RESEÑA HISTORICA DEL SISTEMA DE PROTECCION DEL NIÑO, NIÑA Y ADOLESCENTES.

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Quinta Semana (13-06-2016 / 17-06-2016)

Elaboración del Manual de Organización de Archivos al Consejo Municipal de derecho de Niño Niña y Adolecente (CMDNNA) siendo esta una guía de gran apoya para el personal administrativo que labora en la institución la institución teniendo como resultado el Manual de organización de archivos como resultado de pasantías.

Manual de organización de archivos

Por qué ha de existir un Manual de Archivo en el Consejo Municipal de derecho del Niño Niña Adolecente (CMDNNA):

Es importante debe existir un manual de organización de archivos por el incremento del volumen documental de la Consejo municipal del Niño Niña y Adolecente (CMDNA) hace necesaria la normalización de la gestión de la documentación Administrativa, así como la aplicación de criterios de calidad y eficacia en la Organización y acceso a la documentación que genera la Institución.

¿Qué es un archivo?

El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

También se le llama archivo al lugar donde se custodian documentos importantes para una organización. El archivo tiene como función básica ofrecer fácil acceso y el de guardar la documentación de acuerdo a la importancia que tiene por el tiempo que sea necesario.

En el ámbito de la informática, un archivo es un conjunto de información digital que puede almacenarse en una computadora o en otro tipo de dispositivo.

¿Organización de archivos?

La organización de archivos tiene como objetivo la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como garantizar la conservación de los documentos.

La organización incluye dos funciones específicas: la clasificación y la ordenación

Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos.

Ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

Como se Deben Organizar los archivos:

Una buena organización de archivos de oficina, hay que diferenciar entre los documentos de archivos propiamente dichos y los documentos de apoyo informativo, puesto que los documentos de archivos serán conservados, mientras que los documentos de apoyo habrán de ser eliminados una vez que hayan finalizado su función informativa.

Los documentos De archivos: son conjunto orgánicos de documentos que responden a la dinámica de la oficina que lo produce son fuentes primarias der la información y ejemplares únicos que testimonian la actividad del CMDNNA los cuales, una vez trascurrido el

tiempo de validez Administrativa, legal, fiscal, e informativa deben ser trasferidos a los archivos muertos.

Los documentos de apoyo informativo del Consejo Municipal Del Niño Niña y Adolecente (CMDNNA): son los que sirven de ayuda a la gestión administrativa de los empleados de esta institución ya que se les hace más fácil dirigirse directamente al documento previamente identificado, tales como correspondencias enviadas, recibidas, estados de cuentas, expedientes, informes elaborados por la institución, presupuestos, conciliaciones, libros bancarios.

OBJETIVOS DEL ARCHIVO:

En el Consejo Municipal del Niño Niña y Adolecente (CMDNNA) se hace necesario el manual de organización de archivos.

_ Constituir un centro de información disponible en todo momento. La documentación de una empresa frecuentemente es consultada como base de nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado, con el fin de proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera.

_ Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda documentación debe permanecer dentro de las máximas medidas de seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad, fuego, aire y evitar su pérdida.

_ Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna.

_ Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales como contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y funcionamiento de la institución.

Características de archivos

_ Las necesidades de la empresa determinan el tipo de archivo que debe adaptarse a sus objetivos o fines. Por ejemplo si la actividad principal de una empresa es la construcción, la parte más importante será lo relacionado con planos, contratos. Si la empresa es pequeña, el archivo debe adaptarse a las posibilidades económicas de ésta.

_La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla y simple posible. El sistema de organización utilizado en el archivo debe ser tan comprensible, que facilite su consulta inmediata y agilice el trabajo.

_Que permita efectuar con rapidez las operaciones de consultar y archivar eficazmente.

_El archivo no puede depender de la memoria de quien lo maneja. Los documentos deben guardarse en forma técnica, de manera que puedan ser encontrados por toda persona autorizada. Las normas establecidas para el archivo deben quedar escritas, con el fin de facilitar su manejo, ya que la organización del archivo no debe ser de exclusivo conocimiento del archivista.

_ Debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y de quipo sencillo.

Clasificación de archivos:

Usualmente orientado a corregir los problemas del archivo histórico e inactivo que en el pasado han generado a la institución, este servicio consiste en crear una adecuada administración de archivo, con una estructura coherente a la estructura organizacional actual en que el personal , lograr la modernización del archivo histórico e inactivo en apego a dicha estructura, incorporando los mecanismos tecnológicos para la adecuada administración y acceso eficiente a su documentación.

En la definición del marco teórico se incorporan las políticas y criterios de retención adecuados