COMPAÑÍA DISTRIBUIDORA DE AUTOS LIMITADA

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Ver A-26-8

- Confirmar que se elaboren recibos de caja provisional y que se registren en cuentas de orden.

R/ se pudo verificar que no se está haciendo los recibos de caja provisional y no se están registrando en cuentas de orden los cheques posfechados.

Ver A-27-9

- Inspeccionar si la compañía cuenta con pólizas de seguro para cubrir siniestros, incendios, asonadas, inundación, contingencias probables y sustracción de inventarios y malos manejos de efectivo.

R/ se revisó y se encontró que existe una póliza para cada uno de los hechos mencionados anteriormente.

A-25

RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO

- Se verifico y se encontró que no existe una división orgánica de tesorería; convirtiéndose esta situación en un riesgo para la empresa, porque esta área es una parte fundamental, ya que se crea con el objeto de salvaguardar los flujos de dinero de la empresa, evitando hurto o perdida de dinero; se recomienda crear el área de tesorería para tener seguridad sobre los movimientos económicos o flujo monetario. Ver A-35-1

- Se verifico y se encontró que los sectores no se encuentran separados. Ver A-35-2

- se encontró y se verifico que no existe seguridad de los valores ya que el administrador guarda el dinero en un cofre metálico en la gaveta de su escritorio; con esta situación se corre el riesgo de que terceras personas accedan fácilmente al dinero, además el administrador podría dar uso libre al dinero por fuera de sus funciones ; se recomienda crear o comprar una caja fuerte en el área de tesorería y que sea el tesorero la única persona en tener la clave y esta debe ser cambiada mensualmente. Ver A-35-3

- se comprobó que no se están realizando los respectivos recibos de cajas al momento de recibir los pagos, esto indica que no hay un debido manejo de la persona encargada; con esta situación se corre el riesgo de que esta persona manipule los dineros con un fin ajeno a los objetivos de la empresa, también que hallan faltantes o sobrantes y cometer el error de registrarlos a nombre de otro tercero. Se recomienda que la persona encargada de esta labor realice los recibos de caja de manera inmediata al momento que se recibe el dinero para evitar cualquiera de estos inconvenientes. Ver A-35-4

- La compañía tiene un personal que se encarga de autorizar los pagos.

Ver A-35-5

- se verifico que no se están endosando los cheques con sus respectivos sellos restrictivos y son entregados a un mensajero para su consignación; con esta situación se corre el riesgo que los cheques puedan caer en manos de terceros o del mismo mensajero, quienes podrían hacerlos efectivos por el hecho de no tener sellos restrictivos; se recomienda solicitarle a los clientes que si van a realizar pagos con cheque, estos deben estar cruzados y con sello restrictivo de páguese únicamente al primer beneficiario y los pagos en cheque deben ser recibidos por el tesorero y este debe endosarlos y ser quien los entregue al mensajero para su consignación. Ver A-36-6

- Las cajas no reciben dinero por los diferentes tipos de operación que se realicen. Ver recomendación de control. Ver A-36-9

- Al observar y revisar se encontró que las conciliaciones presentan un atraso de 2 meses y con partidas pendientes por legalizar de 4 meses además de que no se encuentran debidamente autorizadas; con esta situación se corre el riesgo que el área responsable de la documentación de soporte esté atrasado en mandarlo a Contabilidad, pero también se puede tratar de operaciones no autorizadas e inclusive de fraudes. Se recomienda hacer las conciliaciones los primeros 10 días del mes estas sean oportunas en el momento de identificar entradas o salidas de fondos que no tienen soporte en Contabilidad. Ver A-36-10

- se pudo verificar que no se está haciendo los recibos de caja provisional y no se están registrando en cuentas de orden los cheques posfechados; con esto se corre el riesgo que los cobros sean olvidados y cobrados por terceras personas; se recomienda hacer un recibo de caja provisional y registrarlo en una cuenta de orden y al momento de ser cobrados hacer el recibo de caja oficial. Ver A-36-11