PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

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Actualmente la forma de obtener, manipular, ordenar y manejar la información en la Web es una prioridad que todo empresa tiene y por eso mediante el uso de un software adecuado que nos permite la automatización de la información para satisfacer requerimientos y al mismo tiempo para mejorar la atención de los distintos Departamentos para la atención al Cliente.

El software podrá realizar iteración con el cliente, adaptándose a sus necesidades, permitiendo crear nuevas políticas que la empresa lo requiera y así también facilitarle el trabajo al empleado, también generando reportes de lo que va sucediendo cada vez que el cliente realiza una actividad de un departamento.

Por otra parte para la seguridad del sistema se lleva un control de los usuarios asignándoles niveles de acceso dependiendo al cargo que tenga cada empleado.

Por último que el cliente quede satisfecho con la atención de la empresa, con el tiempo de demora, que por lo general no le va ha tomar mucho tiempo realizar una política (tramite).

- Definición del Problema

En la actualidad una de las actividades de mayor importancia dentro de una Organización o Empresa sobre todo pública es la Atención al Cliente sobre sus distintos trámites, es por eso que se desea diseñar un Modelo de Negocio (Flujo de Trabajo) para el Departamento de Atención de trámites al Cliente, para poder gestionar y entregar la información que genera los usuarios para la Empresa.

Este modelo de negocio o flujo de trabajo permitirá: Cambiar el flujo de un trámite, aumentar servicios de atención al cliente, ya que el mayor problema que tiene una Empresa pública es la flexibilidad.

A continuación, se detallan los siguientes inconvenientes por el cual se desea realizar el software:

- No es permitido cambiar el flujo de una actividad.

- Los servicios a un cliente es fijo.

- La comunicación entre los departamentos no es el adecuado.

- La asignación de formularios es muy tediosa.

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- Situación Deseada

En la actualidad una de las actividades de mayor importancia dentro de una Organización o Empresa sobre todo publica es la Atención al Cliente, es por eso que se desea desarrollar una Aplicación que permita crear políticas de negocio para los Departamentos, llegando de esta manera la empresa a trabajar con estas, para que pueda brindar una mejor atención a cada cliente.

1.4. Objetivos

- Objetivo General

Desarrollo de una Aplicación de Software para Gesionar el seguimiento de trámites

Objetivos Específicos

A continuación se detallan los objetivos específicos:

- Diseñar un Modelo de Negocio.

- Gestionar Departamento de Atención de trámites al Cliente de manera flexible.

- Controlar la información y evitar pérdida de tiempo.

- Evitar la inconsistencia de datos.

- Analizar y diseñar la Aplicación Web

- Diseñar interfaces fáciles de comprender.

- Diseñar formularios para asignar a las actividades.

- Generar reportes.

- Utilizar el ciclo de vida PUDS para el desarrollo del software.

- Implementar el modelo de negocio y el diseño

- Implementar en el Lenguaje de PHP con la herramienta de programación como NetBeans.

- Justificación

Uno de los problemas que se encuentra habitualmente en el desarrollo de aplicaciones para empresas, es que las tareas o procesos que se desarrollan en el entorno laboral de las mismas quedan inmersos en el código de la aplicación que resuelve la problemática de la empresa. Está claro que la gran mayoría de los usuarios no tienen conocimiento de estas tareas, las mismas están ocultas a sus ojos y se realizan automáticamente.

El hecho de realizar cambios en dichas tareas o procesos resulta muy costoso, y es muy factible que dichos cambios redunden en realizar nuevamente la aplicación.

Una buena solución al problema anterior es separar los procedimientos y asociarlos a los flujos de trabajo realizados dentro de la empresa. Vemos entonces, que el Workflow se relaciona con la automatización de los procedimientos donde los documentos, la información o tareas son pasadas entre los participantes del sistema de acuerdo a un conjunto de reglas previamente establecidas. El fin de lo anterior es llegar a culminar una meta común impuesta por la empresa.

Podemos ver al Workflow como un conjunto de métodos y tecnologías que nos ofrece las facilidades para modelar y gestionar los diversos procesos que ocurren dentro de una empresa. El Workflow es el último, de una gran línea de facilidades propuestas en respuesta de las exigencias de las organizaciones. Las cuales apuntan a poder reaccionar tan rápido como sea posible ante la frenética demanda de la competición.

1.6 Alcance (Requerimientos Funcionales)

- Gestionar Políticas de la Empresa pública.

- Gestionar Departamentos y sus tareas.

- Gestionar datos de los Usuarios.

- Gestionar datos de los Clientes.

- Gestionar Actividades (Flujos) a seguir para un servicio.

- Gestionar Tramites de los clientes

- Gestionar notificación de actividades

- Gestionar Recepción de tramites

- Requerimientos no Funcionales

Para el desarrollo del sistema se utilizará las siguientes herramientas:

- La tecnología XAMPP es un servidor independiente de la plataforma, software libre.el acrónimo X, Apache, MySQL, PHP,Perl .

- Servidor de base de datos MySQL.

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