El presente manual es una guía para el usuario del sistema de Control de Tiempo y Asistencia. Mostrando una descripción de las opciones de menú que este sistema presenta.

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El Funcionario deberá reportar con un correo electrónico dirigido a la dirección electrónica creada para su Gerencia en la Intranet con el nombre ASISTENCIA más el nombre de su Gerencia, es decir: ASISTENCIA TI, ASISTENCIA PRODUCCIÓN, ASISTENCIA COAL, etc y en el Asunto del mail el motivo de la Solicitud de su Permiso.

- Visualización de los correos

Para poder visualizar los correos enviados por el personal, la asistente deberá ingresar a través de la Intranet a su Departamento, al Privado como lo muestra la imagen inferior: para luego poder vincularlos al sistema.

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Imagen 3: Intranet – Departamentos

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En el extremo inferior izquierdo aparecerá la opción ASISTENCIA un nuevo clic ahí para acceder al listado de correos

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Una vez abierto el sitio indicado podremos visualizar los correos que hubiesen llegado donde contamos con los siguientes datos:

Creado: es la fecha que fue enviado el correo.

Creado por: la persono o funcionario que lo envió.

Nombre: se refiere al detalle o motivo del permiso.

Registrado: donde nos indica si ya creamos o NO el permiso en el sistema Biométrico

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Imagen 4: Asistencia - Correos de respaldo

En el recuadro de NOMBRE se visualizan tres puntos (…) es ahí donde al hacer clic se despliega una nueva ventana que nos permitirá copiar el correo para adjuntarlo al sistema, como indicaremos en el punto N°5 del manual.

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Crear un Nuevo Permiso

Cuando deseamos crear un nuevo permiso, hacemos clic en PERMISOS (parte superior izquierda de nuestra pantalla) lo cual nos genera la siguiente imagen:

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Imagen 5: Creación de Nuevo permiso

Para la creación de un permiso nuevo, Clic sobre la Hoja Blanca como se detalla en la imagen superior

Esto nos genera una nueva ventana donde tenemos la opción de elegir:

• Empleados: opción de escoger 1 a la vez, un grupo completo o algunos del grupo.

• Lapsos del permiso que incluye Fecha y Hora

• El Tipo de Permiso (que se despliega de un listado de opciones)

• Un recuadro de Observaciones a ser llenados manualmente

• Quien Autoriza: (que se despliega de un listado nombres)

• Un recuadro de Dirección donde se debe adjuntar el mail de respaldo

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Seleccionamos al personal

En esta sección se selección al empleado o grupo de empleados:

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Configuración de Horarios de permiso

Es esta sección definimos el periodo del permiso:

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Selección de los tipos de permisos

Los permisos disponibles, se pueden adicionar mediante el administrador de la plataforma:

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Una vez ingresados los datos como el siguiente ejemplo damos GUARDAR:

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Imagen 6: Datos completos en Nuevo Permiso

NOTA: Para adjuntar el correo electrónico de respaldo, como hemos mencionado en el punto anterior, damos clic en los tres puntos para desplegar una pequeña ventana donde se muestra la dirección o link URL, la marcamos y con clic derecho le damos copiar para pegarla en el recuadro final del Nuevo Permiso donde dice: Dirección

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Imagen 7: URL del correo electrónico

La aplicación retornara a la siguiente ventana, donde nos muestra el permiso creado.

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Imagen 8: Listado de Permisos creados

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Ejemplo

En el siguiente ejemplo se ve que el usuario tiene una semana de NO marcaciones remarcados en azul.

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Imagen 9: Ejemplo SIN Permisos

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Ahora se deben crear los permisos para que se refleje en las “Observaciones” la descripción para los días que no marco el empleado, en este ejemplo podemos visualizar la creación de un permiso del tipo Vacación que abarca varios días.

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Imagen 10: Ejemplo CON Permisos

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Procesar Control de Asistencia:

Esta opción permite Actualizar y sincronizar el detalle de las marcaciones y los permisos previamente creados, de la[d] base de datos en el servidor, para que las asistentes puedan tener la información necesaria para posteriormente generar un Control de Asistencia.

- Paso 1. Clic para abrir la ventana de “Generar Control de Asistencia”

- Paso 2. Se selecciona la opción “Código persona”