teniendo la aprobación por parte del cliente, con 1 mes de anticipación como mínimo se deberán buscar 3 cotizaciones diferentes de proveedores.

Una vez aprobada la cotización ganadora por parte del Director Operativo junto con el Gerente Administrativo, se iniciará con la elaboración de un dummy.

Con 3 semanas de anticipación el Director Operativo deberá aprobar el dummy para que se mande a producción.

4.2.8 Sampling

El Coordinador de Proyectos tendrá que estimar el número de asistentes al congreso por día con 1 mes de anticipación del evento, de manera que en conjunto con el Cliente se defina el número de muestras que se darán durante el evento.

El sampling deberá estar en la bodega de NCC con 1 mes de anticipación.

4.2.9 Desarrollo de contenidos para materiales

Previo a cada congreso, 1 mes y medio antes, es necesario que el Director Operativo en conjunto con el Cliente determinen los materiales e información que se distribuirá durante el evento al Profesional de la Salud.

El Director Operativo será el encargado de dar indicaciones específicas sobre la elaboración de los contenidos y tiempos de entrega al Coordinador de Comunicación Científica.

El Coordinador de Comunicación Científica deberá realizar el contenido de los materiales y la entrega de los mismos en los tiempos establecidos por el Director