“Sistema informático para el control de existencias institucionales del organismo promotor de exportaciones e inversiones de El Salvador (PROESA)”

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Pero como toda entidad pública o privada independientemente del rubro o giro al que pertenece, necesitan una administración de los recursos con que se cuentan, realizadas por medio de sistemas de información que procesan y almacenan datos.

Esta Entidad se encuentra en la necesidad de adquirir un sistema interno que sirva para llevar un control contable de las existencias institucionales, que sea interactivo y facilite el trabajo diario del responsable a cargo. Actualmente este proceso se ejecuta de forma manual, utilizando Excel para su respectiva documentación y almacenamiento. Se busca automatizar este proceso con el fin de mejorar la agilidad del mismo y reduciendo el tiempo de desarrollo, entrega exacta de reportes, contabilización oportuna de los recursos que se van a considerar en el sistema.

El sistema denominado “Existencias Institucionales” será interactivo entre el encargado de este proceso y las personas que requieran de materiales para realizar sus actividades básicas, y este lleve conjunto de reportes solicitados por Contabilidad Gubernamental.

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Identificación Del Problema

Diagrama Causa y Efecto

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[pic 6]

Planteamiento Del Problema

PROESA Organismo Promotor de Exportaciones e inversiones de El Salvador, Institución gubernamental autónoma; promueve la inversión del capital humano e innovación tecnológica, para incrementar la productividad y la competitividad. Básicamente se divide en tres áreas; exportaciones, inversiones y los Asocio Publico Privados, el área administrativa que se encarga de la gestión y correcta coordinación entre las otras partes. Actualmente cuenta con el área de Inventario chico que se encarga de velar por las existencias de material de oficina para la ejecución del trabajo administrativo; este sistema se lleva de forma manual con la ayuda de la herramienta Microsoft Excel. Los códigos de materiales se colocan a mano en un formulario que es llenado por el solicitante al momento, la encargada del área de compras es la que lleva el manejo del sistema en Excel para el control de existencias, ella misma verifica en el sistema la existencia de cada uno de los materiales, coloca el código y si existe el material suficiente para complacer la requisición; luego ella descarga los materiales a entregar, devuelve el formulario al solicitante para que el proceda a bodega para su despacho. Uno de los problemas es que no se tiene conocimiento del stock real en bodega, hay retrasos por falta de procesos claros y bien establecidos, por información errónea y muchos otros factores que hacen necesarios un sistema digitalizado para que el proceso de compra y de requisición sean más eficientes no solo en cuanto a tiempos sino que también en disponibilidad. También se busca mejorar la información para mejorar los reportes a contabilidad y cotejar valores reales con bodega.

Diagrama De Estado Actual Del Sistema

- Estado Actual[pic 7]

[pic 8][pic 9]

- Estado Esperado

A.1 Falta de Presupuesto

B.1 Solución informática a costo accesible en base a requerimientos

A.2 Discrepancias entre inventario real e inventario contable por fallas manuales al registrar información.

B.2 Ingreso de requisiciones y órdenes de compra por medio del sistema en Intranet

A.3 Inventarios Obsoletos

B.3 Control de permanencia de Stock de forma sistematizada

A.4 No hay veracidad en la información de existencias.

B.4 Métodos sistematizados para control de existencias

A.5 No existe Canal de comunicación entre bodega y compras

B.5 Bodega podrá tener acceso a reporte sobre existencias de materiales y compras también, ya no habrá duplicidad de registros y controles por parte de ambos

A.6 Registro PEPS complicado

B.6 Método sistematizado para despachar materiales

A.7 Mal despacho

B.7 Al existir un control de existencias los solicitantes obtendrán los materiales de forma más rápida y solicitarlos a través del sistema y ya no presencial.

A.8 Falta de estadísticas para pronosticar un stock real acoplado a necesidades

B.8 Reportes e información sistematizada para elaborar presupuestos y cantidades optimas a comprar

A.9 Retrasos por información errada

B.9 Entregas, compras y reportes a contabilidad en menos tiempo al contar con la información en el momento.

Justificación Del Problema

Es necesaria la realización de este sistema ya que actualmente no se cuenta con uno que realice las operaciones diarias y lleve un control más eficiente del almacenamiento y documentación que se maneja en esta área. Actualmente se procesa de forma manual y se trabaja por separado cada uno de estos rubros.

- Productos de Papel y Cartón

- Materiales de Oficina

- Materiales Informáticos

- Combustible

Beneficios de la implementación

- El inventario real cuadrará para todos los departamentos en los que interviene como información importante, ejemplo bodega para control de stock y contabilidad para control de entradas y salidas de efectivo en compras

- Reducción de costos en inventarios obsoletos

- Facilidad y rapidez en el registro de entradas y salidas de materiales por medio del método PEPS

- Información comprobable y verificable para uso de otro departamentos

- Mejorará la disponibilidad de