CASUÍSTICA APLICANDO NAGAS Y NIAS

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Asimismo, el Principio Básico de Control Interno “Conciliaciones Bancarias”, prescribe que «LOS SALDOS CONTABLES DE LA CUENTA BANCOS DEBEN SER CONCILIADOS CON LOS EXTRACTOS BANCARIOS».

Consideramos que los hechos antes descritos, se han originado debido a los inapropiados procedimientos internos de trabajo y a la inobservancia de las referidas normas; los cuales han ocasionado que los niveles de decisión del Instituto no hayan contado con información confiable respecto a los saldos de las cuenta bancarias; y de otro lado, las notas de cargo por S/. 112 500,00 y las notas de abono por S/. 15 700,00, no hayan sido ajustadas y registradas contablemente.

Los hechos observados fueron comunicados al personal comprendido en los mismos de acuerdo con su competencia funcional, a fin de que en un plazo determinado presenten sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados, para su oportuna evaluación y consideración en el presente Informe.

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Señor Jorge TORRES CÁRDENAS, Gerente Financiero.

Mediante Carta s/n de 22-FEB-2014, entre otros, mencionó «LA INTENCIÓN FUE DE LLEVAR A CABO LAS CONCILIACIONES DE LAS CUENTAS CORRIENTES EN FORMA MENSUAL PERO NO FUE POSIBLE POR FALTA DE PERSONAL, PERO QUE EN LA FECHA SE HA DISPUESTO QUE DICHA OMISIÓN SE REGULARICE ...».

Al respecto, los argumentos expuestos no desvirtúan la observación formulada, por cuanto no ha acreditado documentadamente que hubiese efectuado las acciones eficaces de dirección y supervisión tendientes a la conciliación mensual de las cuentas corrientes; cuya omisión dio lugar a que las notas de cargo por S/. 112 500,00 y las notas de abono por S/. 15 700,00, no hayan sido ajustadas y registradas contablemente.

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Señor Pedro RAMÍREZ PARIONA, Jefe del Área de Contabilidad.

Mediante Carta s/n de 22-FEB-2014, entre otros, mencionó «QUE DESDE QUE INGRESÓ A LABORAR, EN EL INSTITUTO SÓLO SE REALIZABAN CONCILIACIONES BANCARIAS ANUALES Y POR SER UNA PRÁCTICA INTERNA HA CONTINUADO CON ELLA, PERO QUE ESTÁ TRABAJANDO PARA REGULARIZAR LA OMISIÓN DETECTADA POR LOS AUDITORES».

Al respecto, los argumentos expuestos no desvirtúan la observación formulada, por cuanto no ha acreditado documentadamente que hubiese realizado las acciones conducentes a la conciliación mensual de las cuentas corrientes, por el contrario ha confirmado que desde que ingresó al Instituto viene conciliándose en forma anual y que regularizará dicha omisión; situación que dio lugar a que las notas de cargo por S/. 112 500,00 y las notas de abono por S/. 15 700,00, no hayan sido ajustadas y registradas contablemente.

Como resultado de la evaluación de las aclaraciones o comentarios, se tiene que los hechos y situaciones materia de la presente observación, configuran presunta responsabilidad administrativa de los siguientes funcionarios:

Señor Jorge TORRES CÁRDENAS, Gerente Financiero; por no haber efectuado las acciones eficaces de dirección y supervisión conducentes a la realización de las conciliaciones bancarias mensuales; lo cual no está de acuerdo con las funciones específicas del Gerente Financiero, previstas en el Manual de Organización y Funciones del Instituto, aprobado mediante acuerdo del Directorio en Sesión de 15-MAR-2001, entre otras, la de

«ORGANIZAR, DIRIGIR Y SUPERVISAR LAS ACTIVIDADES DE LAS ÁREAS DE CONTABILIDAD Y DE FINANZAS …» (literal c).

Señor Pedro RAMÍREZ PARIONA, Jefe del Área de Contabilidad; por no haber efectuado las acciones necesarias conducentes a la realización de las conciliaciones bancarias mensuales de las cuentas corrientes; lo cual no está de acuerdo con las funciones específicas del Jefe del Área de Contabilidad, previstas en el Manual de Organización y Funciones del Instituto, aprobado mediante acuerdo del Directorio en Sesión de 15-MAR-2001, entre otras, la de «DIRIGIR Y REALIZAR LAS ACTIVIDADES CONCERNIENTES AL REGISTRO, CONCILIACIÒN DE LAS OPERACIONES …» (literal

b)

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ALGUNAS COMPRAS DE INSUMOS REALIZADAS EN EL 2013, FUERON FRACCIONADAS PARA EVITAR LOS PROCESOS DE SELECCIÓN.

De la revisión selectiva efectuada a los documentos de gestión relacionados con adquisiciones de bienes llevadas a cabo en el 2013, proporcionados a la Comisión de Auditoría por la Gerencia de Logística, se tiene que algunas compras de materiales de escritorio y de limpieza fueron fraccionadas para evitar los procesos de selección.

En el siguiente cuadro se detalla una muestra de las compras en tal situación:

BIENES

SUMATORIA DE LAS COMPRAS REALIZADAS

25 compras de materiales de escritorio

350 229,00

14 compras de materiales eléctricos

14 684,00

20 compras de materiales de limpieza

112 000,00

Al respecto, el Reglamento de Compras del Instituto, aprobado en Sesión Ordinaria del Directorio de 21-FEB- 2002, establece:

- Las compras de materiales se llevarán a cabo bajo los criterios de libre competencia, de imparcialidad, de eficiencia, de economía, de vigencia tecnológica y de trato justo e igualitario; con la finalidad que estas se efectúen en forma oportuna y a precios o costo adecuados (art. 15º).

- Las compras directas podrán efectuarse hasta por S/. 3 000,00 y cuando excedan dicho monto, necesariamente deberán efectuarse mediante proceso de selección (art. 23º).

- El proceso de selección implica que previa programación de compras, se cursen invitaciones escritas a los potenciales proveedores a efectos que remitan sus propuestas técnicas y económicas, las cuales deben ser materia de evaluación sobre la base de los criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo (art. 28º).

Consideramos que lo antes descrito, se ha originado debido a la inobservancia de las referidas normas; así como a los inapropiados procedimientos internos de trabajo; lo cual dio lugar a que las compras de materiales de escritorio y de limpieza, se hayan llevado a cabo al margen de la normativa vigente; situación que no ha permitido obtenerlos en